Operaciones con el diagrama de flujo del workflow
Prerrequisitos
- Acceso al menú Gestión > Workflow (WF004).
- Workflow inicializado.
- Usuario definido como gestor del proceso o de la instancia.
- Para cambiar el flujo de un workflow, incluyendo o eliminando actividades, gateways o subprocesos, es necesario que el workflow se encuentre bloqueado para edición.
Introducción
El diagrama de flujo le permite visualizar en qué punto del flujo se encuentra la ejecución de un workflow y cambiar datos registrados, como los ejecutores de las actividades que aún no se han realizado y el plazo de las actividades que están habilitadas para la ejecución.
No será posible realizar operaciones en el diagrama de flujo, y este solo se mostrará para su visualización cuando la situación del workflow sea "Suspendido", “Cancelado” o "Finalizado", o cuando el usuario conectado no sea gestor de la instancia/proceso o no tenga el control de editar habilitado en la lista de seguridad del workflow.
Vea las operaciones que se pueden realizar en el diagrama de flujo:
Operaciones disponibles
1. Para acceder a las operaciones disponibles en el diagrama del workflow, vaya al menú Gestión > Workflow (WF004).
2. En la lista de registros, seleccione el workflow en marcha en cuyo diagrama de flujo desea realizar alguna operación.
Los workflows con la situación En Marcha se podrán identificar en la lista de registros mediante el icono 
.
3. A continuación, haga clic en el botón 
. En este momento, será presentada la pantalla para edición del diagrama de flujo:
- Los iconos de las acciones realizadas en las actividades ejecutadas o canceladas se muestran en el diagrama de flujo, permitiendo identificar visualmente la acción que ha sido tomada en cada actividad.
- Si el responsable de la ejecución de una actividad es un grupo (área, función o grupo), al seleccionar la actividad en el diagrama de flujo del panel de Resumen, se mostrará el responsable de la ejecución y, al hacer clic en el ejecutor, se mostrará la lista de usuarios que forman parte del grupo; es decir, los posibles ejecutores de la actividad.
4. Seleccione la actividad o decisión del diagrama de flujo que desea cambiar.
5. En este momento, algunas operaciones aparecerán en el área Acciones del panel superior de la pantalla. Las operaciones de esta sección varían según la situación de la actividad/decisión seleccionada. Vea a continuación las posibles operaciones disponibles y realice las que desee:
Habilitar ítem
El botón Habilitar ítem solo quedará habilitado al seleccionar una actividad/decisión que ya se haya ejecutado.
Al hacer clic en este botón, se mostrará una pantalla para ingresar la Justificación para volver a la ejecución de la actividad/decisión.
Tras ingresar la justificación, haga clic en el botón 
. En este momento, la actividad volverá a quedar habilitada para ejecución.
La información de la actividad, como adjuntos, atributos y checklists, no se perderá.
Redefinir plazo de la actividad
El botón Redefinir plazo quedará habilitado al seleccionar una actividad/decisión que está en ejecución.
Al hacer clic en este botón, se mostrará una pantalla en la que se deberá informar la Fecha, la Hora y la Justificación para cambiar el plazo de la actividad/decisión.
Después de informar el nuevo plazo de la actividad, haga clic en el botón Guardar.
Modificar ejecutor de la actividad
El botón Modificar ejecutor quedará habilitado al seleccionar una actividad/decisión que se está ejecutando o que aún no se ha ejecutado.
Al hacer clic en este botón, se mostrará una pantalla en la que se deberá seleccionar el nuevo ejecutor de la actividad. Para ello, llene los siguientes campos:
Tipo de responsable: Seleccione el tipo de responsable que será definido para la actividad:
- Usuario específico: Si se selecciona esta opción, la actividad deberá ser ejecutada por un determinado usuario. Para eso, en la sección Usuario específico, seleccione el usuario deseado en el respectivo campo.
- Grupo: Si se selecciona esta opción, la actividad deberá ser ejecutada por un usuario de un determinado grupo. Para ello, en la sección Grupo, seleccione el grupo responsable de la ejecución de la actividad.
- Área: Si se selecciona esta opción, la actividad deberá ser ejecutada por un usuario de un área determinada. Para ello, en la sección Área, seleccione el área responsable de la ejecución de la actividad.
- Área/Función: Si se selecciona esta opción, la actividad deberá ser ejecutada por un usuario que ejerce una determinada función de un área determinada. Para ello, en la sección Área/Función, seleccione el área y la función del usuario que será responsable de la ejecución de la actividad.
Justificación: Informe una justificación para cambiar el ejecutor de la actividad.
Después de realizar el cambio, haga clic en el botón Guardar.
6. En el área Visualizar, en el panel superior de la pantalla, habrá algunas operaciones disponibles. Las operaciones de esta sección varían según la situación de la actividad/decisión seleccionada. Vea a continuación las posibles operaciones disponibles y realice las deseadas:
Datos de la actividad/decisión
El botón Datos permite visualizar los datos de la actividad/decisión registrada en el diagrama de flujo. No es posible realizar cambios en el registro, solo visualizar sus datos.
Las actividades ya habilitadas no pueden tener acceso a sus datos por el diagrama de flujo del workflow, solo por el proceso del modelo.
Propiedades
El botón Propiedades permite cambiar algunos datos de las actividades aún no habilitadas. Para ello, el usuario debe tener permiso para “Modificar” la instancia en la seguridad del workflow.
Los cambios realizados en el workflow no modifican el proceso modelo. Se crea una copia bajo demanda que contiene las ediciones realizadas solo en esta instancia.
Después de seleccionar un evento intermedio o final (Mensaje (enviar), Timer, Finalizador, Gateways, Cancelar, Error, etc.) y hacer clic en Propiedades, se abrirá una pantalla con los datos del evento. Habrá un mensaje que indica que el registro está en modo de consulta. Para realizar cambios, haga clic en Habilitar edición.
Después de habilitar la edición, se podrá modificar el registro. Los datos que no se puedan editar serán copiados del proceso modelo.
7. Después de realizar todas las operaciones deseadas, guarde y cierre el registro.
Conclusión
¡De esta manera, hemos accedido a todas las operaciones posibles del diagrama de flujo de un workflow con éxito!