Configurar assinatura digital de documentos
Pré-requisitos
- Licença ativa do SoftExpert Documento.
- Categoria do documento configurada com assinatura digital.
- Fluxograma do processo modelado com uma atividade de sistema.
- Processo e/ou suas atividades, devidamente configurados conforme o tipo de documento a ser assinado.
- Requerimento: se o documento a ser assinado é um requerimento na instância, é necessário que, em alguma atividade de usuário anterior à atividade de sistema, seja habilitada a associação de documentos (na tela de dados da atividade, em Configurações > Associação) e configurado um requerimento do tipo Documento (na tela de dados da atividade, em Configurações > Requerimento).
- Requerimento: se o documento a ser assinado é um arquivo anexo ao processo, é necessário que, em alguma atividade de usuário anterior à atividade de sistema, seja configurado um requerimento do tipo Anexo (na tela de dados da atividade, em Configurações > Requerimento).
- Documento que iniciou o workflow: se o documento a ser assinado é um documento que iniciou o workflow, então, a opção Permitir iniciar workflow deve estar marcada na categoria do documento (na tela de dados da categoria, em Controle > Associação de workflow).
- Acesso ao menu Processo (PM063).
- Assinatura digital previamente configurada.
Apresentação
O recurso de assinatura digital permite, a partir de uma atividade de sistema, enviar um documento para assinatura pelos assinadores DocuSign, Clicksign, SoftExpert, D4Sign, SignOn, BRy, OneSpan ou Lacuna.
É possível enviar para assinatura: um documento que esteja no processo de revisão através do Workflow, um documento que seja requerimento de uma atividade ou um documento que instanciou o workflow.
Os signatários poderão ser definidos através de atributos, campos de formulários ou valores fixos. Caso o serviço de assinatura digital seja DocuSign, os signatários também poderão ser herdados de um modelo.
Veja como configurar a assinatura:
Configurar assinatura
1. Acesse o menu Processo (PM063), clique com o botão direito do mouse sobre o processo em que deseja configurar a assinatura e selecione a opção Abrir fluxograma.
2. Dê um duplo clique na atividade de sistema para abrir sua tela de dados.
3. Na aba Dados gerais, no campo Integrações, selecione a opção Assinatura eletrônica.
4. Clique no botão Configuração da assinatura.
5. Na tela que será aberta, no campo Assinar, selecione a opção que vai definir o tipo da assinatura:
- Requerimento: selecione esta opção para assinar o documento ou o anexo definido como requerimento. É necessário informar a atividade e o requerimento que irá conter o documento ou anexo a ser assinado. É recomendado que, na ação de execução da atividade, seja configurada a obrigatoriedade de preenchimento do requerimento (na aba Regra da tela de dados da ação da atividade).
- Documento que iniciou o workflow: selecione esta opção para assinar o documento que iniciou o workflow. A inicialização de workflows por documentos é configurada nos dados da categoria dos documentos.
6. Em seguida, informe a configuração da assinatura digital que será utilizada.
7. Na seção Quando ocorrer falha, defina o que o sistema deverá fazer caso ocorra alguma falha com a assinatura de documentos:
- Ignorar e continuar o processo: marque esta opção para que o sistema continue a execução do processo. Esta opção pode ser utilizada, por exemplo, quando houver alguma atividade em que o executor verifica se o documento foi assinado.
- Parar a execução do processo: marque esta opção para que o sistema interrompa a execução do processo caso ocorra alguma falha com a assinatura do documento.
- Adicionar um evento de erro: marque esta opção para que o sistema execute um evento de erro do processo. Se a opção for marcada, é necessário preencher o campo Alvo com o evento que será acionado.
8. Na seção Dados do e-mail, defina o assunto e o conteúdo a ser apresentado no e-mail enviado pelo assinador:
- Assunto: informe o assunto/título do e-mail que será enviado solicitando a assinatura do documento.
- Conteúdo da mensagem do e-mail: informe a mensagem a ser apresentada no e-mail que será enviado.
9. Em seguida, defina os usuários que realizarão a assinatura digital dos documentos. Os campos disponíveis variam conforme a plataforma que será utilizada para a assinatura:
| Modelo |
Este campo somente estará habilitado se a configuração da assinatura digital utilizar o assinador DocuSign. Selecione o modelo que contém os signatários responsáveis pela assinatura digital. Neste campo, estarão disponíveis os modelos da conta do DocuSign configurada nos parâmetros gerais do SoftExpert Documento (DC035). Ao selecionar um modelo, os campos de nome e e-mail serão preenchidos com os signatários do modelo. |
| Signatário |
Clique no botão
Seleção de valor para o campo (Nome, E-mail, CPF ou Data de nascimento)
|
| Idioma | Selecione um dos idiomas disponíveis (Português ou Inglês). |
| Prazo para assinatura | Selecione quantos dias os signatários terão como prazo para realizar a assinatura de documentos. |
, ao lado de Itens, para incluir mais opções de signatários. Para remover alguma opção, clique no botão 
ao lado do signatário a ser removido. O campo Número permite ordenar a sequência de signatários, quando houver mais de um usuário.10. Após configurar os campos, clique em Salvar.
11. Novamente na tela de dados da atividade de sistema, clique em Salvar e sair.
Possíveis falhas que podem interferir na conclusão da assinatura:
- Campos de "Signatários" em branco ou inválidos.
- Ser do tipo "Documento que iniciou o workflow" e o workflow não ter sido iniciado por um documento.
- Documento não estar convertido para PDF.
- Categoria do documento não estar configurada com assinatura digital.
- Assinatura digital da categoria do documento ser diferente da assinatura do processo. Por exemplo: processo configurado com DocuSign e o documento associado estar configurado com ClickSign.
- Documento reprovado no assinador.
Conclusão
Desta maneira, a assinatura digital foi configurada com sucesso!
A partir da configuração realizada, a assinatura será iniciada quando a atividade for instanciada.