Configurar una firma
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Este artículo es válido a partir de la versión 3.0 del sistema, después de la migración de la firma digital y electrónica a SoftExpert Administración. Haga clic aquí para acceder a la documentación válida para las versiones anteriores.
Prerrequisito
- Acceso al menú Administración > Configuración > Archivo electrónico > Firma digital (AD077).
Introducción
SoftExpert Suite ofrece dos tipos de firma para la validación de documentos: firma digital y firma electrónica. Aunque los términos se utilizan frecuentemente como sinónimos, poseen características, niveles de seguridad y formas de configuración distintas en el sistema.
La firma digital es un tipo específico de firma electrónica que utiliza cifrado asimétrico, basado en un par de claves (privada y pública), garantizando un alto nivel de autenticidad, integridad y no repudio del documento. Este tipo de firma es validado por una Autoridad Certificadora, acreditada ante la Infraestructura de Claves Públicas Brasileña (ICP-Brasil), y exige el uso de una certificación digital válida.
La firma electrónica es un concepto más amplio, que engloba diferentes formas de validación por medios electrónicos. En SoftExpert Documento, este tipo de firma se realiza por medio de integraciones con plataformas externas, permitiendo la firma de documentos de forma práctica y segura en diversos escenarios, como contratos, documentos de RH, notificaciones y otros procesos corporativos.
En este artículo, será posible identificar cuáles son las diferencias prácticas entre ellos en el sistema y cómo realizar la configuración adecuada de cada tipo, de acuerdo con la necesidad de la organización.
Configurar una firma digital
1. Acceda al menú Administración > Configuración > Archivo electrónico > Firma digital (AD077).
2. Haga clic en el botón 
de la barra de herramientas.
3. En la pantalla que se abrirá, ingrese un identificador y un nombre para la configuración de firma digital.
4. A continuación, en el campo Tipo, seleccione la opción Firma digital y configure los campos que serán habilitados:
| Certificados permitidos |
Seleccione uno de los siguientes certificados digitales para ser utilizado en la firma:
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| Utilizar sello de tiempo | Las firmas digitales serán validadas con el recurso de sello de tiempo. El sello de tiempo es una referencia temporal digital que permite comprobar que un archivo electrónico ha sido registrado en un determinado momento, garantizando así a los documentos digitales la misma seguridad que tienen los documentos en papel. |
| Incluir el sello de la firma digital en archivos PDF | En los archivos .pdf, será presentado un sello con la información de cada firma aplicada a ellos. El sello de la firma solo se mostrará en los archivos firmados una vez que se marque esta opción. Para los archivos firmados anteriormente, el sello no se mostrará. |
| Permitir informar el lugar del sello de la firma | Antes de realizar la firma, el usuario podrá seleccionar la región donde el sello será agregado en el archivo PDF. Esta opción solo está disponible si está marcada la opción "Incluir el sello de la firma digital en archivos PDF". |
| Realizar firma automática de archivos PDF | Permite que, después de convertidos a PDF, los archivos electrónicos de los documentos de la categoría en cuestión sean enviados automáticamente para la firma por los miembros de una determinada lista de firmantes. Para ello, configure también los campos que serán habilitados. Para que este recurso funcione correctamente, es necesario también que la conversión de los archivos a PDF esté debidamente configurada en la categoría. |
| Lista de firmantes | Seleccione la lista de firmantes que contiene las certificaciones que realizarán la firma de los archivos electrónicos de los documentos de esta categoría. |
| Utilizar condición para firmar los documentos |
Restringe la firma automática para que se realice solo en archivos electrónicos de documentos que tengan un determinado valor en un atributo asociado a ellos. Para ello, es necesario configurar los siguientes campos:
Si la opción no está marcada, los archivos electrónicos de todos los documentos se enviarán para su firma automática, sin restricción por atributos. |
5. Tras finalizar la configuración de la firma, haga clic en 
.
6. Para la firma digital, es posible habilitar la función de automatizar la firma de los documentos con archivos electrónicos .pdf. Para saber cómo configurar este recurso, acceda al artículo ¿Cómo funciona la firma automática?.
Configurar una firma electrónica
1. Acceda al menú Administración > Configuración > Archivo electrónico > Firma digital (AD077).
2. Haga clic en el botón de la barra de herramientas.
3. En la pantalla que se abrirá, ingrese un identificador y un nombre para la configuración de firma digital.
4. En el campo Tipo, seleccione la integración de firma electrónica deseada y configure los campos que se habilitarán en consecuencia:
DocuSign
Permite firmar archivos electrónicos de documentos a través de DocuSign.
Para llenar los campos a continuación, es necesario configurar la integración en DocuSign, en el modo Administrador:
Tras configurar la integración, siga los pasos:
1. Llene los siguientes campos:
- Clave de integrador: pegue el valor del campo Clave de integrador de la aplicación creado en DocuSign.
- Identificador del usuario: pegue el valor del campo ID de usuario generado por DocuSign.
- Clave privada: pegue el valor del campo Clave privada generado por DocuSign.
- Utilizar entorno de demostración: marque esta opción para utilizar el entorno de demostración para probar la firma digital. Si no se marca esta opción, se utilizará el entorno de producción.
- Permitir informar el lugar de las firmas y rubricas: el botón Editar en DocuSign aparecerá en los datos de la firma. De esta forma, se abrirá el sistema de DocuSign para la definición de los lugares de firma y rúbricas.
- URL para Webhook: esta URL debe pegarse en DocuSign durante el proceso de configuración de la firma para que pueda utilizarse en la finalización.
- URL de redireccionamiento DocuSign: copie la URL de redireccionamiento y péguela en la configuración de DocuSign tras hacer clic en " Agregar URL".
2. Haga clic en Conceder permisos DocuSign. En la pantalla que se abrirá, ingrese el usuario y contraseña de DocuSign y haga clic en Permitir.
3. Defina también el tipo de modelo que será aplicado:
- Fijo: se utilizará el mismo modelo para firmar todos los archivos electrónicos de los documentos de esta configuración, y no será posible modificarlo en el momento de la firma. En este caso, en el campo Seleccione un modelo, asocie el modelo que se utilizará para la firma digital. Los modelos disponibles serán los configurados a través del menú Modelo de DocuSign. Consulte la documentación específica de DocuSign para obtener una descripción detallada de cómo crear y configurar modelos.
- Variable: permite seleccionar/modificar el modelo al firmar el archivo electrónico. Si se asocia un modelo de DocuSign en el campo Seleccione un modelo, este se mostrará en el momento de la firma y se podrá editar.
ClickSign
Permite firmar archivos electrónicos de documentos a través de ClickSign.
Para llenar los campos a continuación, es necesario configurar la integración en ClickSign con un usuario que tenga soporte a la API:
Después de configurar la integración, complete los siguientes campos:
- Clave de integrador: informe la integration key de la aplicación creada en ClickSign.
- Utilizar entorno de demostración: marque esta opción para utilizar el entorno de demostración para probar la firma digital. Si no se marca esta opción, el entorno de demostración no será utilizado.
- HMAC SHA256 Secret: informe la clave secreta proporcionada por ClickSign.
- URL para Webhook: este campo presenta la URL que será utilizada por ClickSign al finalizar la firma.
- Carpeta: indique el nombre de la carpeta donde se almacenarán los documentos en la cuenta de ClickSign. La carpeta es una unidad de organización lógica y jerárquica de documentos en la cuenta Clicksign.
- Enviar recordatorio automático cada: marque esta opción para que Clicksign envíe una notificación a los firmantes mientras no hayan firmado el documento. En el campo al lado, informe la frecuencia en que se deberá enviar la notificación.
- Plazo para la firma: introduzca el número de días que tendrán los suscriptores para firmar los archivos electrónicos de los documentos de esta configuración.
SignOn
La firma de archivos electrónicos de documentos será realizada vía SignOn.
Para llenar los campos a continuación, es necesario configurar la integración en SignOn:
Después de configurar la integración, complete los siguientes campos:
- Identificador del cliente: informe el valor generado en el campo API KEY en el momento de la configuración de la integración en SignOn.
- E-mail: indique el e-mail de la integración en SignOn.
- Utilizar entorno de demostración: marque esta opción para utilizar el entorno de demostración para probar la firma digital. Si no se marca esta opción, el entorno de demostración no será utilizado.
- URL para Webhook: este campo presenta la URL que será utilizada por SignOn al finalizar la firma.
- Key para Webhook: informe el token de seguridad generado en el campo KEY WEBHOOK en el momento de la configuración de la integración en SignOn para garantizar seguridad en la llamada de firma.
- Plazo para la firma: introduzca el número de días que tendrán los suscriptores para firmar los archivos electrónicos de los documentos de esta configuración.
BRy
Permite firmar archivos electrónicos de documentos a través de BRy.
Para llenar los campos a continuación, es necesario configurar la integración en BRy:
Después de configurar la integración, complete los siguientes campos:
- Client ID: informe el Client_ID generado previamente en BRy.
- Client Secret: informe el Client_Secret generado previamente en BRy.
- Tipo de firma permitido: marque los tipos de firmas que se permitirán para la configuración.
- Utilizar entorno de demostración: marque esta opción para utilizar el entorno de demostración para probar la firma digital. Si no se marca esta opción, el entorno de demostración no será utilizado.
- Agregar marca de agua: marque esta opción para agregar una marca de agua en las firmas digitales de esta configuración. Seleccione, en el campo de al lado, las respectivas páginas que deben tener la marca de agua.
- Plazo para la firma: introduzca el número de días que tendrán los suscriptores para firmar los archivos electrónicos de los documentos de esta configuración.
- Registrar webhook: este botón se habilitará después de guardar el registro. Haga clic en este botón para que el sistema realice la consulta automática de información sobre las tomas y procesos de firmas, actualizando la situación y los eventos de firma electrónica, sin la necesidad de una acción del usuario.
GOV.BR
Permite firmar archivos electrónicos de documentos a través de GOV.BR.
Para llenar los campos a continuación, es necesario recibir autorización de la Secretaría de Gobernanza Digital (SGD) del Ministerio de Economía (ME):
Después de configurar la integración, complete los siguientes campos:
- Identificador del usuario: ingrese el identificador del usuario que se introdujo junto con la autorización de la SGD concedida por correo electrónico.
- Client Secret: ingrese el client secret que se introdujo junto con la autorización de la SGD concedida por correo electrónico.
- Utilizar entorno de demostración: marque esta opción para utilizar el entorno de demostración para probar la firma digital. Si no se marca esta opción, el entorno de demostración no será utilizado.
- Incluir el sello de la firma digital en archivos PDF: marque esta opción para que se añada un sello con los datos del firmante en la última página del documento. Se incluirá un sello para cada suscriptor.
OneSpan
La firma de los archivos electrónicos de los documentos será realizada vía OneSpan.
Para llenar los campos a continuación, es necesario configurar la integración en OneSpan:
Después de configurar la integración, complete los siguientes campos:
- Client ID: informe el Client_ID generado previamente en OneSpan.
- Client Secret: informe el Client_Secret generado previamente en OneSpan.
- URL del servicio: seleccione uno de los servidores proporcionados por OneSpan para utilizarlo en la firma.
- Utilizar entorno de demostración: marque esta opción para utilizar el entorno de demostración para probar la firma digital. Si no se marca esta opción, el entorno de demostración no será utilizado.
- URL para Webhook: este campo presenta la URL que será utilizada por OneSpan al finalizar la firma.
- Key para Webhook: informe un token de seguridad para garantizar la seguridad en la llamada de firma.
- Plazo para la firma: introduzca el número de días que tendrán los suscriptores para firmar los archivos electrónicos de los documentos de esta configuración.
D4Sign
La firma de los archivos electrónicos de los documentos será realizada vía D4Sign.
Para llenar los campos a continuación, es necesario configurar la integración en D4Sign:
Después de configurar la integración, complete los siguientes campos:
- Token API: informe el Token API generado anteriormente en D4Sign.
- Crypt key: informe la Crypt key generada anteriormente en D4Sign.
- HMAC SHA256 Secret: informe la HMAC SHA256 Secret generada anteriormente en D4Sign.
- Caja fuerte: informe el nombre de la caja fuerte creada en D4Sign durante la configuración de la integración.
- Utilizar entorno de demostración: marque esta opción para utilizar el entorno de demostración para probar la firma digital. Si no se marca esta opción, el entorno de demostración no será utilizado.
- URL para Webhook: este campo presenta la URL que será utilizada por D4Sign al finalizar la firma.
Adobe Acrobat Sign
La firma de los archivos electrónicos de documentos se realizará vía Adobe Acrobat Sign.
Para llenar los campos a continuación, es necesario configurar la integración en Adobe Acrobat Sign:
Tras configurar la integración, siga los pasos:
1. Llene los siguientes campos:
- Client ID: en Adobe Acrobat Sign, al hacer clic en “Ver/Editar” en una aplicación de API, se muestra la información “ID de aplicación”. Copie el valor y péguelo aquí.
- Client Secret: debajo de la sección "ID de aplicación", en la sección "Client Secrets", copie el valor mostrado en la columna "Value" y péguelo aquí.
- Servidor de la cuenta: informe el servidor de su cuenta de Adobe Acrobat Sign. Este valor corresponde al subdominio mostrado en la URL de acceso a Adobe Acrobat Sign (por ejemplo: na4 o eu1) y también puede consultarse en las configuraciones de la cuenta.
- URL para Webhook: este campo presenta la URL que será utilizada por Adobe Acrobat Sign al finalizar la firma.
2. Haga clic en Conceder permisos Adobe Acrobat Sign.
3. En la pantalla que se abrirá, informe el usuario y la contraseña de Adobe Acrobat Sign y haga clic en Permitir acceso.
5. Tras finalizar la configuración de la firma según el tipo seleccionado, haga clic en .
Conclusión
Así, la configuración está lista para ser asociada a las categorías de los documentos que requerirán firma. Para ello, acceda al artículo Asociar una configuración de firma a la categoría.