Registrar una categoría de documento
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Este artículo es válido para la versión 3.0 del sistema. Haga clic aquí para acceder a la documentación válida para las versiones anteriores.
Prerrequisito
- Acceso al menú Configuración > Documento > Categoría (DC043).
Introducción
La categoría es una manera de organizar y agrupar documentos, definiendo una configuración estándar para los documentos agrupados.
Por lo tanto, es importante configurar la categoría pensando en los documentos que el usuario registrará a partir de ella.
En este artículo, a modo de ejemplo, será configurada una categoría que se utilizará para registrar documentos de las actas de reunión.
Las actas de reunión son documentos en los que se deja constancia de una convocatoria o evento y que pueden servir de referencia a todas aquellas partes interesadas que necesiten recordar un tema tratado.
Configurar categoría
Vea el siguiente vídeo para aprender a configurar una categoría de documento:
- Haga clic aquí para saber cómo utilizar una máscara de identificación en la categoría.
- Haga clic aquí para saber cómo crear y asociar un atributo en la pestaña Atributo.
- Haga clic aquí para saber cómo configurar la pestaña Detalles.
- Haga clic aquí para saber cómo configurar la pestaña Controles.
- Acceda a los artículos Configurar una capacitación en SoftExpert Documento y ¿Cómo utilizar el recurso de copia electrónica? para saber cómo configurar la pestaña Distribución electrónica.
Reglas de seguridad
- Después de guardar la categoría, se habilitará la pestaña Seguridad. Haga clic aquí para saber cómo configurar la seguridad.
- Consulte las reglas de los parámetros de seguridad de la pestaña a continuación:
Opción |
Marcada |
Desmarcada |
Heredar lista de seguridad de la categoría (estándar) |
Esta opción se mostrará ya marcada por el sistema, indicando que la lista de seguridad configurada en esta sección será válida para todos los documentos registrados con la categoría. |
Será posible configurar una lista de seguridad específica para cada documento registrado con la categoría. |
Permitir la inclusión de permiso en el documento |
Permite que, al editar un documento que esté heredando los permisos de la categoría, sea posible incluir nuevos permisos en el documento, complementando las configuraciones de seguridad definidas en la categoría. Note que, si el usuario tiene algún control desmarcado en la categoría, no será posible marcar el control por el documento. Sin embargo, si un control está marcado en la categoría, será posible desmarcarlo en el momento del registro del documento. |
Si el documento está heredando la lista de seguridad de la categoría, no será posible agregar nuevos accesos de seguridad. |
Bloquear modificación de la seguridad en el documento |
En el momento del registro del documento, la opción Heredar lista de seguridad de la categoría no podrá ser desmarcada. De esta forma, la lista de seguridad definida en la categoría no podrá ser editada por la pantalla de datos del documento. |
En la sección Seguridad, será posible marcar/desmarcar la opción Heredar lista de seguridad de la categoría, así como editar la lista de seguridad. |
Bloquear modificación del usuario de registro |
En el momento del registro del documento, el campo Responsable por el documento será llenado por el sistema y no será posible editarlo. |
El responsable por el documento será llenado por el sistema, pero será posible editarlo. Sin embargo, el responsable solo podrá ser editado después de que los datos del documento se guarden por primera vez. |
Conclusión
La categoría que no será utilizada para crear documentos con revisión o aprobación debe tener una tabla de temporalidad configurada. Para ello, acceda al artículo Configurar una tabla de temporalidad. En el artículo de referencia, mostraremos cómo asociar la tabla a la categoría.
Las categorías que serán usadas para crear documentos con revisión o aprobación deben tener esas funcionalidades configuradas en la pestaña Controles.
Tras configurar la categoría según sus necesidades, el próximo paso consiste en registrar el documento.