Configurar categoria de documento
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Este artigo é válido para a versão 3.0 do sistema. Clique aqui para acessar a documentação válida para as versões anteriores.
Pré-requisito
- Acesso ao menu Configuração > Documento> Categoria (DC043).
Apresentação
A categoria é uma maneira de organizar os documentos em grupos e definir uma configuração padrão para os documentos do mesmo grupo.
Por isso, é importante configurar a categoria pensando nos documentos que o usuário irá cadastrar a partir dela.
Neste artigo, como exemplo, será configurada uma categoria que será utilizada para cadastrar documentos de ata de reunião.
As atas de reunião são documentos de registro de uma reunião ou evento, usados para consulta por todos os colaboradores que possam precisar lembrar de algum tópico abordado.
Configurar categoria
Assista ao vídeo abaixo para aprender na prática como configurar uma categoria de documento:
- Clique aqui para saber como usar uma máscara de identificação na categoria.
- Clique aqui para saber como criar e associar um atributo na aba Atributo.
- Clique aqui para saber como configurar a aba Detalhes.
- Clique aqui para saber como configurar a aba Controles.
- Acesse os artigos Configurar treinamento na categoria e Como usar o recurso de cópia eletrônica para saber como configurar a aba Distribuição eletrônica.
Regras de segurança
- Após salvar a categoria, a aba Segurança será habilitada. Clique aqui para saber como configurar a segurança.
- Consulte as regras dos parâmetros de segurança da aba abaixo:
Opção |
Marcada |
Desmarcada |
Herdar lista de segurança da categoria (padrão) |
Esta opção será apresentada já marcada pelo sistema, indicando que a lista de segurança configurada nesta seção será válida para todos os documentos cadastrados com a categoria. |
Será possível configurar uma lista de segurança específica para cada documento cadastrado com a categoria. |
Permitir a inclusão de permissão no documento |
Permite que, ao editar um documento que esteja herdando as permissões da categoria, seja possível incluir novas permissões no documento, complementando as configurações de segurança definidas na categoria. Note que, se o usuário tiver algum controle desmarcado na categoria, não será possível marcar o controle pelo documento. Porém, se um controle estiver marcado na categoria, será possível desmarcá-lo no momento do cadastro do documento. |
Se o documento estiver herdando a lista de segurança da categoria, não será possível adicionar novos acessos de segurança. |
Bloquear alteração da segurança no documento |
No momento do cadastro do documento, a opção Herdar lista de segurança da categoria não poderá ser desmarcada. Com isso, a lista de segurança definida na categoria não poderá ser editada pela tela de dados do documento. |
Na seção Segurança, será possível marcar/desmarcar a opção Herdar lista de segurança da categoria, assim como editar a lista de segurança. |
Bloquear alteração do usuário de cadastro |
No momento do cadastro do documento, o campo Responsável pelo documento será preenchido pelo sistema e não será possível editá-lo. |
O responsável pelo documento será preenchido pelo sistema, mas será possível editá-lo. O responsável, porém, somente poderá ser editado após os dados do documento serem salvos pela primeira vez. |
Conclusão
A categoria que não será usada para criar documentos com revisão ou aprovação deve ter uma tabela de temporalidade configurada. Para isso, acesse o artigo Configurar tabela de temporalidade. No artigo referenciado, será indicado como associar a tabela na categoria.
Categorias que serão usadas para criar documentos com revisão ou aprovação devem ter essas funcionalidades configuradas na aba Controles.
Após configurar a categoria de acordo com suas necessidades, o próximo passo é cadastrar o documento.