Prerrequisitos

• Acceso al menú Documento (DC010).
• Documentos previamente registrados.
• Control de traducción habilitado en la categoría del documento para relacionar traducciones.
• Categoría del documento con el tipo de contenido “Contrato” para relacionar contrato.

Introducción

La relación de documentos permite establecer vínculos entre documentos que tienen alguna relación entre sí, facilitando su identificación, navegación y gestión en SoftExpert Documento.

A través de este recurso, los documentos relacionados pueden visualizarse en conjunto, lo que contribuye a un análisis más claro de las dependencias existentes, además de apoyar los procesos de revisión, control y trazabilidad de la información.

El sistema ofrece diferentes tipos de relación, cada uno con una finalidad específica, como Estructura de documento, Traducción y Contrato. A continuación, se presentarán los conceptos de cada tipo y el procedimiento para realizar la relación entre documentos.

Relación

Relacionar las estructuras del documento

La estructura del documento está formada por los documentos que complementan un documento específico, dividida en Donde se usa y Compuesto de.

1. Acceda al menú Documento (DC010).

2. Localice el documento y coloque el cursor del mouse sobre él.

3. Expanda el botón de más opciones y haga clic en .

4. En la pestaña Relación, haga clic en el botón Agregar de la sección deseada:

Documentos relacionados

En la pantalla presentada, en el campo Selección de documento, asocie o incluya un documento en el cual el documento actual será insertado como parte de su estructura.

Al seleccionar un documento ya existente, es posible definir si la relación se realizará con la revisión vigente o con una revisión específica. Si opta por una revisión específica, informe el número de la revisión que deberá ser utilizada.

Compuesto de

En la pantalla presentada, en el campo Selección de documento, asocie el documento que formará parte de la estructura del documento actual.

Al seleccionar un documento ya existente, es posible definir si la relación se realizará con la revisión vigente o con una revisión específica. Si opta por una revisión específica, informe el número de la revisión que deberá ser utilizada.

5. Haga clic en Guardar.

Relacionar traducción de documentos

1. Acceda al menú Documento (DC010).

2. Localice el documento y coloque el cursor del mouse sobre él.

3. Expanda el botón de más opciones y haga clic en .

4. Defina el idioma de los archivos electrónicos del documento en el campo Idioma de la sección Datos generales, permitiendo relacionar las traducciones del mismo documento.

5. Haga clic en .

6. Acceda a la pestaña Relación.

7. Haga clic en el botón Agregar de la sección Traducción de documentos.

8. En el campo Selección de documento, seleccione un documento traducido para crear una relación. Todos los documentos seleccionados deben tener idiomas diferentes entre sí y diferentes del documento original. Así, solo será posible incluir un documento por cada idioma.

9. A continuación, haga clic en Guardar.

10. Una vez realizada la relación de traducción entre documentos, al pasar el mouse sobre un documento, aparecerá el botón Acciones. Haga clic sobre él para que se presenten las opciones de excluir la traducción, visualizar los datos del documento y visualizar el archivo electrónico.

Relacionar documentos de contrato

1. Acceda al menú Documento (DC010).

2. Localice el documento y coloque el cursor del mouse sobre él.

3. Expanda el botón de más opciones y haga clic en .

4. En la pestaña Relación, haga clic en el botón Agregar de la sección deseada:

Adendum del contrato

El documento que recibe un registro como adendum se convierte en su contrato. En el campo Selección de documento, asocie un documento que sea un adendum del contrato.

Contrato de adendum

El documento que reciba un registro como contrato pasará a ser un adendum del contrato. En el campo Selección de documento, asocie un documento que sea un contrato y que tenga el adendum.

5. Marque las opciones deseadas:

• Actualizar la validez del contrato con la validez del adendum: la fecha de validez se copiará del documento adendum al documento del contrato. Si se revisa el adendum o se cambia la fecha de validez, también se actualizará el contrato. Si esta opción no está marcada, las fechas de vencimiento serán independientes. Sin embargo, los documentos de adendum no se enumerarán en las tareas pendientes de vencimiento de los documentos, solo se revalidarán los contratos.
• Guardar atributos comunes del adendum en el contrato: los atributos comunes a ambos registros tendrán el valor que exista en el adendum en ambos documentos. Si se cambia el atributo en el adendum, se actualizará el atributo del contrato. Si el atributo del contrato cambia, el adendum permanecerá sin cambios.

6. Haga clic en Guardar.

Demostración práctica

Donde se usa

En la sección Donde se usa, se mostrarán los agrupadores "Archivo modelo" y "Portales" y un contador con la cantidad de registros asociados, cuando el documento esté relacionado con archivos modelos y portales.

Haga clic sobre el agrupador deseado para visualizar los registros asociados.

Conclusión

Después de la configuración de la relación de documentos, los vínculos establecidos pasan a presentarse de forma integrada, permitiendo una gestión más efectiva y organizada de la información relacionada.

El uso adecuado de los diferentes tipos de relación ayuda en el mantenimiento de la consistencia entre documentos, facilita la navegación entre contenidos correlacionados y fortalece la trazabilidad a lo largo del ciclo de vida documental.

Así, SoftExpert Documento ofrece mayor control y visibilidad sobre documentos que comparten un mismo contexto, apoyando la toma de decisión y la gobernanza documental de la organización.