Pré-requisitos

• Acesso ao menu Documento (DC010).
• Documentos previamente cadastrados.
• Controle de tradução habilitado na categoria do documento para relacionar traduções.
• Categoria do documento com o tipo de conteúdo “Contrato” para relacionar contrato.

Apresentação

O relacionamento de documentos permite estabelecer vínculos entre documentos que possuem alguma relação entre si, facilitando sua identificação, navegação e gestão no SoftExpert Documento.

Por meio desse recurso, os documentos relacionados podem ser visualizados em conjunto, o que contribui para uma análise mais clara das dependências existentes, além de apoiar os processos de revisão, controle e rastreabilidade das informações.

O sistema disponibiliza diferentes tipos de relacionamento, cada um com uma finalidade específica, como Estrutura de documento, Tradução e Contrato. A seguir, serão apresentados os conceitos de cada tipo e o procedimento para realizar o relacionamento entre documentos.

Relacionamento

Relacionar estruturas do documento

A estrutura do documento é composta por documentos que complementam um documento específico, divida em Onde é usado e Composto de.

1. Acesse o menu Documento (DC010).

2. Localize e posicione o cursor do mouse sobre o documento.

3. Expanda o botão de mais opções e clique em .

4. Na aba Relacionamento, clique no botão Adicionar da seção desejada:

Documentos relacionados

Na tela apresentada, no campo Seleção de documento, associe ou inclua um documento no qual o documento atual será inserido como parte de sua estrutura.

Ao selecionar um documento já existente, é possível definir se o relacionamento será realizado com a revisão vigente ou com uma revisão específica. Caso opte por uma revisão específica, informe o número da revisão que deverá ser utilizada.

Composto de

Na tela apresentada, no campo Seleção de documento, associe o documento que fará parte da estrutura do documento atual.

Ao selecionar um documento já existente, é possível definir se o relacionamento será realizado com a revisão vigente ou com uma revisão específica. Caso opte por uma revisão específica, informe o número da revisão que deverá ser utilizada.

5. Clique em Salvar.

Relacionar tradução de documentos

1. Acesse o menu Documento (DC010).

2. Localize e posicione o cursor do mouse sobre o documento.

3. Expanda o botão de mais opções e clique em .

4. Defina o idioma dos arquivos eletrônicos do documento no campo Idioma da seção Dados gerais, permitindo relacionar as traduções do mesmo documento.

5. Clique em .

6. Acesse a aba Relacionamento.

7. Clique no botão Adicionar da seção Tradução de documento.

8. No campo Seleção de documento, selecione um documento traduzido para criar um relacionamento. Todos os documentos selecionados devem ter idiomas diferentes entre si e diferentes do documento original. Por isso, apenas será possível incluir um documento para cada idioma.

9. Em seguida, clique em Salvar.

10. Após realizar o relacionamento de tradução entre os documentos, ao posicionar o mouse sobre um documento, será apresentado o botão Ações. Clique sobre ele para serem apresentadas as opções de excluir a tradução, visualizar os dados do documento e visualizar o arquivo eletrônico.

Relacionar documentos de contrato

1. Acesse o menu Documento (DC010).

2. Localize e posicione o cursor do mouse sobre o documento.

3. Expanda o botão de mais opções e clique em .

4. Na aba Relacionamento, clique no botão Adicionar da seção desejada:

Aditivo de contrato

O documento que receber um registro como aditivo passa a ser o contrato dele. No campo Seleção de documento, associe um documento que seja um aditivo do contrato.

Contrato de aditivo

O documento que receber um registro como contrato passa a ser um aditivo dele. No campo Seleção de documento, associe um documento que seja um contrato que possua o aditivo.

5. Marque as opções desejadas:

• Atualizar a validade do contrato com a validade do aditivo: a data de validade será copiada do documento aditivo para o documento de contrato. Caso o aditivo seja revisado ou a data de validade alterada, o contrato também será atualizado. Se esta opção não for marcada, as datas de validade serão independentes. Porém, documentos aditivos não serão listados na pendência de vencimento de documentos, somente contratos serão revalidados.
• Salvar atributos em comum do aditivo para o contrato: os atributos que existem em ambos os registros passam a ter o valor existente no aditivo para ambos os documentos. Caso o atributo seja alterado no aditivo, o atributo do contrato será atualizado. Se o atributo do contrato mudar, o aditivo permanecerá inalterado.

6. Clique em Salvar.

Demonstração prática

Onde é usado

Na seção Onde é usado, serão exibidos os agrupadores "Arquivo modelo" e "Portais" e um contador com a quantidade de registros associados, quando o documento estiver relacionado a arquivos modelos e portais.

Clique sobre o agrupador desejado para visualizar os registros associados.

Conclusão

Após a configuração do relacionamento de documentos, os vínculos estabelecidos passam a ser exibidos de forma integrada, permitindo uma gestão mais eficiente e organizada das informações relacionadas.

O uso adequado dos diferentes tipos de relacionamento auxilia na manutenção da consistência entre documentos, facilita a navegação entre conteúdos correlatos e fortalece a rastreabilidade ao longo do ciclo de vida documental.

Com isso, o SoftExpert Documento oferece maior controle e visibilidade sobre documentos que compartilham um mesmo contexto, apoiando a tomada de decisão e a governança documental da organização.