Prerequisitos

• Guía de transferencia previamente reprobada en la etapa correspondiente.
• Acceso al menú Mis tareas o al menú de ejecución correspondiente.
• Permiso para edición de guías de transferencia.

Presentación

Las guías de transferencia pueden ser reprobadas cuando, en el momento de la recepción, el responsable identifica inconsistencias en los datos, documentos incorrectos, errores de llenado o cualquier divergencia que impida el avance del flujo de archivado.

Cuando una guía es reprobada, el sistema genera automáticamente una tarea para que el responsable realice las correcciones necesarias y envíe nuevamente la guía para recepción.
Esta operación puede ocurrir en cuatro formatos distintos, dependiendo de la etapa en que ocurrió la reprobación:

• Grabación en soporte reprobada: ocurre cuando la guía referente a la grabación de documentos en un soporte presenta incorrecciones y necesita ser ajustada antes de continuar.
• Guía corriente reprobada: ocurre cuando la reprobación sucede en la primera etapa del archivado físico (Corriente).
• Guía intermedia reprobada: ocurre cuando la reprobación sucede en la etapa Intermedia.
• Destinación final reprobada: ocurre cuando la reprobación sucede en la etapa de destinación final del documento (archivado final, envío a archivo externo o expurgo).

Aunque ocurren en contextos distintos, el procedimiento de corrección es esencialmente el mismo para todas, variando solamente el menú y el tipo de guía presentada.

Ejecutar guía de transferencia reprobada

1. Acceda al menú o a la tarea correspondiente al tipo de guía reprobada:

• Grabación en soporte reprobada (AR018)
• Guía corriente reprobada (AR021)
• Guía intermedia reprobada (AR020)
• Destinación final reprobada (AR019)

2. Seleccione, en la lista de registros pendientes, la guía que será corregida.

3. Haga clic en el botón en la barra de herramientas.

4. En la pantalla de la guía, verifique los campos completados automáticamente:

• Identificador, completado por el sistema y no editable.
• Plazo, definido por la tabla de temporalidad o por la emisión anterior, pudiendo ser ajustado según sea necesario.

5. Complete los campos disponibles conforme a la etapa:

• Ajuste el repositorio, cuando corresponda.
• Corrija la información de envío, si existe.
• Revise los datos de los documentos listados en la pestaña Documento.
• Actualice observaciones, campos complementarios o datos incorrectos.

6. En la pestaña General, registre un dictamen, informando la justificación para la corrección de la guía.

7. Si necesario, elimine documentos indebidos en la pestaña Documento utilizando el botón Excluir.

8. Guarde el registro. Después de guardar, seleccione la acción deseada:

• OK: la guía será reenviada para recepción y se mostrará un informe, permitiendo su impresión.
• Cancelar: la tarea de recepción de la guía será generada nuevamente para el responsable y el informe no será presentado.

Conclusión

La ejecución de una guía de transferencia reprobada permite corregir inconsistencias antes de que el documento avance en el flujo de archivado.

Esta etapa garantiza que no se registren movimentaciones incorrectas y preserva la integridad de la información en Archivo Físico.

Después de la corrección, la guía es reenviada para recepción, permitiendo que el flujo continúe normalmente conforme a la tabla de temporalidad.