Pré-requisitos

• Guia de transferência previamente reprovada na etapa correspondente.
• Acesso ao menu Minhas tarefas ou ao menu de execução correspondente.
• Permissão para edição de guias de transferência.

Apresentação

As guias de transferência podem ser reprovadas quando, no momento do recebimento, o responsável identifica inconsistências nos dados, documentos incorretos, erros de preenchimento ou qualquer divergência que impeça o avanço do fluxo de arquivamento.

Quando uma guia é reprovada, o sistema gera automaticamente uma tarefa para que o responsável realize as correções necessárias e envie novamente a guia para recebimento. Essa operação pode ocorrer em quatro formatos diferentes, dependendo da etapa em que a reprovação ocorreu:

• Gravação em mídia reprovada: ocorre quando a guia referente à gravação de documentos em mídia apresenta incorreções e precisa ser ajustada antes de prosseguir.
• Guia corrente reprovada: ocorre quando a reprovação acontece na primeira etapa de arquivamento físico (Corrente).
• Guia intermediária reprovada: ocorre quando a reprovação acontece na etapa Intermediária.
• Destinação final reprovada: ocorre quando a reprovação acontece na etapa de destinação final do documento (arquivamento final, envio para arquivo externo ou expurgo).

Apesar de ocorrerem em contextos distintos, o procedimento de correção é essencialmente o mesmo para todas elas, variando apenas o menu e o tipo de guia exibida.

Executar guia de transferência reprovada

1. Acesse o menu ou a tarefa correspondente ao tipo de guia reprovada desejado:

• Gravação em mídia reprovada (AR018)
• Guia corrente reprovada (AR021)
• Guia intermediária reprovada (AR020)
• Destinação final reprovada (AR019)

2. Selecione, na lista de registros pendentes, a guia que será corrigida.

3. Clique no botão na barra de ferramentas.

4. Na tela da guia, verifique os campos preenchidos automaticamente:

• Identificador, preenchido pelo sistema e não editável.
• Prazo, definido pela tabela de temporalidade ou pela emissão anterior, podendo ser ajustado conforme necessário.

5. Preencha os campos disponíveis conforme a etapa:

• Ajuste o repositório, quando aplicável.
• Corrija as informações de envio, se houver.
• Revise os dados dos documentos listados na aba Documento.
• Atualize observações, campos complementares ou dados incorretos.

6. Na aba Geral, registre um parecer, informando a justificativa para a correção da guia.

7. Se necessário, remova documentos indevidos da aba Documento utilizando o botão Excluir.

8. Salve o registro. Após salvar, escolha a ação desejada:

• OK: a guia será reenviada para recebimento e um relatório será exibido, possibilitando a impressão.
• Cancelar: a tarefa de recebimento da guia será gerada novamente para o responsável e o relatório não será apresentado.

Conclusão

A execução de uma guia de transferência reprovada permite corrigir inconsistências antes que o documento avance no fluxo de arquivamento.

Essa etapa garante que movimentações incorretas não sejam registradas e preserva a integridade das informações do Arquivo Físico.

Após a correção, a guia é reenviada para recebimento, permitindo que o fluxo siga normalmente conforme a tabela de temporalidade.