SoftExpert Audit tasks
Apresentação
As tarefas são pendências dentro do sistema pelas quais o usuário é responsável. Tais pendências são divididas em duas categorias: execução e acompanhamento.
No acompanhamento, estão reunidas as tarefas pelas quais o usuário é responsável, mas cuja execução é feita por outro usuário.
Já na execução, estão reunidas todas as pendências que o usuário precisa executar em um prazo ou período definido.
Confira mais detalhes sobre as tarefas geradas:
Tarefas de execução
Aprovação de auditoria
| Quem recebe | Usuários definidos como membros do roteiro responsável pela aprovação da etapa da auditoria (planejamento, execução, preparação ou encerramento), definida na categoria. |
| Quando | Assim que a etapa da auditoria (planejamento, execução, preparação ou encerramento) é finalizada. |
| Finalidade | Verificar se a etapa em questão foi devidamente realizada. |
| Onde | No menu Minhas tarefas > Execução. |
Aprovação de execução de auditoria
| Quem recebe | Usuários que compõem o roteiro responsável pela aprovação da execução da atividade, definido no tipo de atividade do SoftExpert Projeto. |
| Quando | Assim que a execução da atividade é finalizada. |
| Finalidade | Aprovar ou não a execução de uma atividade. |
| Onde | No menu Minhas tarefas > Execução. |
Esta atividade está relacionado aos projetos de auditoria, criados utilizando a integração com o SoftExpert Projeto.
Encerramento de auditoria
| Quem recebe | Usuários definidos como membros da equipe responsável pela auditoria, auditor ou auditor líder, conforme definido na categoria da auditoria. |
| Quando | Após a finalização/aprovação da execução da auditoria. |
| Finalidade | Verificar se a auditoria foi devidamente realizada. |
| Onde | No menu Minhas tarefas > Execução. |
Execução de auditoria
| Quem recebe | Usuários definidos como membros da equipe responsável pela auditoria, auditor ou auditor líder, conforme definido na categoria da auditoria. |
| Quando | Após a finalização/aprovação da etapa de planejamento ou preparação da auditoria. |
| Finalidade | Permitir que os auditores verifiquem e avaliem os objetos do escopo das auditorias que estão sob suas responsabilidades. |
| Onde | No menu Minhas tarefas > Execução. |
Após a execução da tarefa, a auditoria pode ser encaminhada para uma das seguintes etapas:
- Aprovação da execução: se for configurado na categoria da auditoria que esta etapa passará por aprovação, o sistema gerará a tarefa Aprovação da execução para todos os membros do roteiro responsável por esta operação.
- Encerramento: se não possuir a etapa de aprovação configurada, mas possuir a etapa de encerramento parametrizada, a auditoria será encaminhada para ela. Neste momento, o sistema gera a tarefa Encerramento de auditoria para os devidos responsáveis.
- Finalização: se a auditoria não possuir mais nenhuma etapa configurada, ela será encerrada.
Planejamento de auditoria
| Quem recebe | Usuários definidos como membros da equipe responsável pela auditoria. |
| Quando | Assim que a auditoria é planejada, porém, não enviada para a próxima etapa. |
| Finalidade | Possibilitar que os membros da equipe verifiquem os dados da auditoria para, então, enviá-la para a próxima etapa do fluxo. |
| Onde | No menu Minhas tarefas > Execução. |
Após a execução da tarefa, a auditoria pode ser encaminhada para uma das seguintes etapas:
- Aprovação do planejamento: se for configurado na categoria de auditoria que esta etapa passará por aprovação, o sistema gerará a tarefa Aprovação de auditoria para todos os membros do roteiro responsável por esta operação.
- Preparação de auditoria: se for configurado na categoria de auditoria que ela passará por preparação antes de ser executada, o sistema gerará a tarefa Execução de auditoria.
- Execução: se a auditoria não possuir as etapas de Aprovação do planejamento e Preparação de auditoria configuradas, ela estará pronta para ser iniciada, ou seja, pronta para a execução.
Revisão de auditoria
| Quem recebe | Usuário e equipe responsáveis pelo projeto de auditoria que está sendo revisado. |
| Quando | É criada uma revisão para o projeto de auditoria. |
| Finalidade | Permitir que os responsáveis executem a revisão do projeto de auditoria. |
| Onde | No menu Minhas tarefas > Execução. |
• Esta atividade está relacionada aos projetos de auditoria, criados utilizando a integração com o SoftExpert Projeto.
• Para mais detalhes sobre a configuração e a execução da revisão, consulte o artigo Como funciona a revisão.
Verificação de auditoria
| Quem recebe | Usuários definidos como membros da equipe responsável pela auditoria. |
| Quando | Uma auditoria é planejada, porém, não enviada para a próxima etapa |
| Finalidade | Possibilitar que os membros da equipe verifiquem os dados da auditoria para, então, enviá-la para a próxima etapa do fluxo. |
| Onde | No menu Minhas tarefas > Execução. |
Após a execução da tarefa, a auditoria pode ser encaminhada para uma das seguintes etapas:
- Aprovação do planejamento: se for configurado na categoria de auditoria que ela passará por aprovação, o sistema gerará a tarefa Aprovação de auditoria para todos os membros do roteiro responsável por esta operação.
- Preparação de auditoria: se for configurado na categoria de auditoria que ela passará por preparação antes de ser executada, o sistema gerará a tarefa Aprovação de auditoria.
- Execução: se a auditoria não possuir as etapas de Aprovação do planejamento e Preparação de auditoria configuradas, ela estará pronta para ser iniciada, ou seja, pronta para a execução.
Tarefas de acompanhamento
Acompanhamento de auditoria
| Quem recebe | Usuários da equipe responsável associada ao planejamento da auditoria |
| Quando | Ao planejar uma auditoria. |
| Finalidade | Acompanhar o andamento da auditoria e realizar os ajustes necessários. |
| Onde | No menu Minhas tarefas > Acompanhamento. |
Confira mais detalhes no artigo Acompanhar auditoria.
Acompanhamento de ocorrência
| Quem recebe | Usuários da equipe responsável pelo acompanhamento de ocorrência, definida na tela de dados da auditoria. |
| Quando | Enquanto existir alguma ação isolada, plano de ação ou workflow associado a uma auditoria encerrada e esta possuir o acompanhamento de ocorrência configurado. |
| Finalidade | Permitir que os responsáveis acompanhem as ocorrências associadas à auditoria. |
| Onde | No menu Minhas tarefas > Acompanhamento. |
A execução de uma ação isolada, um plano de ação ou um workflow é feita pelo seu respectivo componente. Consulte as documentações específicas dos componentes Plano de ação e Workflow para obter mais informações.
Acompanhamento de plano de auditoria
| Quem recebe | Usuários da equipe responsável associada ao planejamento da auditoria |
| Quando | Ao registrar um plano de auditoria. |
| Finalidade | Acompanhar o andamento do plano de auditoria e realizar os ajustes necessários. |
| Onde | No menu Minhas tarefas > Acompanhamento. |
As tarefas também podem ser executadas por meio do botão disponível no e-mail de notificação referente a elas.
Conclusão
Conforme são executadas e encerradas, as tarefas deixam de aparecer na lista de registros pendentes do menu de tarefas.