Tareas de SoftExpert Auditoría
Introducción
Las tareas son actividades pendientes dentro del sistema que están bajo la responsabilidad del usuario conectado. Ellas están divididas en dos categorías: ejecución y seguimiento.
El seguimiento reúne las tareas bajo la responsabilidad del usuario conectado, pero cuya ejecución es realizada por otro usuario.
Las tareas de ejecución son tareas pendientes que el usuario debe ejecutar dentro de un plazo o período definido.
Vea más detalles sobre las tareas generadas:
Tareas de ejecución
Aprobación de auditoría
| ¿Quién recibe? | Usuarios definidos como miembros de la ruta responsable de aprobar la etapa de auditoría (planificación, ejecución, preparación o finalización), definidos en la categoría. |
| ¿Cuándo? | Una vez que la etapa de la auditoría (planificación, ejecución, preparación o finalización) sea finalizada. |
| Finalidad | Verificar si la etapa en cuestión fue debidamente realizada. |
| ¿Dónde? | En el menú Mis tareas > Ejecución. |
Aprobación de ejecución de auditoría
| ¿Quién recibe? | Usuarios que componen la ruta responsable de la aprobación de la ejecución de la actividad, defina en el tipo de actividad de SoftExpert Proyecto. |
| ¿Cuándo? | Una vez que la ejecución de la actividad sea finalizada. |
| Finalidad | Aprobar o no la ejecución de una actividad. |
| ¿Dónde? | En el menú Mis tareas > Ejecución. |
Esta actividad está relacionada con los proyectos de auditoría, creados mediante la integración con SoftExpert Proyecto.
Finalización de auditoría
| ¿Quién recibe? | Usuarios definidos como miembros del grupo responsable de la auditoría, auditor o auditor principal, según se ha definido en la categoría de la auditoría. |
| ¿Cuándo? | Después de la finalización/aprobación de la ejecución de la auditoría. |
| Finalidad | Verificar si la auditoría ha sido debidamente realizada. |
| ¿Dónde? | En el menú Mis tareas > Ejecución. |
Ejecución de auditoría
| ¿Quién recibe? | Usuarios definidos como miembros del grupo responsable de la auditoría, auditor o auditor principal, según se ha definido en la categoría de la auditoría. |
| ¿Cuándo? | Después de la finalización/aprobación de la etapa de planificación o preparación de la auditoría. |
| Finalidad | Permitir que los auditores verifiquen y evalúen los objetos del alcance de las auditorías que están bajo su responsabilidad. |
| ¿Dónde? | En el menú Mis tareas > Ejecución. |
Después de ejecutar la tarea, la auditoría se puede enviar a una de las siguientes etapas:
- Aprobación de la ejecución: si está configurado en la categoría de la auditoria que esta etapa pasará por aprobación, el sistema generará la tarea Aprobación de la ejecución para todos los miembros de la ruta responsable por esta operación.
- Finalización: si no tiene configurada la etapa de aprobación, pero tiene parametrizada la etapa de finalización, la auditoría será enviada para la etapa. En este momento, el sistema genera la tarea Finalización de auditoría para los responsables.
- Finalización: si la auditoría ya no tiene ninguna etapa configurada, ella será terminada.
Planificación de auditoría
| ¿Quién recibe? | Usuarios definidos como miembros del grupo responsable de la auditoría. |
| ¿Cuándo? | Una vez que se planifica la auditoría, pero no se envía a la próxima etapa. |
| Finalidad | Permitir que los miembros del grupo verifiquen los datos de la auditoría para, luego, enviarla a la próxima etapa del flujo. |
| ¿Dónde? | En el menú Mis tareas > Ejecución. |
Después de ejecutar la tarea, la auditoría se puede enviar a una de las siguientes etapas:
- Aprobación de la planificación: si se configura en la categoría de auditoría que esta etapa pasará por aprobación, el sistema generará la tarea de aprobación de auditoría para todos los miembros de la ruta responsable de esta operación.
- Preparación de auditoría: si se configura en la categoría de auditoría que ella pasará por preparación antes de ser ejecutada, el sistema generará la tarea de ejecución de auditoría.
- Ejecución: si la auditoría no tiene las etapas de aprobación de la planificación y preparación de auditoría configuradas, ella estará lista para ser iniciada; es decir, lista para la ejecución.
Revisión de auditoría
| ¿Quién recibe? | Usuario y grupo responsable del proyecto de auditoría que se está revisando. |
| ¿Cuándo? | Se crea una revisión para el proyecto de auditoría. |
| Finalidad | Permitir que los responsables ejecuten la revisión del proyecto de auditoría. |
| ¿Dónde? | En el menú Mis tareas > Ejecución. |
• Esta actividad está relacionada con los proyectos de auditoría, creados mediante la integración con SoftExpert Proyecto.
• Para obtener más detalles sobre la configuración y ejecución de la revisión, consulte el artículo ¿Cómo funciona la revisión?.
Verificación de auditoría
| ¿Quién recibe? | Usuarios definidos como miembros del grupo responsable de la auditoría. |
| ¿Cuándo? | Se planifica una auditoría, pero no se envía a la próxima etapa. |
| Finalidad | Permitir que los miembros del grupo verifiquen los datos de la auditoría para, luego, enviarla a la próxima etapa del flujo. |
| ¿Dónde? | En el menú Mis tareas > Ejecución. |
Después de ejecutar la tarea, la auditoría se puede enviar a una de las siguientes etapas:
- Aprobación de la planificación: si se configura en la categoría de auditoría que ella pasará por aprobación, el sistema generará la tarea de aprobación de auditoría para todos los miembros de la ruta responsable de esta operación.
- Preparación de auditoría: si se configura en la categoría de auditoría que ella pasará por preparación antes de ser ejecutada, el sistema generará la tarea de aprobación de auditoría.
- Ejecución: si la auditoría no tiene las etapas de aprobación de la planificación y preparación de auditoría configuradas, ella estará lista para ser iniciada; es decir, lista para la ejecución.
Tareas de seguimiento
Seguimiento de auditoría
| ¿Quién recibe? | Usuarios del grupo responsable asociada a la planificación de la auditoría. |
| ¿Cuándo? | Al planificar una auditoría. |
| Finalidad | Hacer el seguimiento del progreso de la auditoría y realizar los ajustes necesarios. |
| ¿Dónde? | En el menú Mis tareas > Seguimiento. |
Vea más detalles en el artículo Monitorear auditoría.
Seguimiento de ocurrencia
| ¿Quién recibe? | Usuarios del grupo responsable del seguimiento de ocurrencia, definido en la pantalla de datos de la auditoría. |
| ¿Cuándo? | Siempre que exista una acción aislada, un plan de acción o un workflow asociado a una auditoría finalizada y tenga configurado el seguimiento de la ocurrencia. |
| Finalidad | Permitir que los responsables hagan el seguimiento de las ocurrencias asociadas a la auditoría. |
| ¿Dónde? | En el menú Mis tareas > Seguimiento. |
La ejecución de una acción aislada, un plan de acción o un workflow es realizada por su respectivo componente. Consulte las documentaciones componentes Plan de acción y Workflow para obtener más información.
Seguimiento de plan de auditoría
| ¿Quién recibe? | Usuarios del grupo responsable asociada a la planificación de la auditoría. |
| ¿Cuándo? | Al registrar un plan de auditoría. |
| Finalidad | Monitorear el progreso del plan de auditoría y realizar los ajustes necesarios. |
| ¿Dónde? | En el menú Mis tareas > Seguimiento. |
Las tareas también se pueden ejecutar a través del botón disponible en el e-mail de notificación relacionado con ellas.
Conclusión
A medida que las tareas se ejecutan y se finalizan, estas ya no aparecerán en la lista de registros pendientes del menú de tareas.