Pré-requisitos

• Acesso aos menus:
  • Execução > Registro de consulta (AR030).
  • Execução > Registro de cópia (AR031).
  • Execução > Registro de empréstimo (AR029).
• Documento físico disponível no repositório.
• Motivos de solicitação cadastrados (consulta, cópia ou empréstimo).
• Permissão para registrar operações de saída no Arquivo Físico.

Apresentação

O registro de saída de arquivo físico é utilizado quando o próprio setor responsável pelo Arquivo Físico precisa registrar as movimentações dos documentos, sem depender de uma solicitação enviada por outro usuário da organização ou pessoa externa.

Esse recurso substitui a etapa de solicitação formal e permite que o arquivista registre diretamente consultas internas, cópias ou empréstimos do acervo.

Há três tipos de registros de saída, cada um correspondente ao tipo de utilização do documento:

• Registro de consulta: utilizado para permitir que o documento seja consultado internamente, sem gerar cópia e sem retirar o original do repositório por um período prolongado.
• Registro de cópia: registra a geração de uma cópia física do documento, mantendo o original arquivado.
• Registro de empréstimo: registra a retirada temporária do documento original, quando é necessária sua utilização externa ao repositório.

Apesar de finalidades diferentes, os três registros seguem o mesmo procedimento, variando apenas o menu de origem.

Registrar saída de arquivo físico

1. Acesse o menu de execução de registro desejado:

• Registro de consulta (AR030), ou
• Registro de cópia (AR031), ou
• Registro de empréstimo (AR029).

2. Clique em Incluir na barra de ferramentas.

3. Verifique os dados apresentados na tela, como:

• Tipo: apresenta o tipo da solicitação que está sendo emitida.
• Data: apresenta a data na qual se está emitindo a solicitação, sendo possível editá-la. Neste caso, selecione a data da solicitação de consulta.
• Área: apresenta o nome da área à qual pertence o emissor da solicitação, após salvar o registro pela primeira vez.

4. Preencha os campos necessários:

• Motivo: selecione o motivo de saída do arquivo, selecionando uma das opções previamente cadastradas para o tipo de registro escolhido (consulta, cópia, empréstimo).
• Solicitante: selecione o usuário para quem o arquivo será entregue.
• Descrição: registre informações importantes sobre a saída do arquivo.

5. Clique no botão para habilitar os demais recursos.

6. Acesse a aba Documento.

7. Utilize o campo Código de barras para incluir os documentos solicitados. Para isso, informe o identificador ou código de barras do documento desejado e acione o botão "Incluir" ao lado do campo.

• O código de barras pode ser informado, também, por meio de um leitor de código de barras. O código de barras de um documento é gerado no componente Documento, por meio do relatório "Etiqueta dos documentos".
• Devem ser incluídos apenas documentos que já foram arquivados.
• Repita o procedimento para incluir quantos documentos forem necessários.
• Outra forma de incluir documentos é utilizando o botão da barra de ferramentas lateral.

8. Utilize o botão para editar o prazo de devolução do documento selecionado na lista de registros, se necessário. Na tela que será aberta, selecione a data desejada e salve o registro.

9. Na aba Aprovação, estão disponíveis os seguintes campos:

• Aprovar: este campo não está disponível na etapa de registro.
• Justificativa: preencha este campo para registrar uma informação relevante sobre o registro que está sendo realizado.
• Aprovador: este campo não está disponível na etapa de registro.
• Executor: este campo será preenchido pelo sistema com os dados do usuário que realizou esta operação quando o registro for encerrado.

10. Clique em para concluir a solicitação.

11. Para enviar o registro para a próxima etapa, sem sair da tela de dados, clique no botão da barra de ferramentas.

12. Neste momento, o sistema questionará se os documentos (registro de empréstimo), cópias (registro de cópias) ou respostas (registro de consulta) foram repassados ao solicitante. Clique na opção desejada:

Registro de empréstimo

• OK: o registro de empréstimo passará a exibir a situação "A devolver", indicando que os documentos foram enviados. O solicitante será notificado do envio dos documentos por meio da tarefa de acompanhamento Recebimento de documento emprestado, enquanto os responsáveis pelo repositório poderão acompanhar o prazo de devolução por meio do menu Recolhimento de original em empréstimo.
• Cancelar: a situação do registro passará a ser "Pendente". Neste caso, o repasse dos documentos ao solicitante pode ser realizado, também, por meio da tarefa Registro de cópia.

Registro de cópia

• OK: o registro será encerrado, indicando que o solicitante recebeu as cópias desejadas.
• Cancelar: a situação do registro passará a ser "Pendente". Neste caso, o repasse das cópias ao solicitante pode ser realizado, também, por meio da tarefa Registro de cópia.

Registro de consulta

• OK: será gerada a tarefa Conhecimento de registro de consulta para o solicitante e o registro será encerrado.
• Cancelar: a situação do registro passará a ser "Pendente". Neste caso, o envio da resposta ao solicitante pode ser realizado, também, por meio da tarefa Registro de consulta.

Conclusão

O registro de saída de arquivo físico fornece aos arquivistas um meio direto e eficiente para registrar consultas, cópias e empréstimos internos, sem necessidade de solicitações externas.

Essa operação mantém a rastreabilidade das movimentações do acervo e garante que toda saída de documentos seja registrada de forma clara e controlada.

Se o registro for de empréstimo, será possível acompanhar o prazo de devolução por meio da tarefa Recolhimento de original em empréstimo.