Prerequisitos

• Acceso a los siguientes menús:
  • Ejecución > Registro de consulta (AR030).
  • Ejecución > Registro de copia (AR031).
  • Ejecución > Registro de préstamo (AR029).
• Documento físico disponible en el repositorio.
• Motivos de solicitud registrados (consulta, copia o préstamo).
• Permiso para registrar operaciones de salida en Archivo Físico.

Presentación

El registro de salida de archivo físico se utiliza cuando el propio sector responsable por Archivo Físico necesita registrar las movimentaciones de los documentos sin depender de una solicitud enviada por otro usuario o persona externa.

Este recurso sustituye la etapa de solicitud formal y permite que el archivista registre directamente consultas internas, copias o préstamos del acervo.

Existen tres tipos de registros de salida, cada uno correspondiente a un tipo de utilización del documento:

• Registro de consulta: permite que el documento sea consultado internamente, sin generar copia y sin retirar el original del repositorio por un periodo prolongado.
• Registro de copia: registra la generación de una copia física del documento, manteniendo el original archivado.
• Registro de préstamo: registra la retirada temporal del documento original, cuando es necesaria su utilización fuera del repositorio.

Aunque tienen finalidades diferentes, los tres registros siguen el mismo procedimiento, variando solamente el menú de origen.

Registrar salida de archivo físico

1. Acceda al menú de ejecución correspondiente:

• Registro de consulta (AR030), o
• Registro de copia (AR031), o
• Registro de préstamo (AR029).

2. Haga clic en Modificar en la barra de herramientas.

3. Verifique los datos presentados en la pantalla, tales como:

• Tipo: presenta el tipo de registro que está siendo emitido.
• Fecha: presenta la fecha en la que se está emitiendo el registro, pudiendo ser editada. En este caso, seleccione la fecha de la consulta.
• Área: presenta el nombre del área a la cual pertenece el emisor del registro, después de guardar la operación por primera vez.

4. Complete los campos necesarios:

• Motivo: seleccione el motivo de la salida del archivo, escogiendo una de las opciones previamente registradas para el tipo de registro elegido (consulta, copia o préstamo).
• Solicitante: seleccione el usuario para quien se entregará el archivo.
• Descripción: registre informaciones importantes sobre la salida del archivo.

5. Haga clic en el botón para habilitar los demás recursos.

6. Acceda a la pestaña Documento.

7. Utilice el campo Código de barras para incluir los documentos. Para ello, informe el identificador o código de barras del documento y haga clic en “Modificar” al lado del campo.

• El código también puede ser informado mediante un lector. El código de barras del documento se genera en el componente Documento, mediante el informe “Etiqueta de los documentos”.
• Solo deben incluirse documentos que ya estén archivados.
• Repita el procedimiento para incluir todos los documentos necesarios.
• También es posible incluir documentos utilizando el botón de la barra de herramientas lateral.

8. Utilice el botón para editar el plazo de devolución del documento seleccionado, si necesario. En la pantalla que se abrirá, seleccione la fecha deseada y guarde.

9. En la pestaña Aprobación están disponibles los siguientes campos:

• Aprobar: no disponible en la etapa de registro.
• Justificación: utilice este campo para registrar alguna información relevante sobre el registro.
• Aprobador: no disponible en esta etapa.
• Ejecutor: será completado automáticamente por el sistema con los datos del usuario que realizó la operación cuando el registro sea cerrado.

10. Haga clic en para concluir el registro.

11. Para enviar el registro a la próxima etapa sin salir de la pantalla, haga clic en el botón de la barra de herramientas.

12. El sistema preguntará si los documentos (registro de préstamo), copias (registro de copia) o respuestas (registro de consulta) fueron entregados al solicitante. Seleccione la opción deseada:

Registro de préstamo

• OK: El registro pasará a la situación “A devolver”, indicando que los documentos fueron enviados. El solicitante será notificado mediante la tarea Recepción de documento prestado. Los responsables del repositorio podrán acompañar el plazo de devolución por el menú Recolección de original en préstamo.
• Cancelar: El registro pasará a la situación “Pendiente”. El envío de los documentos podrá realizarse también mediante la tarea Registro de copia.

Registro de copia

• OK: El registro será cerrado, indicando que el solicitante recibió las copias.
• Cancelar: El registro quedará como “Pendiente”. El envío de las copias podrá realizarse mediante la tarea Registro de copia.

Registro de consulta

• OK: Se generará la tarea Conocimiento de registro de consulta para el solicitante, y el registro será cerrado.
• Cancelar: El registro quedará como “Pendiente”. El envío de la respuesta podrá ser realizado también mediante la tarea Registro de consulta.

Conclusión

El registro de salida de archivo físico ofrece a los archivistas un medio directo y eficiente para registrar consultas, copias y préstamos internos, sin necesidad de solicitudes externas.

Esta operación mantiene la trazabilidad de las movimentaciones del acervo y garantiza que toda salida de documentos se registre de forma clara y controlada.

Si el registro es de préstamo, será posible acompañar el plazo de devolución mediante la tarea Recolección de original en préstamo.