Inicializar workflow como usuário externo
Pré-requisitos
- Acesso ao menu de cadastro de usuário externo (AD060) do SoftExpert Administração ou ao menu Cadastro > Cliente (CT001) do SoftExpert Cliente.
- Usuário externo cadastrado.
- Acesso do usuário externo configurado.
- Processo e atividades do processo devidamente configurados.
- Painel do cliente e os devidos widgets configurados.
Apresentação
Um usuário externo pode registrar workflows, incidentes e problemas selecionados no SoftExpert Workflow. Durante a operação, pode preencher campos de formulários, executar atividades, visualizar o histórico das instâncias e registrar comentários.
Para isso, o acesso do usuário externo ao sistema foi centralizado em um portal chamado Painel do Cliente. Para que o usuário externo utilize o portal, ele deve ser configurado com os widgets de acompanhamento e de inicialização de workflows, incidentes e problemas, através do menu Painel do Cliente do SoftExpert Configuração.
Além disso, como o acesso ao ambiente do usuário externo é separado dos usuários corporativos, ele precisa ser liberado nas configurações do sistema, no menu CM008, e os usuários externos devem ser cadastrados como contatos de clientes para manter a relação com as empresas. Dessa forma, pode-se utilizar o usuário externo, por exemplo, como solicitante em uma instância.
Veja, abaixo, mais informações sobre o usuário externo e como configurar todos os parâmetros necessários para que ele possa inicializar um workflow:
Restrições do usuário externo
- Os usuários externos não poderão ser associados à papéis funcionais, áreas, funções ou equipes, pois não fazem parte da estrutura da corporação. Os usuários externos são vinculados na seção de contatos dos dados da empresa no SoftExpert Cliente.
- O usuário externo somente será o executor de uma atividade se ele for o iniciador ou solicitante da instância e a se atividade estiver configurada para isso.
- O usuário externo não poderá alterar o solicitante e nem registrar ou visualizar comentários privados.
- A tela de execução de atividade para um usuário externo mostra somente o formulário. Não é permitido o acesso ao fluxograma, delegar atividade, segurança e demais associações.
Configurar acesso dos usuários externos
Para liberar o acesso de usuários externos ao sistema, solicite ao administrador do sistema ou, se tiver acesso ao menu CM008 do SoftExpert Configuração, acesse a seção Acesso de usuários externos e marque a opção Permitir o acesso de usuários externos ao sistema.
Na mesma seção, será apresentada a URL pela qual os usuários externos farão o acesso ao sistema.
Cadastrar usuário externo
É possível cadastrar um usuário externo pelo SoftExpert Administração e pelo SoftExpert Cliente. Veja como realizar o cadastro nos dois casos:
Para criar um usuário externo no SoftExpert Administração:
1. Acesse o menu de cadastro de usuário externo (AD060).
2. Expanda o botão 
e selecione uma das seguintes opções:
- Adicionar usuário: Se esta opção for selecionada, a tela de inclusão do usuário externo será apresentada para o preenchimento dos dados do usuário externo.
- Adicionar a partir de um contato: Se esta opção for selecionada, será apresentada a tela de seleção de contatos já cadastrados para as empresas registradas no SoftExpert Cliente. Após localizar o contato desejado, selecione-o e salve. Neste momento, a tela de inclusão de usuário externo será apresentada com certos dados já preenchidos a partir do contato selecionado.
3. Em ambos os casos, na tela de inclusão de usuário externo, preencha os dados do usuário externo e salve o registro.
Se você não tiver acesso ao menu (AD060), solicite ao administrador do sistema a inclusão dos usuários externos.
No SoftExpert Cliente, o usuário externo é cadastrado como contato de um cliente. Para isso:
1. Acesse o menu Cadastro > Cliente (CT001).
2. Selecione o cliente em que terá o usuário externo cadastrado como contato.
3. Na tela de dados da empresa, acesse a seção Contato.
4. Em seguida, expanda o botão e selecione a opção Incluir como um usuário externo.
5. Neste momento, será apresentada a tela para a inclusão do usuário externo.
6. Preencha os dados do usuário externo e salve o registro.
Para fazer o login, o usuário externo deverá usar E-mail e Senha, por isso, é extremamente importante que seja cadastrado um e-mail válido.
O campo Empresa poderá estar preenchido caso o usuário esteja sendo incluído a partir dos dados da empresa, mas, é importante destacar: após salvar o registro, esse campo não poderá mais ser alterado.
Configurar processo e atividades do processo
Para que um processo possa ser inicializado por um usuário externo, são necessárias algumas configurações no processo e na atividade do processo que será executada pelo usuário externo:
- Para o processo ser exibido no painel do cliente, ele deve ter a segurança pública.
- O processo deve estar configurado para permitir informar solicitante do tipo Cliente. Para isso, na tela de dados do processo, acesse a seção Configurações > Instância e, no campo Informar solicitante, marque “Cadastro de clientes”.
- Para que uma atividade possa ser executada pelo usuário externo, é necessário definir o solicitante como executor da atividade. Para isso, acesse a a tela de dados da atividade e clique em Configurações > Execução. Nessa aba, quando o tipo de executor for definido na instância, será possível marcar a opção "Solicitante", definindo assim, o solicitante como executor da atividade. Caso a lane onde a atividade está modelada não puder ser configurada para definir o executor na instância, então, é possível marcar a opção "Considerar executor dinâmico" e definir o solicitante como executor através da fórmula DEFINE_EXECUTOR('Solicitante';'';'')
- A atividade que será executada pelo usuário externo deverá ter um formulário não responsivo associado, pois todos os dados que devem ser preenchidos pelo usuário externo devem estar em um formulário. Ou seja, por conta das restrições que os usuários externos têm na suíte, o formulário será o único meio para preencher informações ou inserir anexos ao processo. Dessa forma, para facilitar a modelagem do processo, marque a opção Mostrar somente o formulário na execução da atividade na aba Configurações > Formulário da tela de dados da atividade que será executada pelo usuário externo.
- Somente o container de anexo é compatível para o usuário externo. Os demais containers não serão exibidos.
- O formulário responsivo não é exibido para o usuário externo.
Configurar o painel do cliente
Ao efetuar o login, o usuário externo terá acesso às operações que estiverem disponíveis nos widgets de acompanhamento e de inicialização de workflows, incidentes e problemas do Painel do cliente.
Antes de acessar os widgets, eles devem ter sido configurados no SoftExpert Configuração, através do menu Configuração > Painel do cliente. Caso você não tenha acesso a este menu, solicite ao administrador do sistema a configuração dos widgets.
Veja abaixo quais widgets devem ser configurados e estarão disponíveis para o usuário externo:
- Acompanhamento de atividades: Lista as atividades habilitadas de instâncias em que o usuário externo é o iniciador ou solicitante e permite que o usuário externo execute atividades que estivem atribuídas a ele como iniciador ou solicitante. Esse widget não requer nenhuma configuração.
- Iniciar workflows: Permite que o usuário externo inicialize os workflows. Este widget necessita que sejam configurados os processos que poderão ser inicializados pelos usuários externos, os quais poderão ser exibidos no formato de lista ou em grade.
Após realizar todas as configurações necessárias, veja como um usuário externo pode inicializar um workflow:
Inicializar workflow como usuário externo
1. Como usuário externo, acesse o sistema com a URL disponibilizada no momento da configuração do seu acesso.
2. Na tela apresentada, faça o login com o E-mail e a Senha configurados no momento do seu cadastro.
3. Será apresentado o Painel do cliente.
4. No widget de inicialização de workflows (o widget pode ter um título customizado), localize o processo que você deseja iniciar.
5. Ao passar o mouse sobre o ícone do card, ele se torna um botão de "play". Clique sobre ele para inicializar o workflow.
6. Se tiver sido configurada a permissão para editar o título da instância, a tela de identificação será apresentada. Neste caso, se desejar, altere o título da instância e confirme:
7. Após confirmar a inicialização do workflow, a tela de execução da atividade do workflow pode ser apresentada, caso sua execução esteja definida para o iniciador da instância.
Veja, a seguir, como efetuar a execução de uma atividade:
Executar atividade como usuário externo
Existem duas operações que levam à execução de uma atividade:
Ao inicializar um workflow através do widget de inicialização, descrito no tópico anterior, após realizar o passo 7.
No widget de acompanhamento de atividades quando determinada atividade do workflow estiver habilitada para o usuário externo. Nesse caso, no widget de acompanhamento, será apresentado o botão de "play" no card da atividade (A) para executá-la.
O widget de acompanhamento também dispõe o botão de visualizar (B) para que os dados da instância sejam acessados. Assim, é possível visualizar o seu histórico e registrar comentários.
Após acessar a tela de execução da atividade, em qualquer um dos casos descritos, realize os seguintes passos:
1. Na tela de execução da atividade, deve ser feito o preenchimento do formulário. O formulário, exibido por padrão, irá variar de acordo com a sua modelagem.
2. Na barra de ferramentas superior da tela, estão disponíveis algumas operações. Realize as operações desejadas:
- Comentário: Ao clicar neste botão, será apresentada uma tela para a inclusão de comentários na instância. Os comentários feitos pelo usuário externo poderão ser acessados por qualquer usuário (interno) que tenha permissão na instância. Não é possível registrar comentários privativos. Caso deseje alterar ou excluir o comentário, basta acessar o histórico da instância.
- Identificação: Este botão somente será apresentado se a atividade em execução tiver sido configurada na modelagem do processo com a opção Permitir alterar o identificador e/ou com a opção Permitir alterar o título marcada. Sendo assim, caso seja necessário, clique neste botão e faça as alterações desejadas.
- Histórico: Ao clicar neste botão, será apresentada uma tela com o histórico e os comentários da instância. Os comentários feitos pelo usuário externo poderão ser editados ou excluídos. Marque a opção Exibir histórico completo para exibir as interações secundárias, como a inclusão de anexos etc.
- Relatório do formulário: Ao clicar neste botão, serão apresentadas as opções de relatórios. O formulário poderá ser exportado para PDF, Imagem ou HTML.
3. Após realizar as operações desejadas, preencha os campos do formulário.
4. Se necessário, associe anexos.
5. Clique em Salvar.
6. Depois, clique no botão Executar.
Conclusão
Dessa maneira, você inicializou um workflow e executou a atividade do workflow com sucesso!