Inicializar workflow como usuario externo
Prerrequisitos
- Acceso al menú Registro > Usuario externo (AD060) de SoftExpert Administración o al menú Registro > Cliente (CT001) de SoftExpert Cliente.
- Usuario externo registrado.
- Acceso del usuario externo configurado.
- Proceso y actividades del proceso debidamente configurados.
- Portal del usuario externo con los debidos widgets configurados.
Introducción
Un usuario externo puede registrar workflows, incidentes y problemas seleccionados en SoftExpert Workflow. Durante la operación, puede llenar campos de formularios, ejecutar actividades, visualizar el historial de las instancias y registrar comentarios.
Para ello, el acceso al sistema debe ser realizado a través del Portal del usuario externo, que debe estar configurado con los widgets de seguimiento y de inicialización de workflows, incidentes y problemas.
Como el acceso al entorno está separado de los usuarios corporativos, debe ser liberado en las configuraciones del sistema. Además, los usuarios externos deben ser registrados como contactos de clientes para mantener la relación con las empresas. De esta forma, se puede utilizar el usuario externo como solicitante en una instancia, por ejemplo.
Vea más información acerca del usuario externo y cómo configurar todos los parámetros necesarios para que él pueda inicializar un workflow:
Restricciones del usuario externo
- Los usuarios externos no podrán ser asociados a áreas, funciones o grupos, ya que no forman parte de la estructura de la corporación. Los usuarios externos se vinculan en la sección de contactos de los datos de la empresa en SoftExpert Cliente.
- El usuario externo solamente será el ejecutor de una actividad si es el iniciador o solicitante de la instancia, y la actividad está configurada para eso.
- El usuario externo no podrá modificar el solicitante ni registrar o visualizar comentarios privados.
- La pantalla de ejecución de la actividad para un usuario externo muestra solo el formulario. No está permitido acceder al diagrama de flujo, delegar actividad, seguridad y otras asociaciones.
Configurar acceso de los usuarios externos
El acceso de usuarios externos al sistema se configura en el menú Autenticación (CM008) de SoftExpert Configuración. Haga clic aquí para obtener más detalles.
Registrar usuario externo
El registro de los usuarios externos puede hacerse de dos maneras:
- Por medio del menú Registro > Usuario externo (AD060) de SoftExpert Administración.
- Como contacto de un cliente registrado en el menú Registro > Cliente (CT001) de SoftExpert Cliente.
Configurar proceso y actividades del proceso
Para que un proceso sea inicializado por un usuario externo, se requieren algunas configuraciones en el proceso y en la actividad del proceso que será ejecutada por el usuario externo:
- Para que el proceso se muestre en el portal del usuario externo, debe tener la seguridad pública.
- El proceso debe estar configurado para permitir informar solicitante del tipo Cliente. Para configurarlo, en la pantalla de datos del proceso, vaya a la sección Configuraciones > Instancia y, en el campo Informar solicitante, marque "Registro de clientes".
- Para que una actividad sea ejecutada por el usuario externo, es necesario definir al solicitante como el ejecutor de la actividad. Para ello, acceda a la pantalla de datos de la actividad y haga clic en Configuraciones > Ejecución. En esta pestaña, cuando se defina el tipo de ejecutor en la instancia, será posible marcar la opción "Solicitante", definiendo así al solicitante como ejecutor de la actividad. Si la lane en que la actividad está modelada no puede configurarse para definir el ejecutor en la instancia, es posible marcar la opción "Considerar ejecutor dinámico" y definir el solicitante como ejecutor por medio de la fórmula DEFINE_EJECUTOR('Solicitante';'';'').
- La actividad que será ejecutada por el usuario externo debe tener asociado un formulario no adaptable, ya que todos los datos que debe llenar el usuario externo deben estar en un formulario. Debido a las restricciones que los usuarios externos tienen en la suite, el formulario será la única forma de llenar la información o insertar archivos adjuntos al proceso. Así, para facilitar el modelado del proceso, marque la opción Mostrar solo el formulario en la ejecución de la actividad en la pestaña Configuraciones > Formulario de la pantalla de datos de la actividad que será ejecutada por el usuario externo.
- Solo se admite el contenedor de archivos para el usuario externo. El resto de los contenedores no se mostrarán.
- El formulario adaptativo no será mostrado al usuario externo.
Configurar portal del usuario externo
Al iniciar sesión, el usuario externo tendrá acceso a las operaciones que estén disponibles en los widgets de seguimiento e inicialización de workflows, incidentes y problemas del Portal del usuario externo.
La pantalla se configura por medio del menú Configuración > Portal del usuario externo (CM030) de SoftExpert Configuración. Haga clic aquí para obtener más detalles.
Vea cómo un usuario externo puede inicializar un workflow:
Inicializar workflow como usuario externo
1. Como usuario externo, acceda al sistema con la URL que ha sido proporcionada durante la configuración de su acceso.
2. En la pantalla presentada, inicie sesión con el e-mail y la contraseña configurados en el momento de su registro.
3. Se mostrará el portal del usuario externo.
4. En el widget de inicialización de workflows (el widget puede tener un título personalizado), localice el proceso que desea iniciar.
5. Al pasar el mouse sobre el icono del card, se convierte en un botón de "Play". Haga clic en él para inicializar el workflow.
6. Si se ha configurado el permiso para editar el título de la instancia, se mostrará la pantalla de identificación. Si lo desea, cambie el título de la instancia y confirme:
7. Después de confirmar la inicialización del workflow, puede aparecer la pantalla de ejecución de la actividad del workflow, si su ejecución ha sido definida para el iniciador de la instancia.
Ejecutar actividad como usuario externo
Existen dos operaciones que conducen a la ejecución de una actividad:
Al inicializar un workflow por medio del widget de inicialización, descrito en el tema anterior, después de realizar el paso 7.
O en el widget de seguimiento de actividades, cuando determinada actividad del workflow esté habilitada para el usuario externo:
A - Botón de "play", que permite ejecutar la actividad.
B - Botón de visualizar, que permite acceder a los datos de la instancia.
Después de acceder a la pantalla de ejecución de la actividad, en cualquiera de los casos descritos, realice los siguientes pasos:
1. En la pantalla de ejecución de la actividad, llene el formulario. El formulario, mostrado de forma predeterminada, variará según su modelado.
2. Además del llenado del formulario, la pantalla de ejecución de la actividad presenta algunas operaciones adicionales que pueden ser ejecutadas por el usuario externo:
- Comentario: al hacer clic en esta sección, se presentará una pestaña para la inclusión de comentarios en la instancia. Cualquier usuario (interno) que tenga permiso en la instancia puede acceder a los comentarios realizados por el usuario externo. No es posible registrar comentarios privados.
- Identificación: este botón solo se mostrará si la actividad en ejecución fue configurada en el modelado del proceso con la opción Permitir modificar el identificador y/o con la opción Permitir modificar el título marcada. Por lo tanto, si es necesario, haga clic en este botón y realice los cambios deseados.
- Historial: al seleccionar esta sección, se mostrará una pantalla con el historial de la instancia. Marque la opción Exhibir historial completo para mostrar las interacciones secundarias, como la inclusión de adjuntos, etc.
- Reporte del formulario: al hacer clic en este botón, se presentarán las opciones de reportes. El formulario podrá ser exportado a PDF, imagen o HTML.
- Adjunto: al seleccionar esta sección, es posible asociar adjuntos para complementar la información de la actividad.
3. Después de llenar el formulario y realizar las operaciones deseadas, haga clic en Guardar.
4. Enseguida, haga clic en el botón Ejecutar.
Conclusión
¡Eso es todo! Ahora usted ya sabe cómo inicializar un workflow y ejecutar sus actividades como un usuario externo.