Configurar validez
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Prerrequisito
- Acceso al menú Configuración > Validez.
Introducción
La etapa de configuración de la validez es crucial, ya que es donde se establece la fecha de validez que tendrán los objetos y los usuarios que serán notificados cuando expire esa fecha.
Vea en el siguiente ejemplo cómo realizar esta configuración.
Configurar validez
1. Acceso al menú Configuración > Validez.
2. Haga clic en la opción 
de la barra de herramientas.
3. Informe un identificador y un nombre para la validez.
4. A continuación, llene el campo Tiempo estándar, para indicar los días, meses o años en los que será válido el objeto.
5. Una vez realizado, haga clic en el botón 
.
6. En la pestaña Aprobación, es posible determinar que los objetos que tienen la configuración de validez asociada, pasen por algunas aprobaciones.
Consulte el artículo ¿Cómo funciona el recurso de aprobación? para saber cómo configurar una aprobación.
7. Una vez realizadas las configuraciones, haga clic en el botón 
.
Recursos complementarios
Vea más detalles sobre cada uno de los campos disponibles para la configuración de la validez.
Tiempo estándar
| Validez |
Introduzca el número de días, meses o años, durante los cuales los objetos serán válidos. El tiempo estándar se cuenta a partir de la fecha de vigencia del objeto, por lo que cuando este tiempo expire, se generará la tarea “Vencimiento del objeto” para los respectivos responsables, de manera que se proceda a su revalidación. |
|---|---|
| Fijo | Seleccione esta opción para que, cuando se realice la revalidación del objeto, el sistema llene el campo Validez con el tiempo estándar y no se pueda editar. |
| Variable | Seleccione esta opción para que, cuando se realice la revalidación del objeto, el sistema llene el campo Validez con el tiempo estándar, pero que sea posible editarlo. |
Permitir modificar la fecha de revalidación
| MARCADA | DESMARCADA |
|---|---|
| Cuando se revalida el objeto, será posible editar el campo Fecha. | El sistema llenará el campo Fecha y no se podrá editar. |
Programación
| Opciones de programación | Marcada | Desmarcada |
|---|---|---|
| Notificar antes del vencimiento |
El responsable de la revalidación de los objetos que tengan asociada la configuración de validez en el tipo, será notificado a través del e-mail de “Mis Tareas”, antes del día en que venza el tiempo estándar previamente definido. Para este caso, están disponibles los siguientes campos: |
El responsable de revalidar los objetos no será notificado antes del día en que expire el tiempo estándar. |
| Notificar en el día del vencimiento | El responsable de la revalidación de los objetos que tengan asociada la configuración de validez en el tipo, será notificado a través del e-mail de “Mis Tareas”, el mismo día en que venza el tiempo estándar previamente definido. | El responsable de revalidar los objetos no será notificado el mismo día en que expire el tiempo estándar. |
| Notificar después del vencimiento |
El responsable de la revalidación de los objetos que tengan asociada la configuración de validez en el tipo, será notificado a través del e-mail de “Mis Tareas”, una vez transcurrido el día en que haya expirado el tiempo estándar previamente definido. Para este caso, están disponibles los siguientes campos: |
El responsable de revalidar los objetos no será notificado tras el vencimiento de los objetos. |
| Tareas de los liderados | Permite definir otros usuarios a los que se les notificará el vencimiento de los objetos. Para eso, configure los campos a continuación. | Los demás usuarios no serán notificados del vencimiento de los objetos a través de la notificación por e-mail "Tareas de los liderados". |
| Notificar al líder del responsable |
El e-mail "Tarea de los liderados" será enviado al líder del responsable por la tarea. También serán habilitados los siguientes campos:
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El líder del responsable por la tarea asignada no será notificado del vencimiento a través del e-mail. |
| Usuario específico |
El e-mail "Tareas de los Liderados" se enviará a un usuario específico de SoftExpert Suite. En el campo Usuario específico, seleccione el nombre del usuario deseado. Utilice los demás botones situados junto al campo para agregar un nuevo usuario que será notificado, completar los datos del usuario en el campo y borrarlo. |
La notificación de vencimiento no será enviada por el e-mail "Tareas de los liderados" para un usuario específico. |
Si posteriormente se cambia el “Tiempo por estándar” en la configuración de la validez, este cambio se aplicará en la próxima revisión (siempre y cuando sea Fijo) o en la revalidación de los objetos ya registrados y para los nuevos objetos que se incluyan en el tipo que tiene asociada la configuración de la validez.
Conclusión
Una vez configurada la validez, el siguiente paso consiste en asociarla a una categoría o tipo específico. Esto garantiza que la validez se aplique de acuerdo con las características del objeto.