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Configurar validade

Pré-requisito

  • Acesso ao menu Configuração > Validade

 

Apresentação

A etapa de configuração da validade é crucial, pois é nela que definimos a data de validade que os objetos terão e os usuários que serão notificados quando essa data expirar.

Veja o exemplo a seguir de como efetuar essa configuração.

 

Configurar uma validade

1. Acesse o menu Configuração > Validade.

2. Clique na opção na barra de ferramentas.

3. Informe um identificador e um nome para a validade.

4. Em seguida, preencha o campo Tempo padrão, para indicar os dias, meses ou anos em que o objeto será válido.

5. Feito isso, clique no botão save.png

6. Na aba Aprovação é possível determinar que os objetos que possuem a configuração da validade associada, passem por determinadas aprovações.

Em caso de dúvidas sobre como configurar uma aprovação, acesse o artigo Como funciona a aprovação.

7. Com as configurações efetuadas, clique no botão .

 

Recursos complementares

Veja maiores detalhes sobre cada um dos campos disponíveis para a configuração da validade.

Tempo padrão

Validade

Informe o número de dias, meses ou anos, durante o qual os objetos serão válidos. 

O tempo padrão é contabilizado a partir da data de vigência do objeto, assim, quando este tempo expirar, será gerada a tarefa “Vencimento do objeto” para os respectivos responsáveis, para que seja feita sua revalidação.

Fixo Selecione esta opção para que, no momento da revalidação do objeto, o campo Validade seja preenchido pelo sistema com o tempo padrão e não possa ser editado.
Variável Selecione esta opção para que, no momento da revalidação do objeto, o campo Validade seja preenchido pelo sistema com o tempo padrão, mas que seja possível editá-lo.

 

Permitir alterar a data de revalidação

MARCADA DESMARCADA
No momento da revalidação do objeto, será possível editar o campo Data. O campo Data será preenchido pelo sistema e não poderá ser editado.

 

Agendamento

Opções de agendamento Marcada  Desmarcada
Notificar antes do vencimento

O responsável pela revalidação dos objetos que tiverem a configuração de validade associada no tipo será notificado por meio do e-mail "Minhas tarefas", antes do dia no qual expira o tempo padrão definido anteriormente. 

Neste caso estão disponíveis os seguintes campos:
Notificar antes de: Informe com quantos dias de antecedência será realizada a notificação.
Frequência: Informe o intervalo de dias no qual a notificação será enviada.

O responsável pela revalidação dos objetos não será notificado antes do dia no qual expira o tempo padrão.
Notificar no dia do vencimento O responsável pela revalidação dos objetos que tiverem a configuração de validade associada no tipo, será notificado por meio do e-mail "Minhas tarefas", no mesmo dia no qual expira o tempo padrão definido anteriormente. O responsável pela revalidação dos objetos não será notificado no mesmo dia no qual expira o tempo padrão.
Notificar após o vencimento

O responsável pela revalidação dos objetos que tiverem a configuração de validade associada no tipo será notificado por meio do e-mail "Minhas tarefas", após o dia no qual expirou o tempo padrão definido anteriormente. 

Neste caso estão disponíveis os seguintes campos:
Notificar após: Informe quantos dias após o vencimento a notificação será enviada.
Frequência: Informe o intervalo de dias no qual a notificação será enviada.

O responsável pela revalidação não será notificado após o vencimento dos objetos.
Tarefa dos liderados Permite definir outros usuários que serão notificados do vencimento dos objetos. Para isso, configure os campos a seguir. Outros usuários não serão notificados do vencimento dos objetos por meio da notificação de e-mail "Tarefas dos liderados".
Notificar o líder do responsável

O e-mail "Tarefa dos liderados" será enviado para o líder do responsável pela tarefa. Serão habilitados, também, os seguintes campos:


Subir até: Informe o número de níveis hierárquicos, acima do líder do usuário responsável pela tarefa, que receberá o e-mail.
Frequência: Informe a quantidade de dias que comporá o intervalo no qual o sistema irá subir a hierarquia até que se chegue no nível configurado anteriormente.

O líder do responsável pela tarefa não será notificado do vencimento pelo e-mail.
Usuário específico

O e-mail "Tarefa dos liderados" será enviado para um usuário específico do SoftExpert Suite.

No campo Usuário específico, selecione o nome do usuário desejado. Utilize os demais botões ao lado do campo para incluir um novo usuário para ser notificado, preencher o campo com os dados do usuário conectado e limpá-lo.

A notificação de vencimento não será enviada pelo e-mail "Tarefa dos liderados" para um usuário específico.

 

Se, posteriormente, o "Tempo padrão" for alterado na configuração da validade, esta alteração será aplicada na próxima revisão (desde que ele seja Fixo) ou revalidação dos objetos já cadastrados e para os novos objetos que forem incluídos no tipo que tem a configuração de validade associada.

 
 
 

 

Conclusão

Após configurar corretamente a validade, o próximo passo é associá-la a uma categoria ou tipo específico. Isso garante que a validade seja aplicada de acordo com as características do objeto.

 


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