Configurar validade
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Pré-requisito
- Acesso ao menu Configuração > Validade.
Apresentação
A etapa de configuração da validade é crucial, pois é nela que definimos a data de validade que os objetos terão e os usuários que serão notificados quando essa data expirar.
Veja o exemplo a seguir de como efetuar essa configuração.
Configurar uma validade
1. Acesse o menu Configuração > Validade.
2. Clique na opção 
na barra de ferramentas.
3. Informe um identificador e um nome para a validade.
4. Em seguida, preencha o campo Tempo padrão, para indicar os dias, meses ou anos em que o objeto será válido.
5. Feito isso, clique no botão 
.
6. Na aba Aprovação é possível determinar que os objetos que possuem a configuração da validade associada, passem por determinadas aprovações.
Em caso de dúvidas sobre como configurar uma aprovação, acesse o artigo Como funciona a aprovação.
7. Com as configurações efetuadas, clique no botão 
.
Recursos complementares
Veja maiores detalhes sobre cada um dos campos disponíveis para a configuração da validade.
Tempo padrão
| Validade |
Informe o número de dias, meses ou anos, durante o qual os objetos serão válidos. O tempo padrão é contabilizado a partir da data de vigência do objeto, assim, quando este tempo expirar, será gerada a tarefa “Vencimento do objeto” para os respectivos responsáveis, para que seja feita sua revalidação. |
|---|---|
| Fixo | Selecione esta opção para que, no momento da revalidação do objeto, o campo Validade seja preenchido pelo sistema com o tempo padrão e não possa ser editado. |
| Variável | Selecione esta opção para que, no momento da revalidação do objeto, o campo Validade seja preenchido pelo sistema com o tempo padrão, mas que seja possível editá-lo. |
Permitir alterar a data de revalidação
| MARCADA | DESMARCADA |
|---|---|
| No momento da revalidação do objeto, será possível editar o campo Data. | O campo Data será preenchido pelo sistema e não poderá ser editado. |
Agendamento
| Opções de agendamento | Marcada | Desmarcada |
|---|---|---|
| Notificar antes do vencimento |
O responsável pela revalidação dos objetos que tiverem a configuração de validade associada no tipo será notificado por meio do e-mail "Minhas tarefas", antes do dia no qual expira o tempo padrão definido anteriormente. Neste caso estão disponíveis os seguintes campos: |
O responsável pela revalidação dos objetos não será notificado antes do dia no qual expira o tempo padrão. |
| Notificar no dia do vencimento | O responsável pela revalidação dos objetos que tiverem a configuração de validade associada no tipo, será notificado por meio do e-mail "Minhas tarefas", no mesmo dia no qual expira o tempo padrão definido anteriormente. | O responsável pela revalidação dos objetos não será notificado no mesmo dia no qual expira o tempo padrão. |
| Notificar após o vencimento |
O responsável pela revalidação dos objetos que tiverem a configuração de validade associada no tipo será notificado por meio do e-mail "Minhas tarefas", após o dia no qual expirou o tempo padrão definido anteriormente. Neste caso estão disponíveis os seguintes campos: |
O responsável pela revalidação não será notificado após o vencimento dos objetos. |
| Tarefa dos liderados | Permite definir outros usuários que serão notificados do vencimento dos objetos. Para isso, configure os campos a seguir. | Outros usuários não serão notificados do vencimento dos objetos por meio da notificação de e-mail "Tarefas dos liderados". |
| Notificar o líder do responsável |
O e-mail "Tarefa dos liderados" será enviado para o líder do responsável pela tarefa. Serão habilitados, também, os seguintes campos:
|
O líder do responsável pela tarefa não será notificado do vencimento pelo e-mail. |
| Usuário específico |
O e-mail "Tarefa dos liderados" será enviado para um usuário específico do SoftExpert Suite. No campo Usuário específico, selecione o nome do usuário desejado. Utilize os demais botões ao lado do campo para incluir um novo usuário para ser notificado, preencher o campo com os dados do usuário conectado e limpá-lo. |
A notificação de vencimento não será enviada pelo e-mail "Tarefa dos liderados" para um usuário específico. |
Se, posteriormente, o "Tempo padrão" for alterado na configuração da validade, esta alteração será aplicada na próxima revisão (desde que ele seja Fixo) ou revalidação dos objetos já cadastrados e para os novos objetos que forem incluídos no tipo que tem a configuração de validade associada.
Conclusão
Após configurar corretamente a validade, o próximo passo é associá-la a uma categoria ou tipo específico. Isso garante que a validade seja aplicada de acordo com as características do objeto.