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Automatizar workflows con IA

Prerrequisitos

 

Introducción

En la solución BPM (compuesta por los componentes SoftExpert Workflow, SoftExpert Formulario y SoftExpert Proceso), se utiliza la inteligencia artificial (IA) para optimizar y transformar los procesos de negocio mediante la ejecución automática de actividades. 

En este artículo, será explicado el uso de la IA en la solución BPM para automatizar workflows.
 

Configurar comando y web service

Antes de utilizar la automatización en el workflow, es necesario configurar un comando y el web service en la actividad del sistema que recibirá la automatización. Vea un ejemplo a continuación:

1. Acceda al menú Proceso (PM063).

2. Localice el proceso deseado.

3. Con el proceso seleccionado, haga clic en el botón Abrir diagrama de flujo.

4. En el diagrama de flujo del proceso, haga doble clic en la actividad del sistema en la que se aplicará la IA.

5. En la pestaña Datos generales, en Integraciones, seleccione Web Service. 

6. Haga clic en Configuración del Web Service y configure la fuente de datos SoftExpert Ask AI.

7. En el campo Fórmula (Antes de la ejecución), haga clic en Editor de fórmulas e introduzca el comando que recibirá la IA.

Ejemplo de comando

//generate prompt

prompt = "You are an incident specialist who is responsible for analyzing an incident description and decide if is or not is an incident. "
prompt = prompt +" Tag <incident> contain the incident description."
prompt = prompt +" <incident>"
prompt = prompt +" "+ VALORCAMPO('ITIL';'txincident')
prompt = prompt + " <\\incident>"
prompt = prompt +" The answer is only YES or NO."
prompt = prompt +" The response should be a single text (YES or NO) that represents if is or not is an incident."
prompt = prompt +" Do not return an explanation of why you selected it."


RETORNO DEFINECAMPOTABLA('ITIL';'txprompttriage';prompt)
 
 

8. Después de introducir la fórmula, haga clic en Guardar y salir.

9. Después de configurar el comando y el web service, haga clic nuevamente en Guardar y salir. Así, la automatización estará lista para ser ejecutada.

 

Funcionamiento de la automatización del workflow en la práctica

Para comprender cómo funciona la automatización del workflow, considere el siguiente contexto: una organización cuenta con un proceso de gestión de incidentes, que reúne todas las actividades necesarias para la identificación de incidentes. 

Los siguientes son ejemplos de cómo se puede utilizar la IA en cada etapa del proceso de gestión de incidentes:

Etapa del proceso 

 Uso de la IA
Registro del incidente
  • El usuario registra el incidente en el formulario. 
  • Cuando el proceso pase a la próxima etapa, la IA lo clasificará automáticamente y decidirá si se trata o no de un incidente.
  • La IA también se puede utilizar en el formulario que haya llenado el usuario para ayudar en la descripción del incidente.
 Triaje
  • La IA realiza el triaje inicial, identificando si el registro es un incidente o no.
 Categorización
  • La IA categoriza el incidente para remitirlo al equipo más idóneo. Si no se considera un incidente, el proceso se da por finalizado. 
  • Es posible ver la ruta seguida por el proceso accediendo a su diagrama de flujo a través de la actividad de ejecución.
Envío al grupo responsable
  • La IA envía el incidente a Mis tareas > Ejecución de actividad del grupo responsable.
  • El grupo responsable deberá completar una resolución para el incidente y, si es necesario, podrá utilizar la IA para mejorar la descripción de la resolución antes de enviar el proceso a la próxima etapa.
Análisis de impacto
  • La IA genera un análisis de impacto según la gravedad y decide si es necesario crear un plan de acción, completar el feedback o ambas actividades.
Investigación y diagnóstico del incidente
  • Si la IA identifica que el incidente es de alto impacto, será necesaria una investigación en profundidad con un plan de acción.
  • Es posible utilizar la IA para generar las acciones del plan de acción.
Feedback del usuario
  • Utiliza la IA para generar un análisis de sentimiento e insertarlo en el formulario.
  • El análisis de sentimiento utiliza la fuente de datos SoftExpert Sentiment Analysis, que cuenta con un comando preconfigurado para analizar textos e identificar el sentimiento predominante, clasificándolo como positivo, negativo o neutro. Además de la clasificación, se proporciona una puntuación numérica para cada sentimiento, lo que permite un análisis más detallado.

El siguiente vídeo ilustra la información de la tabla:

 

Conclusión

El uso de la inteligencia artificial (IA) para automatizar los workflows no solo facilita la clasificación, la categorización y el análisis, sino que también contribuye a una gestión más ágil, minimizando los errores y aumentando la precisión de las decisiones tomadas a lo largo de las etapas del proceso.

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Sumário

Prerrequisitos Introducción Configurar comando y web service Ejemplo de comando Funcionamiento de la automatización del workflow en la práctica Conclusión

Primeros pasos

Recursos avanzados