Prerequisitos

• Acceso al menú Configuración > Tipo de dispositivo multimedia (AR036).
• Permisos para creación y edición de tipos de soporte en Archivo Físico.

Presentación

El tipo de soporte es un registro utilizado para identificar y estandarizar los formatos de soporte en los cuales los documentos pueden ser grabados, como CDs, DVDs, discos externos, pendrives u otros medios físicos utilizados por la organización.

Cada tipo de soporte puede tener características específicas de control, incluyendo la posibilidad de registrar su almacenamiento físico en el acervo.

El sistema permite definir si el tipo de soporte tendrá control de archivado, lo que posibilita rastrear su ubicación física, identificar repositorios específicos y registrar su movimentación.

Cuando esta opción está habilitada, el soporte pasa a ser tratado como una unidad archivable, con control similar al de un documento físico.

Este artículo presenta la configuración general de tipos de soporte y el funcionamiento de la opción de control de archivado.

Configurar tipo de dispositivo multimedia

1. Acceda al menú Configuración > Tipo de dispositivo multimedia (AR036).

2. Haga clic en Modificar en la barra de herramientas para crear un nuevo tipo de dispositivo multimedia.

3. Informe un identificador para el tipo de dispositivo multimedia.

4. Informe el nombre del soporte, conforme al formato utilizado por la organización (por ejemplo: CD-ROM, DVD, Pendrive, Disco externo).

5. Complete la descripción del tipo de dispositivo multimedia.

6. En la pestaña Grabación de soporte, habilite la opción “Verificación de soporte” para que los soportes del tipo sean verificados periódicamente. Esta verificación controla el estado del soporte, es decir, revisa si está bien conservado o si es necesario limpiar/proteger su local de almacenamiento.

7. En el campo Periodicidad predeterminada, defina en días, meses o años el intervalo entre una verificación y otra.

8. Habilite la opción “Generar identificación de posición del documento en el soporte” para que, cuando un documento sea grabado en un soporte del tipo, el sistema registre automáticamente su ubicación. La posición podrá visualizarse en: la pestaña Contenido de la pantalla de datos del soporte, o la sección Archivo físico > Grabación en soporte en la pantalla de datos del documento.

9. Guarde el registro para concluir la creación del tipo de soporte.

Conclusión

Después del registro, el tipo de soporte estará disponible para uso en operaciones de grabación en Archivo Físico.

Cuando es configurado con control de archivo, el sistema permite rastrear el local físico del soporte, registrar su movimentación y garantizar la organización del acervo almacenado en ese tipo de medio.

Esta configuración es fundamental para mantener el control de soportes que almacenan información archivística, garantizando integridad, trazabilidad y conformidad con las prácticas de gestión documental.