Pré-requisitos

• Acesso ao menu Configuração > Tipo de mídia (AR036).
• Permissões para criação e edição de tipos de mídia no Arquivo Físico.

Apresentação

O tipo de mídia é um cadastro utilizado para identificar e padronizar os formatos de mídia nos quais os documentos podem ser gravados, como CDs, DVDs, HDs externos, pendrives ou outros suportes físicos utilizados pela organização. Cada tipo de mídia pode possuir características específicas de controle, incluindo a possibilidade de registrar seu armazenamento físico no acervo.

O sistema permite definir se o tipo de mídia terá controle de arquivamento, o que possibilita rastrear seu local físico de armazenamento, identificar repositórios específicos e registrar sua movimentação. Quando essa opção está habilitada, a mídia passa a ser tratada como uma unidade arquivável, com controle semelhante ao de um documento físico.

Este artigo apresenta a configuração geral de tipos de mídia e o funcionamento da opção de controle de arquivamento.

Configurar tipo de mídia

1. Acesse o menu Configuração > Tipo de mídia (AR036).

2. Clique em Incluir na barra de ferramentas para criar um novo tipo de mídia.

3. Informe um identificador para o tipo de mídia.

4. Informe o nome da mídia, conforme o formato que será utilizado pela organização (por exemplo: CD-ROM, DVD, Pendrive, HD Externo).

5. Preencha a descrição do tipo de mídia.

6. Na aba Gravação, habilite a opção “Verificação de mídia” para que as mídias do tipo sejam verificadas periodicamente. Esta verificação consiste em controlar o estado da mídia, ou seja, conferir se ela está bem conservada ou se é necessário limpar/proteger seu local de armazenamento.

7. No campo Periodicidade padrão, defina em dias, meses ou anos, o intervalo de tempo entre a realização de uma verificação e outra.

8. Habilite a opção “Gerar identificação de posição do documento na mídia” para que, quando um documento for gravado numa mídia do tipo, o sistema registre automaticamente seu posicionamento. A posição poderá ser visualizada por meio da aba Conteúdo da tela de dados da mídia ou na seção Arquivo físico > Gravação em mídia da tela de dados do documento.

9. Salve o registro para concluir a criação do tipo de mídia.

Conclusão

Após o cadastro, o tipo de mídia passa a estar disponível para uso em operações de gravação no Arquivo Físico.

Quando configurado com controle de arquivamento, o sistema permite rastrear o local físico da mídia, registrar sua movimentação e garantir a organização do acervo armazenado nesse tipo de suporte.

Essa configuração é fundamental para manter o controle de mídias que armazenam informações arquivísticas, garantindo integridade, rastreabilidade e conformidade com as práticas de gestão documental.