Registrar archivo externo
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Prerequisitos
- Acceso al menú Registro > Archivo externo (AR006).
- Permisos para creación y edición de archivos externos en Archivo Físico.
Presentación
El archivo externo se utiliza para registrar locales de almacenamiento físico que se encuentran fuera de la organización, como unidades tercerizadas, depósitos de custodia externa, centros de documentación u otros ambientes contratados exclusivamente para la guarda de documentos.
Este registro permite que el sistema controle el envío de documentos a la custodia externa, posibilitando rastrear la ubicación física, mantener el historial de movimentaciones y garantizar conformidad con el flujo de destinación final definido en la tabla de temporalidad.
Registrar archivo externo
1. Acceda al menú Registro > Archivo externo (AR006).
2. Haga clic en Modificar en la barra de herramientas.
3. Seleccione el tipo de empresa que clasificará a la transportadora.
4. Informe un identificador y un nombre para la transportadora.
5. Utilice el campo indicado para incluir la imagen que representará a la transportadora.
6. Informe la dirección de la transportadora y utilice los campos ciudad, estado, país y código postal para completar los datos.
7. Complete los campos teléfono, fax y código para registrar la información de contacto de la transportadora.
8. Informe el sitio web de la transportadora en el campo Home page, utilizando el botón para verificar si la página indicada es válida.
9. Marque la opción Lat/Long para informar los datos de la transportadora en coordenadas geográficas, o marque la opción UTM (Universal Transversa de Mercator) para informarlos en coordenadas UTM.
10. Ingrese una descripción sobre la transportadora.
11. Haga clic en Guardar para liberar las demás configuraciones.
El registro completo de empresas fue abordado en el artículo Registrar empresa y fabricante. Consulte ese artículo para más detalles, como la inclusión de contactos de la transportadora.
Conclusión
El registro de archivo externo permite controlar los locales de custodia física mantenidos fuera de la organización, garantizando trazabilidad, organización y seguridad en la gestión de los documentos enviados para destinación final.
Este registro es esencial para instituciones que utilizan servicios tercerizados de almacenamiento o que poseen unidades externas para la guarda de acervos documentales.