Cadastrar arquivo externo
Pré-requisitos
- Acesso ao menu Cadastro > Arquivo externo (AR006).
- Permissões para criação e edição de arquivos externos no Arquivo Físico.
Apresentação
O arquivo externo é utilizado para registrar locais de armazenamento físico que estão fora da organização, como unidades terceirizadas, depósitos de guarda externa, centros de documentação ou outros ambientes contratados exclusivamente para alocação de documentos.
Esse cadastro permite que o sistema registre e controle o envio de documentos à guarda externa, possibilitando rastrear a localização física, manter o histórico de movimentações e garantir conformidade com o fluxo de destinação final definido na tabela de temporalidade.
Cadastrar arquivo externo
1. Acesse o menu Cadastro > Arquivo externo (AR006).
2. Clique em Incluir na barra de ferramentas.
3. Selecione o tipo de empresa que classificará a transportadora.
4. Informe um identificador e um nome para a transportadora.
5. Utilize o local indicado para incluir a imagem que representará a transportadora.
6. Informe o endereço da transportadora e utilize os campos de cidade, estado, país e CEP para complementar os dados.
7. Preencha os campos de telefone, fax e código para inserir as informações de contato da transportadora.
8. Informe o site da transportadora no campo Home page, utilizando o botão 
para conferir se a página informada é válida.
9. Marque a opção Lat/Log para informar os dados da transportadora em coordenadas geográficas ou marque a opção UTM (Universal Transversa de Mercator) para informar os dados em coordenadas UTM.
10. Insira uma descrição sobre a transportadora.
11. Clique em Salvar para liberar as demais configurações.
O cadastro completo de empresas foi abordado no artigo Cadastrar empresa e fabricante. Acesse o artigo citado para mais detalhes, como a inclusão dos contatos da transportadora.
Conclusão
O cadastro de arquivo externo permite registrar e controlar os locais de guarda física mantidos fora da organização, garantindo rastreabilidade, organização e segurança no gerenciamento dos documentos enviados para destinação final.
Esse cadastro é essencial para instituições que utilizam serviços terceirizados de armazenamento ou possuem unidades externas para guarda de acervos documentais.