Emitir guía de transferencia
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Prerequisitos
- Documento físico registrado.
- Usuario definido como responsable.
- Acceso al menú o tarea correspondiente a la etapa configurada en la tabla de temporalidad.
Si en los Parámetros generales está habilitada la opción “Permitir emisión de la guía de transferencia por el área del usuario de registro”, la guía podrá ser emitida por cualquier usuario perteneciente a la misma área del usuario que registró el documento.
Presentación
La emisión de la guía de archivo es la etapa inicial del flujo operativo en Archivo físico después del registro del documento.
El sistema identifica automáticamente cuál es la primera etapa configurada en la tabla de temporalidad de la categoría — Corriente, Intermedio, Grabación en dispositivo multimedia o Destino final — y dirige el documento a la emisión de la guía correspondiente.
Este artículo presenta las cuatro posibilidades de emisión de guía, permitiendo que el procedimiento se realice conforme a la configuración aplicada a la categoría del documento.
Cada sección describe cómo emitir la guía para la etapa aplicable, garantizando que el documento avance correctamente en el flujo de archivo físico.
Acceda a la sección correspondiente a la primera etapa configurada en la tabla de temporalidad de su documento físico. La tabla también define el responsable y el plazo para ejecutar la guía.
- Si en Parámetros generales > Archivo físico está habilitada la opción “Al registrar el documento, enviarlo automáticamente a la tarea de archivo” y el documento está siendo enviado a su primera etapa de archivo, no se emitirá la guía de transferencia; es decir, el documento seguirá directamente al archivo.
- Si el menú accedido no corresponde a la primera etapa de archivo definida para el documento y el plazo de retención de la etapa anterior no ha vencido, la guía puede no aparecer en la lista. En tales casos, es posible anticipar la emisión. Para ello, agregue el filtro Repositorio en el panel de filtros, utilice los campos de la sección Plazo de retención para definir cuántos días de anticipación desea aplicar y haga clic en Buscar. Las guías compatibles con el período informado serán mostradas en la lista.
Emissão de guia de transferência
1. Acceda al menú o tarea correspondiente a la etapa en que la guía debe ser emitida:
- Ejecución > Emisión de guía de transferencia > Corriente (AR010) o la tarea Emisión de guía corriente.
- Ejecución > Emisión de guía de transferencia > Intermedio (AR011) o la tarea Emisión de guía intermedia.
- Ejecución > Emisión de guía de transferencia > Grabación en dispositivo multimedia (AR012) o la tarea Emisión de guía de grabación en dispositivo multimedia.
- Ejecución > Emisión de guía de transferencia > Destino final (AR013) o la tarea Emisión de guía de destino final.
2. Seleccione, en la lista de registros pendientes, el documento cuya guía será emitida. Para emitir una única guía para varios documentos, seleccione únicamente los que tengan la misma tabla de temporalidad y la misma revisión, verificándolo en las columnas Tabla de temporalidad y Revisión.
3. Haga clic en el botón 
de la barra de herramientas.
4. Analice la información presentada en la pantalla de la guía de transferencia:
- Identificador: generado automáticamente y no editable.
- Plazo: llenado conforme a la tabla de temporalidad y editable si necesita ajustar la fecha límite de recepción.
5. Complete, cuando corresponda, los campos de las pestañas disponibles:
General
- Responsable: muestra el usuario que está emitiendo la guía.
- Fecha: muestra la fecha de emisión y, después de guardar, la hora correspondiente.
- Dictamen / Parecer: registre observaciones relacionadas con la emisión.
- Recepción: campos habilitados solo en el momento en que el responsable reciba la guía.
Documento
- Visualice la categoría, identificador y título de los documentos incluidos.
- Utilice el botón de visualización para acceder a los datos del documento en SoftExpert Documento.
6. Guarde el registro. Al guardar:
- Seleccione OK para visualizar el informe de la guía y permitir la impresión.
- Seleccione Cancelar para finalizar sin visualizar el informe; en este caso, el sistema generará la tarea Recepción de guía corriente para el responsable definido.
Guía corriente
Puede ser emitida por:
- El usuario responsable del documento, o
- Cualquier usuario del mismo área (si la opción está habilitada).
Guía intermedia
La tarea será generada conforme a:
- Si la tabla de temporalidad tiene la etapa Corriente:
→ la tarea se genera para el usuario de registro (o para usuarios del mismo área si la opción está habilitada). - Si la etapa Intermedia es la primera etapa del flujo:
→ la tarea se genera para el responsable definido para la etapa Intermedia.
Guía de grabación en dispositivo multimedia
- Si la tabla de temporalidad tiene Intermedio:
→ la tarea se genera para el responsable de la etapa Intermedio. - Si no tiene Intermedio pero tiene Corriente:
→ la tarea se genera para el usuario de registro (o usuarios del área si corresponde). - Si no tiene Corriente ni Intermedio:
→ la tarea se genera para el responsable definido en Grabación en dispositivo multimedia.
Guía de destino final
- Si no tiene Intermedio pero tiene Corriente:
→ la tarea se genera para el usuario de registro (o usuarios del área). - Si no tiene Corriente ni Intermedio:
→ la tarea se genera para el responsable definido en Destino final.
Conclusión
Una vez emitida la guía correspondiente a la primera etapa definida en la tabla de temporalidad, el documento avanza a las actividades previstas en el flujo de Archivo físico. La siguiente etapa es recibir la guía de transferencia.
Este proceso garantiza que el registro avance de forma controlada, respetando plazos, responsables y procedimientos configurados para cada etapa.
Este enfoque unificado permite consultar rápidamente el procedimiento exacto para cualquier etapa inicial del archivo.