Prerequisitos

• Acceso al menú Configuración > Documento > Categoría (DC043).
• Categoría de documento con los datos generales necesarios configurados.
• Tabla de temporalidad configurada en Archivo físico.

Presentación

O controle de Arquivo Físico permite definir o ciclo de vida dos documentos em formato físico por meio da aplicação de uma tabela de temporalidade.

Ao habilitar esse recurso na categoria de documento, os registros passam a seguir etapas padronizadas de arquivamento, retenção, movimentação e disposição final, garantindo organização e rastreabilidade em todo o processo.

Essa configuração é necessária para que os documentos físicos possam ser gerenciados de forma estruturada, assegurando que cada categoria utilize a tabela de temporalidade adequada às suas características e exigências arquivísticas.

Configurar categoría con control de archivo físico

1. Acceda al menú Configuración > Documento > Categoría (DC043).

2. Seleccione una categoría previamente registrada y haga clic en .

3. Vaya a la pestaña Control y marque la opción Archivo físico para habilitarla.

4. A continuación, seleccione la tabla de temporalidad que gestionará el archivo y descarte de los documentos físicos de la categoría.

5. En el campo Plazo de confirmación de préstamo, informe el número de días que el responsable tendrá para confirmar la recepción del documento físico cuyo préstamo fue solicitado.

6. En el campo Plazo de devolución de original, informe el número de días que el responsable tendrá para devolver el documento físico que fue prestado.

7. Haga clic en para aplicar las configuraciones realizadas.

Conclusión

Después de habilitar el control de Archivo físico en la categoría de documento y asociar la tabla de temporalidad correspondiente, los documentos pasan a seguir automáticamente el flujo de archivo definido.

Con ello, etapas como archivo corriente, archivo intermedio, grabación en dispositivo multimedia y destino final se ejecutan de forma estandarizada y controlada.

El próximo paso es registrar un documento físico en SoftExpert Documento.