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Cadastrar revisão por workflow

Pré-requisitos

  • Acesso ao menu Cadastro > Revisão.
  • Acesso ao menu Gestão > Revisão.
  • O controle de revisão por workflow deve estar devidamente configurado na categoria do documento. Veja mais detalhes no artigo Configurar revisão por workflow.
  • O usuário conectado deve ter o controle "Revisar" permitido na segurança do documento. Veja mais detalhes no artigo Aplicar segurança do documento.
  • A última revisão do documento deve estar encerrada.

 

Apresentação

O cadastro de uma revisão por workflow tem como intuito organizar processos e aumentar a eficiência das tarefas que devem ser concluídas até determinado prazo.

A principal vantagem deste modelo será a liberdade de construir uma revisão personalizada que se adeque a cada caso específico.

Na etapa anterior, exemplificamos a configuração de uma revisão por workflow para o controle da entrada de recibos para determinada área corporativa; agora, veja como efetuar o cadastro desta revisão:

 

Cadastrar revisão para o controle de recibos

1. Acesse o menu Cadastro > Documento e clique no botão .

2. Na tela que será aberta, selecione uma categoria configurada com a revisão por workflow.

3. Para este exemplo, mantenha o identificador gerado automaticamente pelo sistema e o título “Recibo de venda”.

4. Clique em Salvar e aceite a solicitação do sistema para criar nova revisão.

5. Por fim, é possível ajustar algumas configurações na aba Revisão conforme desejado.

6. Feito isso, clique no botão .

 

Recursos complementares

Para esclarecer quaisquer dúvidas, confira mais detalhes sobre cada um dos campos disponíveis para revisão:

Geral

Nesta seção é possível informar o Motivo pelo qual a revisão foi criada. Os motivos apresentados estão cadastrados no menu "Configuração > Revisão > Motivo". 

Também exibe algumas informações sobre a revisão que está em andamento, tal como, identificador da revisão, situação ou etapa da revisão, data e ciclo da revisão.

O campo de identificação da revisão poderá ser alterado em qualquer etapa caso esteja configurado como "customizado".

Nesta seção Controle, é possível definir as datas programadas para início e término da revisão. As datas reais de início e término são preenchidas pelo sistema. Esta seção também apresenta o usuário responsável pela criação da revisão. O responsável pela liberação da revisão será automaticamente preenchido após o término da revisão.

Em seguida, utilize o campo Descrição para fazer observações adicionais sobre a revisão.

Utilize o campo Justificativa para evidenciar a necessidade da revisão. Caso tenha sido configurado, este campo poderá ter seu preenchimento obrigatório.

 
 

Alteração

Utilize-a para informar as alterações que foram realizadas no documento. Estas podem ser inseridas tanto pelo usuário que está cadastrando a revisão, quanto pelos elaboradores, por meio da etapa de elaboração na tarefa "Revisão de documento".

 
 

Crítica

De acordo com a etapa na qual a revisão se encontra, será possível as seguintes edições:

  • Consenso, Aprovação, Homologação ou Encerramento: O executor da revisão poderá incluir críticas referentes à revisão. Para isso, deve-se utilizar o botão e, na aba "Crítica" da tela que será aberta, descrever a crítica desejada.

 

  • Elaboração: No segundo ciclo ou posterior, o elaborador deverá informar as soluções para cada crítica registrada. Para isso, deve-se clicar no botão e, na aba "Solução" da tela que será aberta, informar a solução desejada.
 
 

Revisões

Esta seção apresenta uma listagem de todas as revisões pelas quais o documento já passou/está passando. Utilize o botão para visualizar os dados da revisão do documento selecionada na listagem.

 
 

Histórico

Permite visualizar o histórico de usuários que incluíram comentários no documento. Os comentários textuais inseridos podem ser visualizados também, por meio da seção Segurança > Comentários, da tela de dados do documento ao qual os arquivos eletrônicos comentados pertencem.

 
 

 

Conclusão

Ao finalizar o cadastro da revisão por workflow, a próxima etapa será executá-la.


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