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Configurar duração do processo

 

 

Pré-requisitos

  • Acesso ao menu Cadastro > Processo (PM022).
  • Processo previamente cadastrado.
  • Processo com fluxograma modelado.

 

Apresentação

O sistema permite delimitar um tempo de duração para o processo, garantindo sua eficiência.

A duração dos processos pode ser fixa ou variável. Veja como configurar cada uma das opções.

 

Configurar duração fixa

1. Acesse o menu Cadastro > Processo (PM022).

2. Pesquise e selecione o processo que deseja configurar a duração.

3. Clique na seta ao lado do botão e selecione a opção Dados do processo.

4. No lado esquerdo da tela, clique na aba Duração.

5. Preencha o campo Duração fixa com o tempo estimado para duração do processo.

6. Ao lado, escolha se o tempo será dado em: Horas(s)/Minutos(s), Dia(s), Semana(s) ou Mês(es).

7. Clique no botão Salvar.

Se o campo Utilizar calendário padrão estiver habilitado o calendário definido como padrão no SoftExpert Administração será utilizado para calcular o cronograma do processo.

Do contrário, no campo Calendário, selecione o calendário que será utilizado para calcular o cronograma.

Quando um processo com duração fixa é instanciado, ao encerrar o prazo de duração sua situação passará automaticamente para Em atraso.

 

 

Configurar duração variável (SLA)

A configuração da duração variável se baseia nas situações das atividades do processo, por isso, é recomendável que o fluxograma do processo esteja modelado e que as atividades tenham uma situação atribuída.

Veja um exemplo prático de como configurar a duração variável:

Conceito de SLA

SLA é a sigla de Service Level Agreement, que em português significa Acordo de Nível de Serviço. O SLA consiste num acordo entre duas partes: entre a entidade que pretende fornecer o serviço e o cliente que deseja se beneficiar deste. 

Os SLA's devem ser controlados a partir de métodos e métricas específicas, que possam garantir ao público, interessado em adquirir determinado serviço, reconhecer a qualidade dos resultados obtidos por determinada empresa ou entidade que os executa.

Pode-se dizer que o SLA se aplica em todo o setor do mercado que lida com prestação de serviços, no entanto, convencionou-se relacionar este acordo com empresas que trabalham na área de Tecnologia da Informação – TI. 

Os principais pontos do SLA podem ser resumidos em:

Definição dos resultados a serem obtidos.

Tempo de execução da atividade a ser desenvolvida.

Definir os responsáveis pelas atividades e o envolvimento que terão.

Definir as ferramentas que serão utilizadas.

Detalhar qual será a qualidade do trabalho que deverá ser entregue.

 
 

Gatilhos do SLA com relação às situações

Play: A duração das atividades, cujas situações estiverem configuradas nesta etapa, serão contabilizadas para o SLA.

Primeira resposta: Apenas uma situação poderá ser atribuída para este gatilho. Neste gatilho, deve ser arrastada a situação que está associada à uma atividade de triagem ou que corresponde a assumir o atendimento. 

Nesta etapa será calculado o tempo da primeira resposta, a qual é o tempo entre o registro do chamado até o primeiro retorno recebido pelo cliente.

Pause: Poderão ser associadas uma ou mais situações. Neste gatilho, devem ser arrastadas todas as situações associadas às atividades que não terão suas durações contabilizadas para o SLA. 

Nesta etapa o tempo não será contabilizado, pois as atividades dessas situações estão aguardando um retorno do cliente ou estão pendentes por algum outro motivo.

Stop: Poderão ser associadas uma ou mais situações. Neste gatilho, devem ser arrastadas as situações associadas às atividades que irão encerrar o SLA. Dependendo do mapeamento do processo, o atendimento poderá já ter sido encerrado, porém se dará continuidade ao fluxo do processo. 

Poderão ser associadas nesta etapa, por exemplo, as situações de atividades relacionadas com a pesquisa de satisfação do atendimento que acabou de ser realizado, além das situações associadas aos finalizadores propriamente ditos.

 

Observações:

O SLA é iniciado ao habilitar uma atividade cuja situação esteja definida na etapa Play ou Primeira resposta. A Primeira resposta começa a contar no SLA ao habilitar a atividade com a situação da etapa Primeira resposta.

Caso não haja situações associadas nas etapas Play ou Primeira resposta, o SLA começa a contar imediatamente após a inicialização do processo.

Ao executar uma atividade com a situação Primeira resposta, a respectiva etapa é encerrada, porém, se a instância voltar a ter a situação Primeira resposta, a respectiva etapa será atualizada, ou seja, voltará a contabilizar na duração do SLA.

Se não houver uma situação definida na primeira atividade do processo, o SLA será iniciado na etapa Pause.

Ao incluir uma situação no processo, ela será automaticamente incluída na etapa Play.

Ao remover uma situação do processo, e esta não esteja mais associada a qualquer etapa do processo, ela será automaticamente removida do SLA.

Ao alterar alguma configuração dos gatilhos do SLA em um processo sem controle de revisão, as alterações serão imediatamente aplicadas nas instâncias em andamento.

As configurações de SLA não estarão contidas nas importações e exportações de processos.

As configurações de SLA serão aplicadas na cópia de processos.

As configurações de SLA são mantidas nas revisões do processo.

 
 

É possível configurar um nível sem regras, entretanto, este nível será obrigatoriamente o nível padrão. Se forem adicionados novos níveis, será obrigatória a configuração de ao menos uma regra, ou seja, apenas o nível padrão poderá existir sem regras configuradas.

 

 

Conclusão

A duração do processo estará configurada. Se não forem necessárias mais configurações, clique no botão Aceitar revisão para homologar o processo.


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