Configurar controle de indexação
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Pré-requisitos
- Acesso ao menu Configuração > Documento > Categoria (DC043).
- O controle de indexação somente estará disponível para seleção se o tipo de conteúdo da categoria não for "Processo" ou se o controle "Revisão" não for marcado.
- Para a aprovação de indexação via Workflow, é necessário que os componentes Processo e Workflow façam parte das soluções adquiridas pela organização.
Apresentação
O controle de indexação de documentos permite que documentos que não têm controle de revisão tenham uma etapa a mais antes de serem homologados, ou seja, ao definir este controle, é possível estabelecer uma etapa para elaborar o documento antes de homologá-lo e disponibilizá-lo para consulta de outros usuários.
Além disso, é possível definir que a etapa extra passe por aprovação. Assim, ao finalizar a etapa de elaboração, o documento vai para aprovação, para só então ser homologado.
Para desenvolver o exemplo do fluxo, será configurado o controle de indexação em uma categoria que será usada para criar documentos de instrução de trabalho, que ensinam como utilizar um equipamento. Neste caso, o elaborador enviará o documento para o líder da equipe de documentação aprovar. O exemplo será ilustrado no GIF ao final do passo a passo.
Configurar controle de indexação
1. Acesse o menu Configuração > Documento > Categoria (DC043).
2. Selecione a categoria desejada e clique no botão 
.
3. Acesse a aba Controle.
4. Marque a seção Indexação para habilitar o controle de indexação.
5. Para que o controle de indexação inclua uma aprovação, marque a seguinte opção:
- Aprovação da indexação: Após finalizar a elaboração do documento na etapa de "Indexação", será gerada a tarefa "Aprovação de documento" para os devidos responsáveis.
Se esta opção não for marcada, após finalizar a elaboração do documento na etapa de "Indexação", ele será homologado. Neste caso, os campos descritos a seguir podem ser ignorados.
6. Após marcar a opção mencionada, serão habilitados os demais campos:
Campos de configuração da aprovação
Processo de aprovação
Selecione a opção desejada para definir como se dará a aprovação da etapa de indexação dos documentos desta categoria:
- Roteiro: A aprovação será via roteiro responsável.
- Workflow: A aprovação será via workflow.
Tipo de roteiro
Defina como será o roteiro de aprovação. As opções disponíveis para seleção irão variar de acordo com o processo de aprovação selecionado anteriormente:
Workflow: Este campo será preenchido com a opção "Fixo" e não poderá ser editado.
Roteiro: Selecione uma das seguintes opções:
- Variável: Permite que o roteiro responsável seja selecionado/alterado durante a etapa de indexação, além de permitir a edição de seus membros.
- Fixo: Permite que o roteiro responsável seja selecionado/alterado durante a etapa de indexação, não sendo possível editar seus membros.
- Fixo único: Será estabelecido um roteiro responsável padrão para todos os documentos desta categoria, ou seja, o roteiro selecionado no respectivo campo não poderá ser alterado (e nem os seus membros) durante a etapa de indexação.
Roteiro responsável
Este campo estará disponível se o processo de aprovação selecionado anteriormente for "Roteiro". Neste caso, selecione o roteiro responsável que será utilizado para a aprovação da indexação. Somente estarão disponíveis para seleção, os roteiros responsáveis de aprovação.
O preenchimento deste campo é obrigatório se o tipo de roteiro for "Fixo único". Se for selecionada outra opção de tipo de roteiro e este campo for preenchido, durante a etapa de indexação, o sistema utilizará o roteiro responsável informado, sendo possível editá-lo.
Processo
Este campo estará disponível se o processo de aprovação selecionado anteriormente for "Workflow". Neste caso, selecione o processo do SoftExpert Processo que será instanciado no componente Workflow.
O processo selecionado deve estar devidamente modelado no componente Processo. Para isso, é importante certificar-se de que:
- O processo tenha a automação com o SoftExpert Documento devidamente habilitada e configurada.
- O processo tenha dois finalizadores e na aba Aprovação de cada um deles, o resultado da aprovação está devidamente configurado.
- A modelagem do processo não contenha erros.
Permitir alterar dados do documento na aprovação: Marque esta opção para que os dados do documento possam ser editados durante a aprovação da indexação.
7. Clique no botão 
para salvar as alterações.
Conclusão
Desta maneira, basta cadastrar um documento a partir da categoria configurada para que ele passe por aprovação! Para isso, acesse o artigo Cadastrar documento com aprovação.