Configurar controle de indexação
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Pré-requisitos
- Acesso ao menu Configuração > Documento > Categoria (DC043).
- O controle de indexação somente estará disponível para seleção se o tipo de conteúdo da categoria não for "Processo" ou se o controle "Revisão" não for marcado.
- Para a aprovação de indexação via Workflow, é necessário que os componentes Processo e Workflow façam parte das soluções adquiridas pela organização.
Apresentação
O controle de indexação de documentos permite incluir uma etapa adicional no fluxo de documentos que não possuem controle de revisão, antes de sua homologação.
Ao habilitar esse controle, é possível definir uma etapa específica para elaboração do documento, garantindo que o conteúdo seja preparado e validado antes de ser homologado e disponibilizado para consulta por outros usuários.
Além disso, o sistema permite configurar essa etapa adicional para passar por aprovação. Nesse cenário, após a conclusão da elaboração, o documento é encaminhado para aprovação e somente após essa validação é homologado.
Para exemplificar esse fluxo, será configurado o controle de indexação em uma categoria utilizada para documentos de instrução de trabalho, cujo objetivo é orientar o uso de um equipamento. Nesse caso, o elaborador enviará o documento para aprovação do líder da equipe de documentação, antes da homologação.
O funcionamento desse fluxo será ilustrado no GIF apresentado ao final do passo a passo.
Configurar controle de indexação
1. Acesse o menu Configuração > Documento > Categoria (DC043).
2. Selecione a categoria desejada e clique no botão 
.
3. Acesse a aba Controle.
4. Marque a seção Indexação para habilitar o controle de indexação.
5. Para que o controle de indexação inclua uma aprovação, marque a opção Aprovação da indexação. Assim, após finalizar a elaboração do documento na etapa "Indexação", será gerada a tarefa "Aprovação de documento" para os devidos responsáveis. Se esta opção não for marcada, após finalizar a elaboração do documento na etapa "Indexação", ele será homologado. Neste caso, os campos descritos a seguir podem ser ignorados.
6. Após marcar a opção mencionada, serão habilitados os demais campos:
| Processo de aprovação |
Selecione a opção desejada para definir como se dará a aprovação da etapa de indexação dos documentos desta categoria:
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| Tipo de roteiro |
Defina como será o roteiro de aprovação. As opções disponíveis para seleção irão variar de acordo com o processo de aprovação selecionado anteriormente:
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| Roteiro responsável |
Este campo estará disponível se o processo de aprovação selecionado anteriormente for "Roteiro". Neste caso, selecione o roteiro responsável que será utilizado para a aprovação da indexação. Somente estarão disponíveis para seleção os roteiros responsáveis de aprovação. O preenchimento deste campo é obrigatório e não poderá ser editado se o tipo de roteiro for “Fixo único”. Se o tipo de roteiro não for “Fixo único”, o sistema utilizará o roteiro responsável informado neste campo durante a etapa de indexação, sendo possível editá-lo posteriormente. |
| Processo |
Este campo estará disponível se o processo de aprovação selecionado anteriormente for "Workflow". Neste caso, selecione o processo do SoftExpert Processo que será instanciado no componente Workflow. O processo selecionado deve estar devidamente modelado no componente Processo. Para isso, é importante certificar-se de que:
Permitir alterar dados do documento na aprovação: marque esta opção para que os dados do documento possam ser editados durante a aprovação da indexação. |
7. Clique no botão Salvar para encerrar a configuração.
Conclusão
Desta maneira, basta cadastrar um documento a partir da categoria configurada para que ele passe por aprovação! Para isso, acesse o artigo Cadastrar documento com aprovação.