Cancelar cópias
Pré-requisitos
- Acesso ao menu Gestão > Cópia > Cancelamento (DC013).
- Usuário com o controle Distribuir cópia habilitado na lista de segurança do documento.
Apresentação
O SoftExpert Documento permite o cancelamento de cópias impressas emitidas por meio de protocolos de cópias controladas. Essa funcionalidade é essencial para situações como a substituição de cópias danificadas, a atualização de cópias obsoletas ou o encerramento do uso de cópias que se tornaram desnecessárias.
O menu Cancelamento (DC013) é organizado em três quadrantes:
- No primeiro quadrante, são apresentados os filtros de pesquisa, que facilitam a localização dos documentos desejados.
- No segundo quadrante, são listados os documentos cadastrados no sistema, conforme as permissões do usuário conectado.
- No terceiro quadrante, é possível visualizar os postos de cópias aos quais o documento selecionado no segundo quadrante está associado, respeitando o histórico de revisões pelas quais o documento passou.
Importante destacar que o cancelamento é permitido apenas para protocolos de cópias controladas, assegurando a rastreabilidade e o controle adequado dos documentos impressos.
Cancelar cópias
1. Acesse o menu Gestão > Cópia > Cancelamento (DC013).
2. Utilize os filtros e clique em PESQUISAR para localizar o documento desejado.
3. No segundo quadrante, selecione o documento.
4. No terceiro quadrante, selecione a revisão do documento cujas cópias serão canceladas.
5. Clique no botão 
da barra de ferramentas do segundo quadrante para configurar as informações do cancelamento.
6. Na tela de dados da cópia, clique no botão 
da aba Cancelado.
7. Selecione as cópias que devem ser canceladas.
8. No campo Observações, registre informações relevantes sobre o cancelamento.
9. Clique no botão 
.
10. Na aba Envio, utilize o botão 
para visualizar os dados dos protocolos de cópias emitidos para o documento.
11. Clique no botão para finalizar o cancelamento das cópias.
Se a revisão for vigente e o número de cópias em uso for inferior à quantidade especificada para o posto de cópias nos dados do documento, o sistema gerará automaticamente a tarefa "Envio de cópias impressas" para o responsável pela distribuição. Essa tarefa tem como objetivo garantir a reposição das cópias faltantes, mantendo a quantidade definida para o posto.
Conclusão
Seguindo esse passo a passo, o protocolo de cópias impressas é cancelado de forma rápida e segura, garantindo o controle adequado das cópias físicas dos documentos. Aproveite também para conhecer a funcionalidade de inclusão de link para cancelamento de cópia diretamente na marca d’água dos documentos.