Cancelar copias
Prerrequisitos:
- Acceso al menú Gestión > Copia > Cancelación (DC013).
- Usuario con el control Distribuir copia habilitado en la lista de seguridad del documento.
Introducción
SoftExpert Documento permite cancelar copias impresas emitidas por protocolos de copias controladas. Esta funcionalidad es esencial para situaciones como la de sustituir copias dañadas, actualizar copias obsoletas o finalizar el uso de copias que se han vuelto innecesarias.
El menú Cancelación (DC013) está dividido en tres cuadrantes:
- En el primer cuadrante, son mostrados los filtros de búsqueda, que facilitan la localización de los documentos deseados.
- En el segundo cuadrante, son listados los documentos registrados en el sistema, según los permisos del usuario.
- En el tercer cuadrante, es posible visualizar los puestos de copia a los que está asociado el documento seleccionado en el segundo cuadrante, respetando el historial de revisiones que ha sufrido el documento.
Es importante resaltar que la cancelación está permitida solo para protocolos de copias controladas, asegurando la trazabilidad y el control adecuado de los documentos impresos.
Cancelar copias
1. Acceda al menú Gestión > Copia > Cancelación (DC013).
2. Utilice los filtros y haga clic en BUSCAR para localizar el documento deseado.
3. En el segundo cuadrante, seleccione el documento.
4. En el tercer cuadrante, seleccione la revisión del documento cuyas copias serán canceladas.
5. Haga clic en el botón 
de la barra de herramientas segundo cuadrante para configurar la información de cancelación.
6. En la pantalla de datos de la copia, haga clic en el botón 
de la pestaña Cancelado.
7. Seleccione las copias que deben ser canceladas.
8. En el campo Notas, registre informaciones relevantes sobre la cancelación.
9. Haga clic en el botón 
.
10. En la pestaña Envío, utilice el botón 
para visualizar los datos de los protocolos de copias emitidos para el documento.
11. Haga clic en el botón para finalizar la cancelación de las copias.
Si la revisión es la vigente y el número de copias en uso es inferior a la cantidad especificada para el puesto de copias en los datos del documento, el sistema generará automáticamente la tarea de enviar copias impresas para el responsable de la distribución. Esta tarea tiene la finalidad de garantizar la reposición de las copias faltantes, manteniendo la cantidad definida para el puesto.
Conclusión
Siguiendo este proceso paso a paso, el protocolo de copia impresa se cancela de forma rápida y segura, garantizando un control adecuado de las copias físicas de los documentos. Aproveche también para conocer la funcionalidad que permite incluir un link para cancelar copias directamente en la marca de agua de los documentos.