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Tarefas do SoftExpert Processo

 

Pré-requisito

 

Apresentação

As tarefas representam pendências do sistema das quais o usuário é responsável. Elas são utilizadas para organizar, acompanhar e controlar as ações relacionadas aos documentos ao longo de seu ciclo de vida.

As tarefas são classificadas em três categorias:

  • Execução: reúnem as pendências que o usuário deve realizar diretamente, em um prazo ou período definido.
  • Conhecimento: correspondem às tarefas em que o usuário deve confirmar a ciência sobre determinada ação, publicação ou registro.
  • Acompanhamento: englobam as tarefas pelas quais o usuário é responsável, mas cuja execução é realizada por outro usuário, permitindo o monitoramento do andamento.

Além disso, o sistema permite a transferência de tarefas, possibilitando que a responsabilidade por uma pendência seja atribuída a outro usuário, de acordo com as necessidades operacionais da organização.

Neste artigo, serão apresentadas as tarefas disponíveis no SoftExpert Processo, bem como as opções de transferência associadas a cada uma delas. Lembrando que o componente não gera tarefas de acompanhamento.

 

Execução

Quem recebe Usuários definidos como membros do roteiro responsável pela aprovação, associado à configuração da validade ou revalidação do processo em questão.
Quando Ao enviar uma revalidação para aprovação.
Finalidade Aprovar ou reprovar uma revalidação de processo.
Execução Clique aqui para saber como executar a tarefa.
Aprovação de revalidação

 

Quem recebe Responsável pelo atendimento da solicitação, definido no componente SoftExpert Solicitação.
Quando Responsável pelo atendimento da solicitação, definido no componente SoftExpert Solicitação.
Finalidade Permitir que os responsáveis atendam às solicitações de criação de processo.
Execução Clique aqui para saber como executar a tarefa.
Atendimento de solicitação

 

Quem recebe Responsável pelo atendimento da solicitação, definido no componente SoftExpert Solicitação.
Quando A etapa de emissão/aprovação (conforme configurado) for concluída pelos devidos responsáveis no componente SoftExpert Solicitação.
Finalidade Permitir que os responsáveis atendam às solicitações de revisões dos processos.
Execução Clique aqui para saber como executar a tarefa.
Atendimento de solicitação de revisão

 

Quem recebe

Modelo ISO9000: participantes associados como responsáveis por meio da aba Participante > Etapa da tela de dados da revisão do processo. Lembrando que um processo somente poderá ser revisado se o respectivo controle foi configurado no seu tipo.

Workflow: usuários definidos como executores da atividade do processo. Estes usuários devem possuir o controle de revisão habilitado no perfil de permissão no tipo de processo. Para poder editar a modelagem do processo, a situação associada à atividade deverá estar configurada com o controle "Alterar processo".

A configuração do modelo de revisão que será utilizado é estabelecida no tipo que classifica o processo.
Quando

Modelo ISO9000:

  • Elaboração: esta é a primeira etapa do processo de revisão. O elaborador deve visualizar os dados do processo e, se necessário, providenciar as alterações necessárias. Esta tarefa é gerada quando um novo processo é cadastrado no sistema, ou uma nova revisão é criada através do menu Gestão > Revisão (PM047).
  • Consenso/Aprovação/Homologação: nas etapas posteriores à elaboração, devem ser visualizadas as alterações feitas no processo pelo elaborador da revisão. Caso algum dos participantes não concorde com alguma alteração ou ainda tenha observações a fazer sobre a revisão, críticas poderão ser registradas e enviadas ao elaborador. Esta etapa é gerada quando a etapa anterior da revisão é finalizada, seguindo a ordem: Consenso > Aprovação > Homologação, caso existam os respectivos participantes configurados.
  • Encerramento: assim que o homologador encerra a revisão.

Workflow: ao iniciar uma nova revisão e, quando no fluxo do processo, chegar a vez de uma atividade ser executada.
Finalidade Permitir que os processos sejam revisados, mantendo o histórico de tudo o que foi alterado.
Execução Clique aqui para saber como executar a tarefa.
Revisão de processo

 

Quem recebe Usuários que possuem permissão de alterar ou revisar habilitada no perfil de permissão do tipo do processo.
Quando Ao expirar o tempo padrão definido na configuração da validade, associada ao tipo do processo pendente.
Finalidade Permitir que os responsáveis revisem ou revalidem o processo pendente. E permitir excluir requisitos que não são mais necessários para a organização.
Execução Clique aqui para saber como executar a tarefa.
Vencimento de processo

 

Conhecimento

Quem recebe Usuários que possuem a permissão de conhecimento concedida nos dados do processo que foi revisado.
Quando Assim que uma nova revisão do processo é concluída.
Finalidade Confirmação por parte dos interessados de que uma nova revisão do processo foi concluída.
Conhecimento de revisão

 

Transferência de tarefas

O SoftExpert Processo permite a transferência de determinadas tarefas, possibilitando que a responsabilidade pela sua execução seja atribuída a outro usuário, conforme a necessidade operacional.

Tarefas que podem ser transferidas

  • Aprovação de revalidação
  • Revisão de processo

Responsabilidade transferida

  • Responsável pelo processo

Ao realizar a transferência, a tarefa passa a constar na lista do novo responsável, que assumirá sua execução a partir desse momento.

Clique aqui para saber como transferir tarefas na nova central.

 

Conclusão

Conforme as tarefas são executadas e encerradas, deixam de aparecer na lista de registros pendentes do menu de tarefas.

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Sumário

Pré-requisito Apresentação Execução Conhecimento Transferência de tarefas Conclusão

Primeiros passos

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