Compartilhar arquivos e pastas
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Pré-requisitos
- Acesso ao menu Drive (DR001).
- Usuário conectado com permissão de editor no registro.
Apresentação
A funcionalidade de compartilhamento do SoftExpert Drive permite disponibilizar arquivos e pastas para outros usuários e equipes do sistema, com a atribuição de permissões específicas conforme o tipo de acesso desejado.
O compartilhamento interno possibilita o envio do registro para usuários, equipes, funções, áreas/funções ou unidades organizacionais, assegurando controle de acesso dentro da estrutura corporativa.
Para demonstrar esse tipo de compartilhamento dentro do cenário prático do fluxo, será compartilhada a pasta de identidade visual com a equipe de design gráfico.
Já o compartilhamento público torna o registro acessível fora da organização, permitindo que qualquer pessoa com o link tenha acesso ao conteúdo. Nesse caso, é possível definir uma data de validade para o link, garantindo que o acesso seja automaticamente encerrado após o prazo estipulado.
No contexto prático do fluxo, esse tipo de compartilhamento pode ser usado para enviar materiais gráficos ou documentos para os usuários e clientes da organização, como será ilustrado no passo a passo.
Compartilhamento interno
1. Acesse o menu Drive (DR001) na visão Meu drive.
2. Posicione o cursor do mouse sobre o arquivo ou a pasta e expanda o botão 
que será habilitado.
3. Clique na opção Compartilhar para que a tela de compartilhamento seja aberta.
4. Clique no botão Incluir para adicionar um acesso.
5. No campo Tipo de acesso, defina o grupo de usuários que terá acesso ao arquivo ou à pasta.
6. No campo Permissão, selecione se o grupo terá acesso de editor ou visualizador.
7. No painel de seleção, selecione o grupo desejado conforme o tipo de acesso escolhido.
8. Clique em Incluir.
9. Se a notificação via e-mail estiver habilitada, utilize o campo que será apresentado para personalizar a mensagem enviada para notificar o compartilhamento.
10. Utilize os botões Copiar link e Gerar QR Code para compartilhar o arquivo ou a pasta via link, ou QR Code.
11. Clique em Concluir para finalizar.
Quando uma pasta é compartilhada ou tem suas permissões alteradas, todos os registros contidos nela herdam essas permissões, além daquelas atribuídas diretamente a cada item. Da mesma forma, novos registros criados dentro da pasta também herdarão automaticamente o compartilhamento definido.
Compartilhamento público
1. Acesse o menu Drive (DR001) na visão Meu drive.
2. Posicione o cursor do mouse sobre o arquivo e expanda o botão que será habilitado.
3. Clique na opção Compartilhar para que a tela de compartilhamento seja aberta.
4. Clique no botão Incluir para adicionar um acesso.
5. No campo Tipo de acesso, selecione a opção Externo > Público.
6. Habilite a opção Definir validade para link público e informe a data até a qual será possível acessar o arquivo de forma pública.
7. Clique em Incluir para finalizar.
- Apenas arquivos podem ser compartilhados de forma pública, e seu acesso estará restrito ao modo de visualização. As pastas não podem ser compartilhadas publicamente, e as permissões de edição não estarão disponíveis nesse tipo de compartilhamento.
- Para ser possível compartilhar um arquivo externamente e baixá-lo após compartilhado, é necessário que os parâmetros gerais estejam configurados de acordo. Clique aqui para mais detalhes.
Permissões de visualizador e editor
Atualmente, estão disponíveis as permissões de visualizador e editor. Para registros do tipo arquivo, somente a permissão de visualizador pode ser atribuída. Já para registros do tipo pasta, é possível atribuir tanto a permissão de visualizador quanto a de editor.
A permissão de visualizador, permite que o usuário:
- Visualize o registro
- Faça download do registro
A permissão de editor, permite que o usuário:
- Visualize o registro
- Faça download do registro
- Compartilhe o registro
- Gerencie o acesso
- Renomeie o registro
- Crie novos registros
- Mova o registro
- Copie o registro
Conclusão
A funcionalidade de compartilhamento do SoftExpert Drive oferece opções seguras e flexíveis para a distribuição de arquivos e pastas, tanto no ambiente interno quanto externo à organização.
A definição de permissões por perfil e a possibilidade de configurar a validade de links públicos asseguram controle total sobre o acesso às informações compartilhadas.
Outras funções disponíveis, relacionadas ao compartilhamento de arquivos, podem ser acessadas abaixo: