Compartir archivos y carpetas
 |
 |
 |
 |
Prerrequisitos
- Acceso al menú Drive (DR001).
- Usuario conectado con permiso de editor en el registro.
Introducción
La funcionalidad de uso compartido en SoftExpert Drive permite que archivos y carpetas queden disponibles a otros usuarios y grupos del sistema, con la asignación de permisos específicos, según el tipo de acceso deseado.
El uso compartido interno posibilita enviar un registro a usuarios, grupos, funciones, áreas/funciones o unidades organizativas, asegurando control de acceso dentro de la estructura corporativa.
Para demostrar ese tipo de uso compartido dentro del escenario práctico del flujo, será compartida una carpeta de identidad visual con un equipo de diseño gráfico.
El uso compartido público hace el registro público fuera de la organización, permitiendo que cualquier persona con el link tenga acceso al contenido. En este caso, es posible definir una fecha de validez para el link, garantizando que el acceso sea cancelado automáticamente después del plazo definido.
En el contexto práctico del flujo, ese tipo de uso compartido se puede emplear para enviar materiales gráficos o documentos a los usuarios y clientes de la organización, como se ilustrará en el paso a paso.
Uso compartido interno
1. Acceda al menú Drive (DR001), en la vista Mi unidad.
2. Coloque el cursor del mouse sobre el archivo o la carpeta y expanda el botón 
que será habilitado.
3. Haga clic en la opción Compartir para que se abra la pantalla de uso compartido.
4. Haga clic en el botón Incluir para agregar un acceso.
5. En el campo Tipo de acceso, defina el grupo de usuarios que tendrá acceso al archivo o a la carpeta.
6. En el campo Permiso, seleccione si el grupo tendrá acceso de editor o visualizador.
7. En el panel de selección, seleccione el grupo deseado, según el tipo de acceso elegido.
8. Haga clic en Incluir.
9. Si la notificación vía e-mail está habilitada, utilice el campo que se presentará para personalizar el mensaje enviado para notificar el uso compartido.
10. Utilice los botones Copiar link y Generar QR Code para compartir el archivo o la carpeta vía link o QR Code.
11. Haga clic en Concluir para finalizar.
Cuando una carpeta es compartida o tiene sus permisos modificados, todos los registros contenidos en ella heredan esos permisos, además de aquellos asignados directamente a cada ítem. De la misma manera, nuevos registros creados dentro de la carpeta también heredarán automáticamente el uso compartido definido.
Uso compartido público
1. Acceda al menú Drive (DR001), en la vista Mi unidad.
2. Coloque el cursor del mouse sobre el archivo y expanda el botón que será habilitado.
3. Haga clic en la opción Compartir para que se abra la pantalla de uso compartido.
4. Haga clic en el botón Incluir para agregar un acceso.
5. En el campo Tipo de acceso, seleccione la opción Externo > Público.
6. Habilite la opción Definir validez para el link público e informe la fecha hasta la que será posible acceder al archivo de manera pública.
7. Haga clic en Incluir para finalizar.
- Solo archivos pueden ser compartidos de manera pública, y su acceso estará restringido al modo de visualización. Las carpetas no pueden ser compartidas publicamente, y los permisos de edición no estarán disponibles en ese tipo de uso compartido.
- Para que sea posible compartir un archivo externamente y descargarlo una vez compartido, es necesario que los parámetros generales estén configurados adecuadamente. Haga clic aquí para más detalles.
Permisos de visualizador y editor
Actualmente, están disponibles los permisos de visualizador y editor. Para registros del tipo archivo, solo se puede asignar el permiso de visualizador. Para registros del tipo carpeta, es posible asignar tanto el permiso de visualizador como el de editor.
El permiso de visualizador permite que el usuario:
- Visualice registros
- Descargue registros
El permiso de editor permite que el usuario:
- Visualice registros
- Descargue registros
- Comparta registros
- Gestione accesos
- Cambie los nombres de los registros
- Cree nuevos registros
- Mueva registros
- Copie registros
Conclusión
La funcionalidad de uso compartido en SoftExpert Drive ofrece opciones seguras y flexibles para la distribución de archivos y carpetas, tanto en el entorno interno como en el externo a la organización.
La definición de permisos por perfil y la posibilidad de configurar la validez de links públicos aseguran un control total sobre el acceso a las informaciones compartidas.
Otras funciones disponibles, relacionadas con el uso compartido de archivos, pueden ser accedidas a continuación: