Configurar importación de e-mails en SoftExpert Documento
 |
 |
Prerrequisito
- Acceso al menú SoftExpert Documento > Configuración > Importación de e-mail (DC036).
Introducción
SoftExpert Suite permite configurar la captura de e-mails enviados a una determinada cuenta, con sus respectivos adjuntos, y crear documentos a partir de ellos.
Vea cómo configurar la importación de e-mails:
Configurar importación de e-mails
1. Acceda al menú SoftExpert Documento > Configuración > Importación de e-mail (DC036).
2. Haga clic en el botón 
.
3. Informe un identificador y un nombre para la programación.
4. Siga los pasos del vídeo a continuación para configurar las informaciones:
Aunque existen algunas diferencias, las configuraciones para importar correos electrónicos es similar a las configuraciones para otras programaciones del sistema. En el siguiente vídeo, aprenderá a configurar una programación, los pasos que se muestran en él se pueden replicar en la pestaña General, al crear una importación de e-mail en el menú SoftExpert Documento > Configuración > Importación de e-mail (DC036).
Configuraciones de frecuencia y recurrencia
General
Frecuencia: seleccione la frecuencia con la que se ejecutará la programación:
- Sin recurrencia: la programación se ejecutará una sola vez; es decir, no habrá repetición.
-
Hora(s)/Minuto(s): la programación se ejecutará en intervalos de horas o minutos. Introduzca el intervalo deseado en el campo cada __ hh:mm. Por ejemplo: cada 01:15, cada 00:30, cada 03:00, etc.
No será posible seleccionar un tiempo inferior a 15 para la programación.
- Diario: la programación se ejecutará en intervalos de días. Introduzca el intervalo deseado en el campo cada __ día(s). Por ejemplo: cada 2 días, cada 5 días, etc.
- Semanal: la programación se ejecutará durante días específicos de la semana. En el campo Días de la semana, marque los días en los que se debe ejecutar la programación. Por ejemplo: todos los lunes, miércoles y viernes.
- Mensual: la programación se ejecutará en determinados meses del año. En el campo Meses, marque los meses deseados en los que se debe ejecutar la programación. Por ejemplo: marzo, junio, septiembre y noviembre.
Fin de la recurrencia: seleccione el modo en que finalizará la recurrencia de la ejecución de la programación:
- Sin fecha de fin: la recurrencia de la ejecución de la programación no tendrá un fin definido.
- Termina después de: la ejecución de la programación finaliza tras un determinado número de ocurrencias. Introduzca, en el campo Ocurrencias, la cantidad de ocurrencias límites de las ejecuciones de la programación.
- Finaliza el: la ejecución de la programación finaliza en una fecha determinada. Seleccione, en el campo Fecha, el día, mes y año en que finalizará la ejecución de la programación.
Si la opción Excluir al finalizar programación no está marcada, el registro de la programación no será eliminado después de terminar su ejecución, y aparecerá en la lista de registros.
5. En la pestaña Configuración, complete los siguientes campos:
- Protocolo: informe el protocolo de comunicación del servidor de la cuenta que tendrá los e-mails capturados.
- Servidor de e-mail: informe la dirección del servidor de la cuenta que tendrá los e-mails capturados.
- Puerto: informe el puerto del servidor de la cuenta que tendrá los e-mails capturados.
- Usuario de registro: seleccione el responsable por los documentos que serán registrados a partir de los e-mails capturados.
- Categoría: seleccione la categoría en la que serán registrados los documentos que serán generados a partir de los e-mails capturados.
- Usuario: informe el usuario de la cuenta que tendrá los e-mails capturados.
- Contraseña: informe la contraseña del usuario de la cuenta que tendrá los e-mails capturados.
6. Haga clic en el botón 
.
• Una vez ejecutada la programación y capturados los e-mails, se notificará vía correo electrónico a los remitentes que enviaron correos electrónicos a la cuenta con la información del documento registrado. Para recibir esta notificación, el remitente no necesita ser necesariamente un usuario registrado de SoftExpert Suite.
• Según las configuraciones de seguridad de upload realizadas en el menú Configuración > Sistema (CM006) de SoftExpert Configuración, algunas extensiones de archivo pueden ser bloqueadas para upload, o solo algunas extensiones serán permitidas para upload. Para importar correctamente el correo electrónico, la extensión .eml debe estar permitida.
• El contenido del e-mail capturado se convertirá a PDF y quedará disponible como archivo electrónico del documento registrado. Si el correo electrónico capturado tiene archivos adjuntos en formato TIF, TIFF, PPT, DOC, XLS, RTF, ODT, ODS, JPG, JPEG, ODP, TXT, EML, HTML o HTM, estos serán convertidos a PDF con el contenido del correo electrónico. Si el usuario utiliza CorelDRAW, los formatos AI, OS, EPS, CMX, CDR y VSD también serán convertidos a PDF.
• Los documentos generados por la captura de e-mail se pueden consultar a través del menú Documento (DC010). Los datos del documento enviado en la notificación pueden introducirse en los filtros de consulta, lo que facilita su localización.
Conclusión
La ejecución se realizará según la frecuencia de recurrencia configurada en la pestaña General.
Al guardar el registro por primera vez, el sistema verificará la cuenta y capturará los correos electrónicos de acuerdo con la configuración que haya realizado. Haga clic aquí para saber cómo probar capturas de e-mails.