Configurar importação de e-mails no SoftExpert Documento
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Pré-requisito
- Acesso ao menu SoftExpert Documento > Configuração > Importação de e-mail (DC036).
Apresentação
O SoftExpert Suite permite configurar a captura de e-mails enviados para uma determinada conta, com seus respectivos anexos, e criar documentos a partir deles.
Veja como configurar a importação de e-mails:
Configurar importação de e-mails
1. Acesse o menu SoftExpert Documento > Configuração > Importação de e-mail (DC036).
2. Clique no botão 
.
3. Informe um identificador e um nome para o agendamento.
4. Siga os passos do vídeo abaixo para configurar as informações:
Embora existam algumas diferenças, as configurações da importação de e-mails se assemelham com as configurações dos demais agendamentos do sistema. No vídeo abaixo você aprenderá a configurar um agendamento, as etapas exibidas nele podem ser replicadas na aba Geral, ao criar uma importação de e-mail no menu SoftExpert Documento > Configuração > Importação de e-mail (DC036).
Configurações de frequência e recorrência
Geral
Frequência: selecione a frequência em que a execução do agendamento será realizada:
- Sem recorrência: o agendamento será executado somente uma vez, ou seja, não terá repetição.
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Hora(s)/Minuto(s): o agendamento será executado em intervalos de horas ou minutos. Informe, no campo a cada __ hh:mm, o intervalo desejado. Por exemplo: a cada 01:15, a cada 00:30, a cada 03:00, etc.
Não será possível selecionar um tempo inferior a 15 minutos para o agendamento.
- Diário: o agendamento será executado em intervalos de dias. Informe, no campo a cada __ dia(s), o intervalo desejado. Por exemplo: a cada 2 dias, a cada 5 dias, etc.
- Semanal: o agendamento será executado em dias específicos da semana. No campo Dias da semana, marque os dias nos quais a execução do agendamento deverá ser realizada. Por exemplo: toda segunda-feira, quarta-feira e sexta-feira.
- Mensal: o agendamento será executado em determinados meses do ano. No campo Meses, marque os meses desejados nos quais a execução do agendamento deverá ser realizada. Por exemplo: março, junho, setembro e novembro.
Término da recorrência: selecione como será o término da recorrência da execução do agendamento:
- Sem data de término: a recorrência da execução do agendamento não terá fim definido.
- Termina após: a execução do agendamento termina após determinado número de ocorrências. Informe, no campo Ocorrências, a quantidade de ocorrências-limite de execuções do agendamento.
- Termina em: a execução do agendamento termina em uma determinada data. Selecione, no campo Data, o dia, o mês e o ano em que a execução do agendamento terminará.
Se a opção Excluir ao finalizar agendamento não for marcada, o registro do agendamento não será eliminado após o término de sua execução, sendo apresentado na lista de registros.
5. Na aba Configuração, preencha os seguintes campos:
- Protocolo: informe o protocolo de comunicação do servidor da conta que terá os e-mails capturados.
- Servidor de e-mail: informe o endereço do servidor da conta que terá os e-mails capturados.
- Porta: informe a porta do servidor da conta que terá os e-mails capturados.
- Usuário de cadastro: selecione o responsável pelos documentos que serão cadastrados a partir dos e-mails capturados.
- Categoria: selecione a categoria na qual serão cadastrados os documentos gerados a partir dos e-mails capturados.
- Usuário: informe o usuário da conta que terá os e-mails capturados.
- Senha: informe a senha do usuário da conta que terá os e-mails capturados.
6. Clique no botão 
.
• Após a execução do agendamento e consequente captura de e-mails, os remetentes que enviaram e-mails para a conta serão notificados via e-mail com as informações do documento cadastrado. Para receber esta notificação, o remetente não precisa ser, necessariamente, um usuário cadastrado do SoftExpert Suite.
• Conforme as configurações de segurança de upload realizadas no menu Configuração > Sistema (CM006), do SoftExpert Configuração, algumas extensões de arquivos podem estar bloqueadas para upload, ou apenas algumas extensões serão permitidas na realização do upload. Para que a importação do e-mail seja realizada com sucesso, a extensão .eml deve ser permitida.
• O conteúdo do e-mail capturado será convertido para PDF e ficará disponível como arquivo eletrônico do documento cadastrado. Se o e-mail capturado tiver anexos nos formatos TIF, TIFF, PPT, DOC, XLS, RTF, ODT, ODS, JPG, JPEG, ODP, TXT, EML, HTML ou HTM, eles serão convertidos para PDF com o conteúdo do e-mail. Se o usuário utiliza CorelDRAW, os formatos AI, OS, EPS, CMX, CDR e VSD também serão convertidos para PDF.
• Os documentos gerados pela captura de e-mail poderão ser consultados através do menu Documento (DC010). Os dados do documento enviados na notificação poderão ser informados nos filtros de consulta, facilitando sua localização.
Conclusão
A execução é realizada conforme a frequência de recorrência configurada na aba Geral.
Ao salvar o registro pela primeira vez, o sistema realizará a verificação da conta e captura dos e-mails conforme as configurações realizadas anteriormente. Clique aqui para saber como testar a captura de e-mails.