Registrar situación
Prerrequisito
- Acceso al menú Registro > Automatización > Situación (PM044).
Introducción
El sistema permite asociar situaciones a objetos de procesos con automatización, así como modificar automáticamente la situación cuando la instancia del proceso es finalizada.
Las situaciones pueden ser utilizadas en diferentes escenarios. En el contexto de SLA, por ejemplo, pueden indicar si la atención está en pausa, en marcha o finalizada. En el contexto de todo el proceso, pueden representar en qué etapa macro se encuentra el flujo.
En un proceso de pedido, por ejemplo, es posible asociar situaciones a las actividades. De esta forma, se crea un flujo de situaciones, como se ejemplifica en la figura a continuación, que representa la evolución del proceso a lo largo de sus etapas, pudiendo cada una de ellas contener diversas actividades o subprocesos.
Así, el usuario puede monitorear de forma clara en qué situación se encuentra el proceso.
Además, es posible definir una situación para la finalización del proceso, facilitando el análisis de los resultados. En un proceso de solicitud de aumento salarial, por ejemplo, se puede configurar que, en caso de que el aumento sea aprobado, el proceso se finalice con la situación "Aprobado"; en caso de que sea rechazado, con la situación "Reprobado".
De esta forma, se permite identificar cuántos workflows fueron aprobados o reprobados, sin la necesidad de acceder a cada instancia individualmente.
A continuación, vea cómo registrar las situaciones:
Registrar situación
1. Acceda al menú Registro > Automatización > Situación (PM044).
2. Haga clic en el botón 
.
3. Ingrese el identificador y el nombre de la situación.
4. En la pestaña General, seleccione el componente de la situación que se está configurando.
5. Seleccione uno de los objetos disponibles para el componente seleccionado en el campo anterior.
6. Seleccione una de las operaciones disponibles para el objeto seleccionado en el campo anterior.
7. Elija el icono que representará la situación. Utilice el botón 
para buscar el icono deseado.
8. Haga clic en el botón 
.
9. Después de guardar, en la pestaña Control, se deben seleccionar los controles que estarán disponibles para la situación.
| Componente | Objeto | Operación | Control |
| APQP/PPAP | APQP/PPAP | Revisión | Editar datos: si se marca esta opción, durante la revisión será posible editar los datos del APQP/PPAP. |
| Activo | Activo | Revisión | Editar datos: si se marca esta opción, durante la revisión será posible editar los datos del activo. |
| Auditoría | Auditoría | Proyecto de auditoría |
Editar auditor y objeto auditado: si se marca esta opción, será posible editar el auditor y el objeto auditado durante la ejecución de la actividad del proyecto de auditoría. Editar estructura de requisitos: si se marca esta opción, será posible editar la estructura de requisitos durante la ejecución de la actividad del proyecto de auditoría. Evaluar papel de trabajo: si se marca esta opción, será posible evaluar el papel de trabajo durante la ejecución de la actividad del proyecto de auditoría. Informe el resultado de la auditoría: si se marca esta opción, será posible informar el resultado de la auditoría durante la ejecución de la actividad del proyecto de auditoría. |
| Base de conocimiento | Artículo | Revisión | No hay opción de control. |
| Desempeño | Scorecard | Revisión | No hay opción de control. |
| Documento | Documento | Revisión |
Editar archivo electrónico: si se marca esta opción, durante la revisión será posible editar el archivo electrónico. Comentario: si se marca esta opción, durante la revisión será posible incluir comentarios en el documento. Modificar metadatos: si se marca esta opción, durante la revisión será posible modificar los metadatos del documento. Exigir la existencia de archivo electrónico: si se marca esta opción, para ejecutar la revisión, el sistema exigirá que el documento tenga un archivo electrónico. Exigir la visualización del archivo electrónico: si se marca esta opción, para ejecutar la revisión, el sistema exigirá que el archivo electrónico sea visualizado. Permitir agregar documento al proceso: si se marca esta opción, será posible agregar otros documentos al proceso de revisión. Situación de la marca de agua: seleccione la marca de agua que se presentará en el archivo electrónico del documento que se está revisando. |
| Documento | Documento | Aprobación | No hay opción de control. |
| Documento | Lote de captura | Verificación | No hay opción de control. |
| FMEA | FMEA | Revisión |
Editar datos: si se marca esta opción, durante la revisión será posible editar los datos del FMEA. Editar estructura: si se marca esta opción, durante la revisión será posible editar la estructura del FMEA. |
| Formulario | Formulario | Revisión |
Editar datos: si se marca esta opción, durante la revisión será posible editar los datos del formulario. Editar diseño: si se marca esta opción, durante la revisión será posible editar el modelado del formulario. |
| Insumo | Insumo | Revisión | Editar datos: si se marca esta opción, durante la revisión será posible editar los datos del insumo. |
| PDM | Ítem | Revisión |
Editar datos: si se marca esta opción, durante la revisión será posible editar los datos del ítem. Editar diseño: si se marca esta opción, durante la revisión será posible editar el archivo electrónico del ítem. |
| Proceso | Proceso | Revisión | Modificar proceso: si se marca esta opción, durante la revisión será posible editar el diagrama de flujo del proceso. |
| Encuesta | Encuesta | Revisión |
Editar datos: si se marca esta opción, durante la revisión será posible editar los datos del modelo de encuesta. Editar diseño: si se marca esta opción, durante la revisión será posible editar las preguntas del modelo de encuesta. |
| Requisito | Requisito | Revisión | No hay opción de control. |
| Requisito | Mapeo de requisito | Revisión | No hay opción de control. |
| Riesgo | Riesgo | Revisión | No hay opción de control. |
| Capacitación | Curso | Revisión | Editar datos: si se marca esta opción, durante la revisión será posible editar los datos del curso. |
| Workflow | Workflow | Instancia | No hay opción de control. |
| Workflow | Incidente | Instancia | No hay opción de control. |
| Workflow | Problema | Instancia | No hay opción de control. |
10. Haga clic en el botón 
.
Conclusión
Las situaciones registradas estarán listas para ser asociadas a las actividades del proceso.