Atender solicitud de documento
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Prerrequisitos
- SoftExpert Documento como parte de las soluciones adquiridas por la organización.
- Usuario definido como responsable de la atención de la solicitud.
- Solicitud de documento previamente emitida.
Introducción
Una vez emitida la solicitud de documento, el responsable por la atención recibirá una tarea, según el tipo de objeto y la operación descritos a continuación:
SoftExpert Documento | ||
| Tipo de objeto | Operación | Ejecución de la atención |
| Documento | Creación |
La tarea Atención de solicitud será enviada al responsable para crear, revisar, cancelar o imprimir el documento solicitado.
La solicitud de impresión es enviada al grupo responsable del puesto de copias, definido en la categoría del documento, en la sección Control > Copia impresa, o para los usuarios con el permiso de distribuir copias en la seguridad del documento. |
| Revisión | ||
| Cancelación | ||
| Impresión | ||
| Palabra clave | Esta solicitud no emite una tarea. La palabra clave es creada durante la emisión de la solicitud, a través del campo Nombre. Una vez realizada la emisión, la palabra clave quedará disponible en el menú Palabra clave (DC004) de SoftExpert Documento. | |
Es posible identificar la operación de cada tarea a través de la columna O (operación).
En este artículo, en el tópico de atender solicitud de impresión, será ilustrada la ejecución de la solicitud desarrollada durante el flujo como ejemplo.
Atender solicitud de creación
1. Acceda al menú Mis tareas > Documento > Atención de solicitud.
2. Seleccione la tarea de solicitud de creación que desea atender.
3. Haga clic en el botón 
de la barra de herramientas.
4. En el campo Categoría, seleccione una categoría con el tipo de contenido “Documento” para clasificar el documento.
5. Guarde el registro.
6. Especifique si desea crear un nuevo identificador para el documento. En caso afirmativo, el identificador se llenará de acuerdo con el estándar de identificación de la categoría.
7. Haga clic aquí y utilice las instrucciones del artículo que se abrirá para registrar el documento.
Atender solicitud de revisión
1. Acceda al menú Mis tareas > Documento > Atención de solicitud.
2. Seleccione la tarea de solicitud de revisión que desea atender.
3. Haga clic en el botón de la barra de herramientas.
4. Haga clic en OK cuando el sistema pregunte si desea crear una nueva revisión del documento o incluir la solicitud en una revisión en marcha.
5. En la pantalla de datos que se abrirá, acceda a la sección Revisión.
6. Realice los cambios deseados.
7. Guarde el registro.
Haga clic aquí para más detalles sobre la ejecución de una revisión.
Atender solicitud de cancelación
1. Acceda al menú Mis tareas > Documento > Atención de solicitud.
2. Seleccione la tarea de solicitud de cancelación que desea atender.
3. Haga clic en el botón de la barra de herramientas.
4. Informe una justificación para cancelar el documento solicitado.
5. Haga clic en Finalizar.
Atender solicitud de impresión
1. Acceda al menú Mis tareas > Documento > Atención de solicitud.
2. Seleccione la tarea de solicitud de impresión que desea atender.
3. Haga clic en el botón de la barra de herramientas.
4. En la pantalla que se abrirá, llene los datos del protocolo de copias requeridos.
5. Guarde el registro.
Haga clic aquí para acceder a instrucciones más detalladas sobre la emisión de un protocolo de copias.
Conclusión
Una vez terminada la etapa de atención de la solicitud, el siguiente paso es finalizarla.