Asociar directorio controlado
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Prerrequisitos
Directorio controlado previamente configurado.
Documento
Acceso al menú Configuración > Documento > Categoría (DC043) o Tabla de temporalidad (DC042).
Categoría de documento con control de revisión previamente configurada.
Tabla de temporalidad previamente configurada.
PDM
Acceso al menú Configuración > Ítem > Tipo de ítem (IT040).
Tipo de ítem previamente configurado.
Introducción
En este artículo, será explicado cómo asociar el directorio controlado y establecer cómo serán archivados los documentos y elementos. Vea más detalles:
Asociar directorio controlado a la categoría de documento
1. Acceda al menú Configuración > Documento > Categoría (DC043).
2. Seleccione una categoría con control de revisión habilitado y haga clic en el botón 
.
3. Vaya a la pestaña Archivo electrónico.
4. En la sección Archivo, marque la opción Directorio controlado en las etapas del documento en las que desea que sea realizado el almacenamiento de los archivos en un directorio controlado.
5. En el campo Modo de grabación, defina si los archivos electrónicos serán almacenados normalmente o en formato comprimido en cada etapa habilitada.
6. En el campo Ruta, asocie el directorio controlado en el que los archivos electrónicos serán almacenados en cada etapa habilitada.
Es posible crear una carpeta diferente para cada etapa. En este caso, a medida que la situación de los documentos va cambiando, por ejemplo, como cuando se crea una nueva revisión y la anterior deja de ser la vigente, los archivos electrónicos serán copiados en la carpeta correspondiente a la situación en la que se encuentra el documento.
7. En el campo Bloquear de cada etapa, indique si desea bloquear la inclusión o exclusión de los archivos electrónicos en el documento durante la etapa.
8. Haga clic en el botón 
para finalizar la asociación del directorio a la categoría.
Haga clic aquí para aprender a configurar los demás datos de la pestaña Archivo electrónico de la categoría de documento.
Asociar directorio controlado a la tabla de temporalidad
1. Acceda al menú Configuración > Documento > Tabla de temporalidad (DC042).
2. Seleccione la tabla de temporalidad deseada y haga clic en el botón .
3. En la pestaña Corriente, marque la opción Directorio controlado.
4. En el campo Modo de grabación, defina si los archivos electrónicos serán almacenados normalmente o en formato comprimido.
5. En el campo Ruta, asocie el directorio controlado en el que los archivos electrónicos serán almacenados.
6. Haga clic en el botón para finalizar la asociación del directorio a la tabla.
- Haga clic aquí para saber cómo funciona una tabla de temporalidad y cómo configurar sus otros datos.
- Haga clic aquí para aprender a registrar una categoría de documento.
- A tabela de temporalidade é associada às categorias de documento sem controle de revisão.
Asociar directorio controlado al tipo de ítem.
1. Acceda al menú Configuración > Ítem > Tipo de ítem (IT040).
2. Seleccione la categoría deseada y haga clic en el botón .
3. Vaya a la pestaña Archivo electrónico.
4. En la subpestaña Archivo, marque la opción Directorio controlado para que los archivos electrónicos sean almacenados en directorios controlados.
5. En el campo Modo de grabación, seleccione si los archivos serán almacenados normalmente o en formato comprimido.
6. En el campo Ruta, asocie el directorio controlado en el que los archivos electrónicos serán almacenados.
7. En la sección Bloquear, indique si desea bloquear la inclusión o exclusión de archivos electrónicos al registrar el ítem.
Estos campos solo estarán disponibles para selección si la revisión de los ítems de este tipo es controlada por el sistema.
8. Haga clic en el botón para finalizar la asociación del directorio al tipo de ítem.
Conclusión
Al finalizar la asociación, ¡los ítems y documentos con el tipo o categoría tendrán sus archivos electrónicos debidamente almacenados en el directorio controlado!