Associar diretório controlado
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Pré-requisitos
Documento
- Acesso ao menu Configuração > Documento > Categoria (DC043) ou Tabela de temporalidade (DC042).
- Categoria de documento com controle de revisão previamente configurada.
- Tabela de temporalidade previamente configurada.
PDM
- Acesso ao menu Configuração > Item > Tipo de item (IT040).
- Tipo de item previamente configurado.
Apresentação
Neste artigo, será abordado como associar o diretório controlado e estabelecer como serão arquivados os arquivos eletrônicos dos documentos e itens. Veja mais detalhes:
Associar diretório controlado à categoria de documento
1. Acesse o menu Configuração > Documento > Categoria (DC043).
2. Selecione uma categoria com controle de revisão habilitado e clique no botão 
.
3. Acesse a aba Arquivo eletrônico.
4. Na seção Arquivamento, marque a opção Diretório controlado nas etapas do documento em que deseja que o armazenamento dos arquivos eletrônicos seja feito em um diretório controlado.
5. No campo Modo de gravação, defina se os arquivos eletrônicos serão armazenados normalmente ou em forma comprimida em cada etapa habilitada.
6. No campo Caminho, associe o diretório controlado em que os arquivos eletrônicos serão armazenados em cada etapa habilitada.
Para cada etapa pode ser criada uma pasta diferente. Neste caso, conforme a situação dos documentos for sendo alterada, como quando é criada uma nova revisão e a anterior deixa de ser a vigente, os arquivos eletrônicos serão copiados para a pasta correspondente à situação na qual o documento se encontra.
7. No campo Bloquear de cada etapa, indique se deseja bloquear a inclusão ou exclusão de arquivos eletrônicos no documento durante a etapa.
8. Clique no botão 
para finalizar a associação do diretório à categoria.
Clique aqui para aprender a configurar os demais dados da aba Arquivo eletrônico da categoria de documento.
Associar diretório controlado à tabela de temporalidade
1. Acesse o menu Configuração > Documento > Tabela de temporalidade (DC042).
2. Selecione a tabela de temporalidade desejada e clique no botão .
3. Na aba Corrente, marque a opção Diretório controlado.
4. No campo Modo de gravação, defina se os arquivos eletrônicos serão armazenados normalmente ou em forma comprimida.
5. No campo Caminho, associe o diretório controlado em que os arquivos eletrônicos serão armazenados.
6. Clique no botão para finalizar a associação do diretório à tabela.
- Clique aqui para saber como uma tabela de temporalidade funciona e como configurar os seus outros dados.
- Clique aqui para aprender a cadastrar uma categoria de documento.
- A tabela de temporalidade é associada à categorias de documento sem controle de revisão.
Associar diretório controlado ao tipo de item
1. Acesse o menu Configuração > Item > Tipo de item (IT040).
2. Selecione a categoria desejada e clique no botão .
3. Acesse a aba Arquivo eletrônico.
4. Na subaba Arquivamento, marque a opção Diretório controlado para que os arquivos eletrônicos sejam armazenados em diretórios controlados.
5. No campo Modo de gravação, selecione se os arquivos serão armazenados normalmente ou em forma comprimida.
6. No campo Caminho, associe o diretório controlado em que os arquivos eletrônicos serão armazenados.
7. Na seção Bloquear, indique se deseja bloquear a inclusão ou exclusão de arquivos eletrônicos no momento de registrar o item.
Estes campos somente estarão disponíveis para seleção se a revisão dos itens deste tipo for controlada pelo sistema.
8. Clique no botão para finalizar a associação do diretório ao tipo de item.
Conclusão
Ao finalizar a associação, os itens e os documentos com o tipo ou a categoria terão seus arquivos eletrônicos devidamente armazenados no diretório controlado!