Configurar directorio controlado
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Prerrequisito
- Administración: acceso al menú Configuración > Archivo electrónico > Directorio controlado (AD029).
- Documento: acceso al menú Configuración > Documento > Directorio controlado (DC040).
- PDM: acceso al menú Configuración > Ítem > Directorio controlado (IT037).
Introducción
Al registrar un directorio controlado, es posible configurarlo definiendo sus servidores. Hay tres tipos de servidores disponibles: Amazon S3, Servidor local y Servidor externo.
Vea más detalles a continuación:
Configurar directorio controlado
1. Acceda al menú de configuración del directorio controlado.
2. Haga clic en el botón 
de la barra de herramientas.
3. En la pantalla que se abrirá, informe un identificador y un nombre para el directorio controlado.
4. Haga clic en el botón 
para habilitar todas las pestañas.
5. En la pestaña General, haga clic en el botón para agregar un servidor al directorio controlado.
6. En la pantalla que se abrirá, informe un identificador y un nombre para el servidor.
7. Complete los demás campos según el tipo de servidor que desea configurar:
Servidor local
Para configurar un servidor local, basta llenar el campo Ruta. No es necesario llenar ningún otro campo.
Ruta: en este campo, informe la ruta de acceso a un servidor local si el servidor no es externo y no es un repositorio de Amazon S3.
La opción Utilizar como estándar aparecerá marcada por el sistema y no se puede editar.
No debe introducir una ruta que lleve a una carpeta dentro de la instalación de SoftExpert Suite, porque si necesita hacer la desinstalación por cualquier razón, esta carpeta será eliminada junto por el desinstalador.
Amazon S3
Este tipo de servidor se puede utilizar si se ha configurado que el almacenamiento de los archivos electrónicos será realizado en el repositorio Amazon S3 en el menú Configuración > Sistema (CM006) del componente Configuración.
Ruta: ingrese la estructura de directorios dentro del bucket. El nombre del bucket no debe ser informado en la ruta.
Amazon S3: marque esta opción para indicar que el almacenamiento será en el repositorio Amazon S3.
Categoría de almacenamiento: seleccione la opción que se utilizará para determinar cómo se cobrará el servidor: STANDARD, STANDARD_IA o ONEZONE_IA.
La opción Utilizar como estándar aparecerá marcada por el sistema y no se puede editar.
La opción Amazon S3 solo aparecerá si se han realizado las debidas parametrizaciones para el almacenamiento en el repositorio Amazon S3 en el componente Configuración. Haga clic aquí para saber cómo configurar este tipo de almacenamiento.
Servidor externo
Este recurso permite tener servidores de archivos en diferentes ubicaciones, agilizando la visualización de los archivos electrónicos en el entorno donde más se utilizan:
Ruta: ingresa la ruta de acceso al servidor del directorio controlado.
Servidor externo: marque esta opción para indicar que el servidor es externo.
Servidor: ingrese la dirección del servidor externo.
Puerto: informe el puerto del servidor externo.
Intervalo: informe, en los campos De y Hasta, el intervalo de las direcciones IP que podrán acceder al servidor que se está registrando. Cuando el usuario visualiza un archivo electrónico, el sistema comprueba por la IP de la máquina del usuario cuál es el servidor que tiene la IP en el intervalo configurado para utilizar el servidor. Si la IP de la máquina del usuario no está en ningún intervalo configurado, el sistema utilizará el servidor predeterminado. Si el servidor que se está configurando no es el predeterminado, el llenado del intervalo será requerido.
Utilizar como estándar: si hay más de un servidor configurado para el directorio, esta opción estará disponible para edición. En este caso, manténgala marcada para definir que el servidor sea el predeterminado del directorio controlado. Desmárquela para indicar que el servidor no es el predeterminado del directorio controlado.
8. Haga clic en el botón 
para finalizar la inclusión del servidor en el directorio controlado.
9. En la parte inferior de la pestaña General, marque la opción Permitir realizar la copia online entre servidores para que, cuando el usuario conectado consulte el archivo electrónico de un documento que no se encuentra en su servidor o en el servidor estándar, el sistema copie el documento para el servidor del usuario, permitiendo la visualización del archivo electrónico. De lo contrario, al intentar visualizar el archivo electrónico, el sistema mostrará el mensaje "El archivo no está disponible, intente más tarde".
9. Marque la opción Permitir la visualización del servidor estándar si el archivo no está sincronizado para poder ver el archivo desde el servidor estándar, aunque el archivo no esté sincronizado. De lo contrario, al intentar visualizar el archivo electrónico, el sistema mostrará el mensaje "El archivo no está disponible, intente más tarde".
- Durante la revisión del documento, el sistema siempre utilizará el servidor estándar para buscar y guardar los archivos electrónicos, garantizando que no sea utilizado un archivo desactualizado. Con eso, no es necesario crear varios servidores y rutinas para la replicación de los directorios de las revisiones en marcha.
- En la asociación de un nuevo archivo electrónico, el archivo siempre será almacenado en el servidor estándar. Si la opción "Permitir realizar la copia online entre servidores" no está marcada, el usuario que acaba de asociar el archivo no podrá visualizarlo hasta que se realice la sincronización.
10. Después de realizar las configuraciones necesarias, finalice el registro del directorio controlado haciendo clic en el botón .
Conclusión
Ahora que el directorio controlado está debidamente configurado, el siguiente paso es asociarlo al objeto deseado.
En la pestaña Componente, son presentados los componentes de SoftExpert Suite que utilizan el directorio controlado.
Cuando desee utilizar el mismo directorio en varios componentes, puede asociar directorios de otros componentes a través de la asociación de registro existente, disponible junto al botón de inclusión en el registro de directorio controlado, o a través del componente Administración.