¿Cómo utilizar las variables en SoftExpert Documento?
Prerrequisitos
- Documento en una categoría configurada con conversión a .pdf.
- Archivo en el formato .docx.
Introducción
La utilización de variables en SoftExpert Documento permite que el sistema ingrese información de manera automática en los archivos, eliminando la necesidad de editar cada campo manualmente.
Esta funcionalidad contribuye para la estandarización de contenidos, reduce el tiempo dedicado a escribir y agiliza la elaboración de documentos, especialmente en escenarios de alto volumen.
Además, las variables pueden aplicarse a tablas, posibilitando la generación dinámica de líneas, según la cantidad de datos disponibles.
De este modo, se puede crear un único modelo de documento y dejar que el sistema expanda la tabla automáticamente, contemplando todos los registros necesarios.
Entre los ejemplos de aplicación, se destacan las tablas con la lista de involucrados en la revisión, el historial de modificaciones, entre otros.
Este recurso es exclusivo para clientes que utilizan la plataforma en la nube de SoftExpert Suite.
Utilizar variables en el documento
1. Acceda a la pestaña Archivo electrónico de un documento y haga clic en el botón Ver variables disponibles.
En esta pantalla, es posible visualizar los datos de las siguientes columnas:
- Variable: presenta la variable que deberá ser copiada para dentro del archivo .docx para que sea llenada automáticamente. Ejemplo de su formato: {d.document.author}.
- Descripción: describe qué representa la variable. En el ejemplo {d.document.author}, representa el autor del documento.
- Tipo de dato: informa si el dato es un texto, una lista, una fecha, entre otros.
- Acciones: muestra el botón que permite copiar la variable.
2. Haga clic en el botón Copiar de una variable y péguela en el archivo .docx. Por ejemplo, si desea incluir la variable de autor del documento dentro del archivo, puede construir el texto de la siguiente manera: "Autor del documento: {d.document.author}."
3. Asocie el archivo .docx al documento.
4. En la columna Acciones del archivo asociado, haga clic en Más y en Listar variables del archivo.
- Cuando se utiliza esta opción, el sistema realiza un barrido en el archivo .docx para identificar todas las variables, reportando cuáles están correctas y para cuáles no se han encontrado correspondencias.
- Si el archivo presenta variables no compatibles, vuelva a hacer clic en la opción Ver variables disponibles y verifique si la variable ha sido copiada correctamente. Si es necesario, borre la variable de su archivo y péguela nuevamente. Asegúrese de que está igual a la variable presentada en el sistema.
5. Ahora, cuando su archivo sea convertido a .pdf de forma automática o manual, las variables serán llenadas con el valor identificado por el sistema.
Recursos avanzados
La gran ventaja de utilizar estas variables es la posibilidad de crear tablas dentro de su archivo .docx, para que las líneas sean generadas automáticamente, según la cantidad de datos disponibles. Vea algunos ejemplos e instrucciones:
Ejemplo 1: Lista de elaboradores del documento
Para tener una tabla de este tipo en el archivo:
| Elaborador | Área | Función | Fecha | Hora |
| José Antonio | Calidad | Analista II | 07/02/2025 | 12:31:12 |
| María Celeste | Producción | Supervisor | 17/02/2025 | 11:22:22 |
| Ana Isabel | Calidad | Coordenador | 09/03/2025 | 17:20:45 |
| Juan García | Desarrollo | Director | 18/03/2025 | 20:46:56 |
Configure las variables como se muestra a continuación:
| Elaborador | Área | Función | Fecha | Hora |
| {d.document.revision.drafter[i].userName} | {d.document.revision.drafter[i].department} | {d.document.revision.drafter[i].function} | {d.document.revision.drafter[i].date} | {d.document.revision.drafter[i].time} |
| {d.document.revision.drafter[i+1].userName} | {d.document.revision.drafter[i+1].department} | {d.document.revision.drafter[i+1].function} | {d.document.revision.drafter[i+1].date} | {d.document.revision.drafter[i+1].time} |
Ejemplo 2: Lista con todos los participantes de la revisión
También es posible construir una tabla de este tipo:
| Participante | Fecha | Hora | Usuario | Área | Función |
| Elaborador | 07/02/2025 | 12:31:12 | José Antonio | Calidad | Analista II |
| Consensador | 17/02/2025 | 11:22:22 | María Celeste | Producción | Supervisor |
| Consensador | 17/02/2025 | 15:45:23 | Ana Isabel | Calidad | Coordenador |
| Aprobador | 09/03/2025 | 09:34:33 | María Celeste | Producción | Supervisor |
| Aprobador | 10/03/2025 | 14:23:44 | Ana Isabel | Calidad | Coordenador |
| Homologador | 18/03/2025 | 20:46:56 | Juan García | Desarrollo | Director |
Para ello, configure las variables como se muestra a continuación:
| Participante | Fecha | Hora | Usuario | Área | Función |
| Elaborador | {d.document.revision.drafter[i].date} | {d.document.revision.drafter[i].time} | {d.document.revision.drafter[i].userName} | {d.document.revision.drafter[i].department} | {d.document.revision.drafter[i].function} |
| {d.document.revision.drafter[i+1].date} | {d.document.revision.drafter[i+1].time} | {d.document.revision.drafter[i+1].userName} | {d.document.revision.drafter[i+1].department} | {d.document.revision.drafter[i+1].function} | |
| Consensador | {d.document.revision.reviewer[i].date} | {d.document.revision.reviewer[i].time} | {d.document.revision.reviewer[i].userName} | {d.document.revision.reviewer[i].department} | {d.document.revision.reviewer[i].function} |
| {d.document.revision.reviewer[i+1].date} | {d.document.revision.reviewer[i+1].time} | {d.document.revision.reviewer[i+1].userName} | {d.document.revision.reviewer[i+1].department} | {d.document.revision.reviewer[i+1].function} | |
| Aprobador | {d.document.revision.approver[i].date} | {d.document.revision.approver[i].time} | {d.document.revision.approver[i].userName} | {d.document.revision.approver[i].department} | {d.document.revision.approver[i].function} |
| {d.document.revision.approver[i+1].date} | {d.document.revision.approver[i+1].time} | {d.document.revision.approver[i+1].userName} | {d.document.revision.approver[i+1].department} | {d.document.revision.approver[i+1].function} | |
| Homologador | {d.document.revision.releaser[i].date} | {d.document.revision.releaser[i].time} | {d.document.revision.releaser[i].userName} | {d.document.revision.releaser[i].department} | {d.document.revision.releaser[i].function} |
| {d.document.revision.releaser[i+1].date} | {d.document.revision.releaser[i+1].time} | {d.document.revision.releaser[i+1].userName} | {d.document.revision.releaser[i+1].department} | {d.document.revision.releaser[i+1].function} |
Ejemplo 3: Historial de modificaciones
Es posible mostrar una tabla con el historial de modificaciones, como presenta el ejemplo a continuación:
| Fecha | Usuario | Modificación | Ubicación | Revisión |
| 07/02/2025 | Ana Isabel | Modificado el título de la sección. | Página 1 | 01 |
| 17/02/2025 | Juan García | Incluidos los nuevos requisitos referentes a la seguridad de la información. | Páginas 10 y 11 | 01 |
| 09/03/2025 | José Antonio | Corregido un error tipográfico. | Página 22 | 01 |
| 18/03/2025 | María Celeste | Logo modificada con la nueva identidad de la empresa. | Todas las páginas | 01 |
Para ello, configure las variables como se muestra a continuación:
| Fecha | Usuario | Modificación | Ubicación | Revisión |
| {d.document.revision.changeHistory[i].date} | {d.document.revision.changeHistory[i].userName} | {d.document.revision.changeHistory[i].description} | {d.document.revision.changeHistory[i].location} | {d.document.revision.changeHistory[i].revisionId} |
| {d.document.revision.changeHistory[i+1].date} | {d.document.revision.changeHistory[i+1].userName} | {d.document.revision.changeHistory[i+1].description} | {d.document.revision.changeHistory[i+1].location} | {d.document.revision.changeHistory[i+1].revisionId} |
Caracteres especiales
Evite colocar caracteres especiales en los identificadores de atributos, actividades de Workflow y campos de formulario.
Las variables siguen un formato estandarizado y representan los datos del documento. Vea algunos ejemplos:
Autor del documento: {d.document.author}
Categoría del documento: {d.document.category.name}
Atributos del documento: {d.document.attribute.atributo}
En el caso anterior, "atributo" siempre será sustituido por el identificador del atributo registrado en el sistema. Por lo tanto, ¡preste especial atención!
Cuando se utiliza el formato {d.document.attribute.atributo}, es importante que el identificador del atributo no contenga caracteres especiales, como ! @ # $ % ^ & * ( ) + = [ ] { } ; : ' " , . < > / ? \ | y espacios.
Esto se debe a que el sistema interpreta los caracteres como una separación de niveles dentro del objeto, o también como alguna función que se debe ejecutar. Es decir, si usted registra un atributo con el identificador mi.atributo, por ejemplo, el sistema puede entender que está intentando acceder a algo como d.document.attribute.mi.atributo, generando una falla en la conversión.
Esta misma recomendación se aplica a las actividades de Workflow y a los campos de formulario.
Buenas prácticas
- Utilice identificadores de atributos, actividades de Workflow y campos de formulario sin caracteres especiales.
- Realice siempre una prueba en el archivo tras incluir las variables para garantizar que el llenado está correcto.
Preguntas frecuentes
1. ¿Necesito memorizar las variables?
No. Siempre puede tener a mano la lista completa de las variables al acceder a la pestaña de archivo electrónico de un documento y hacer clic en el botón "Ver variables disponibles".
2. ¿Puedo utilizar las variables sin las llaves {} o en otro formato?
No. El llenado solamente funcionará si la variable dentro del archivo esté idéntica a la que se muestra al hacer clic en el botón "Ver variables disponibles".
3. ¿Puedo utilizar una variable que no se muestra en "Ver variables disponibles"?
No. Como ha sido comentado anteriormente, solo se pueden utilizar las variables que ya están disponibles.
4. La categoría del documento no tiene la configuración de conversión a .pdf, ¿puedo utilizar las variables a pesar de eso?
No. Las variables se llenan durante la conversión a .pdf. Por ello, sin la conversión, no ocurrirá el llenado de las variables.
5. ¿Puedo utilizar docvariables y variables dentro del mismo archivo?
Sí. Si ya tiene la configuración de metadados en la categoría, pero desea utilizar algún recurso nuevo de las variables, puede efectivamente utilizar las dos formas dentro de su archivo. Durante el proceso de conversión, las docvariables y las variables serán llenadas.
6. ¿Las variables también funcionan para archivos con otros formatos, como .doc o .xlsx?
No. El llenado de las variables será aplicado únicamente a los archivos con la extensión .docx.
7. ¿Puedo utilizar la misma variable más de una vez dentro del archivo?
Sí. Puede utilizar tantas veces como desee.
8. ¿Qué ocurre si no hay dados a llenar en la variable? Por ejemplo, agregué una variable de un campo de un formulario, pero este campo está en blanco, no se llenó.
La variable será sustituida por un espacio en blanco.
9. ¿Qué ocurre si mi documento tiene una variable de un atributo que no está asociado a mi documento?
Por medio de la opción “Listar variables del archivo”, es posible visualizar cada una de las variables que se encuentran dentro del archivo. Esta opción está presente en la columna “Acciones”, en los archivos de la pestaña “Archivo electrónico” del documento. Con esta opción, también es posible identificar cuáles de las variables no tienen correspondencia dentro del sistema. Entonces, si usted tiene una variable que hace referencia a un atributo que ya no está asociado al documento, puede identificarla con la opción “Listar variables del archivo” y luego editar el archivo para hacer el ajuste necesario.
10. ¿Qué ocurre si tengo una tabla de aprobadores, pero mi documento no tiene la etapa de aprobación?
Su tabla quedará en blanco.
Conclusión
El recurso de variables aumenta la flexibilidad y la automatización en SoftExpert Documento, proporcionando más precisión, estandarización y ahorro de tiempo en la elaboración de documentos.
Al utilizar variables en campos o tablas, el usuario asegura que la información se actualice de manera consistente y confiable, haciendo que el proceso sea más eficiente y menos susceptible a errores manuales.