¿Cómo utilizar el recurso de copia electrónica?
Prerrequisitos
- Acceso al menú Configuración > Documento > Categoría (DC043).
- Licencia Full Manager para configurar la distribución de copias electrónicas en la categoría.
- Permiso de conocimiento para ejecutar la tarea de conocimiento de publicación.
- Permiso de evaluación de aplicabilidad para ejecutar la tarea de evaluación de aplicabilidad.
Introducción
El recurso de copia electrónica permite controlar la distribución de los documentos publicados por medio de la emisión de tareas de conocimiento de publicación.
Este recurso se configura por categoría de documento y tiene como objetivo asegurar que todos los usuarios involucrados reciban una copia electrónica de los archivos asociados a los documentos publicados.
Por medio de la tarea de conocimiento, el sistema registra la toma de conocimiento de los usuarios sobre el contenido proporcionado, contribuyendo a la trazabilidad, la comunicación interna y el cumplimiento de requisitos organizativos relacionados con la divulgación de documentos.
En este artículo, se presentará cómo utilizar el recurso de copia electrónica y cómo actúa en el proceso de publicación de los documentos.
Operar el recurso de copia electrónica
Vea el vídeo a continuación y aprenda a configurar el recurso en la categoría, ejecutar las tareas de conocimiento de publicación y realizar la evaluación de aplicabilidad de las copias electrónicas.
Aunque todas las operaciones necesarias para utilizar la copia electrónica se han contemplado en el vídeo anterior, la ejecución de las tareas Conocimiento de publicación y Evaluación de aplicabilidad se han separado en sus propios artículos para responder a preguntas específicas. Consúltelos, si es necesario:
Conclusión
Al utilizar el recurso de copia electrónica, SoftExpert Documento garantiza que los documentos publicados sean distribuidos de forma controlada y trazable a los usuarios involucrados.
Este mecanismo fortalece la comunicación organizativa, asegura el registro de conocimiento sobre los documentos y contribuye a la conformidad con las políticas internas y los requisitos de auditoría.
Con la configuración adecuada de la categoría, el recurso de copia electrónica pasa a integrar el flujo de publicación, apoyando la gestión eficiente y transparente de los documentos en el sistema.