Como usar o recurso de cópia eletrônica
Pré-requisitos
- Acesso ao menu Configuração > Documento > Categoria (DC043).
- Licença Full Manager para configurar a distribuição de cópias eletrônicas na categoria.
- Permissão de conhecimento para executar a tarefa de conhecimento de publicação.
- Permissão de avaliação de aplicabilidade para executar a tarefa de avaliação de aplicabilidade.
Apresentação
O recurso de cópia eletrônica permite controlar a distribuição dos documentos publicados por meio da emissão de tarefas de conhecimento de publicação.
Esse recurso é configurado por categoria de documento e tem como objetivo assegurar que todos os usuários envolvidos recebam uma cópia eletrônica dos arquivos associados aos documentos publicados.
Por meio da tarefa de conhecimento, o sistema registra a ciência dos usuários sobre o conteúdo disponibilizado, contribuindo para a rastreabilidade, a comunicação interna e o cumprimento de requisitos organizacionais relacionados à divulgação de documentos.
Neste artigo, será apresentado como utilizar o recurso de cópia eletrônica e como ele atua no processo de publicação dos documentos.
Operar o recurso de cópia eletrônica
Assista ao vídeo abaixo e aprenda como configurar o recurso na categoria, executar as tarefas de conhecimento de publicação e realizar a avaliação de aplicabilidade das cópias eletrônicas.
Apesar de todas as operações necessárias para usar a cópia eletrônica terem sido abordadas no vídeo acima, a execução das tarefas Conhecimento de publicação e Avaliação de aplicabilidade foram separadas em artigos próprios para atender dúvidas pontuais. Consulte-os, se necessário:
Conclusão
Ao utilizar o recurso de cópia eletrônica, o SoftExpert Documento garante que os documentos publicados sejam distribuídos de forma controlada e rastreável aos usuários envolvidos.
Esse mecanismo fortalece a comunicação organizacional, assegura o registro de ciência sobre os documentos e contribui para a conformidade com políticas internas e requisitos de auditoria.
Com a configuração adequada da categoria, o recurso de cópia eletrônica passa a integrar o fluxo de publicação, apoiando a gestão eficiente e transparente dos documentos no sistema.