Cancelar archivo
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Prerrequisitos
- Acceso al menú Gestión > Cancelación de archivo (AR028).
- Archivo previamente registrado en el sistema.
- Permiso de gestión para cancelar operaciones de archivo en el Archivo físico.
Presentación
La cancelación de archivo es una operación utilizada para deshacer un archivo registrado incorrectamente en el sistema. Esta funcionalidad permite corregir situaciones en las que un documento fue archivado en la etapa equivocada, en el repositorio incorrecto o por un error operativo.
Al cancelar el archivo, el documento regresa al estado anterior a la operación cancelada, permitiendo que el flujo correcto sea retomado — sea para reenviar el documento a la etapa adecuada del archivo físico o para ajustar información antes de continuar en el flujo de la tabla de temporalidad.
Esta funcionalidad está restringida a usuarios autorizados, garantizando que solo los responsables de la gestión archivística puedan ejecutar esta acción.
Cancelar el archivo
1. Acceda al menú Gestión > Cancelación de archivo (AR028).
2. En el panel de filtros de búsqueda, localice el filtro Lugar de almacenamiento.
3. En el campo Área, haga clic en el botón 
para abrir la jerarquía de áreas registradas en el componente SoftExpert Administración.
4. Localice y seleccione el área de la organización deseada.
5. Para utilizar el área del usuario conectado, haga clic en el botón 
.
6. Seleccione, en la lista de resultados, el registro cuyo archivo será cancelado.
7. Haga clic en el botón 
en la barra de herramientas.
8. Confirme el mensaje del sistema. Después de confirmar:
- El archivo será deshecho.
- El documento regresará a la situación anterior al archivo cancelado.
- El flujo podrá ser corregido, permitiendo el archivo adecuado posteriormente.
- Los documentos archivados presentados en la lista de registros varían conforme al área seleccionada en el filtro de búsqueda "Lugar de almacenamiento", es decir, se exhibirán los documentos almacenados en los repositorios pertenecientes a los lugares de almacenamiento que se encuentran en el área informada. Por defecto, el filtro es completado por el sistema con el área a la que pertenece el usuario conectado; sin embargo, es posible editarla.
- Es posible utilizar el botón de visualización de la barra de herramientas para consultar los datos del documento del archivo.
Conclusión
La cancelación de archivo permite corregir inconsistencias y recuperar documentos archivados de forma equivocada, garantizando la integridad del flujo documental en el Archivo físico.
Al deshacer la operación incorrecta, el sistema restablece la condición adecuada del documento, permitiendo que siga correctamente hacia la etapa de archivo prevista en la tabla de temporalidad.
Esta operación contribuye a la precisión del acervo físico y refuerza el control de los movimientos documentales, asegurando conformidad y trazabilidad en todo el proceso de gestión archivística.