Cancelar archivo
Este contenido se tradujo mediante inteligencia artificial. Para solicitar una revisión, envíe un correo electrónico a documentacao_se@softexpert.com.
Prerequisitos
- Acceso al menú Gestión > Cancelación de archivo (AR028).
- Archivo previamente registrado en el sistema.
- Permiso de gestión para cancelar operaciones de archivado en Archivo Físico.
Presentación
La cancelación de archivado es una operación utilizada para deshacer un archivado registrado incorrectamente en el sistema.
Esta funcionalidad permite corregir situaciones en las que un documento fue archivado en la etapa equivocada, en el repositorio incorrecto o por error operacional.
Al cancelar el archivado, el documento regresa al estado anterior a la operación cancelada, permitiendo que el flujo correcto sea retomado — ya sea para reenviar el documento a la etapa adecuada del archivado físico o para ajustar informaciones antes de continuar en el flujo de la tabla de temporalidad.
Esta funcionalidad es restringida a usuarios autorizados, garantizando que solo los responsables de la gestión archivística puedan ejecutarla. funcionalidade é restrita a usuários autorizados, garantindo que apenas responsáveis pela gestão arquivística possam executar essa ação.
Cancelar archivo
1. Acceda al menú Gestión > Cancelación de archivo (AR028).
2. En el panel de filtros de búsqueda, localice el filtro Local de almacenamiento.
3. En el campo Área, haga clic en el botón 
para abrir la jerarquía de áreas registradas en SoftExpert Administración.
4. Localice y seleccione el área deseada de la organización.
5. Para utilizar el área del usuario conectado, haga clic en el botón 
.
6. En la lista de resultados, seleccione el registro cuyo archivado será cancelado.
7. Haga clic en el botón 
en la barra de herramientas.
8. Confirme el mensaje del sistema. Después de confirmar:
- El archivado será deshecho.
- El documento retornará a la situación anterior al archivado cancelado.
- El flujo podrá ser corregido, permitiendo el archivado adecuado posteriormente.
- Los documentos archivados presentados en la lista variarán de acuerdo con el área seleccionada en el filtro Local de almacenamiento, es decir, se mostrarán los documentos almacenados en los repositorios pertenecientes a los locales de almacenamiento que se encuentran en dicha área. Por defecto, el filtro es completado por el sistema con el área del usuario conectado, pero puede ser editado.
- Es posible utilizar el botón de visualización de la barra de herramientas para consultar los datos del documento asociado al archivado.
Conclusión
La cancelación de archivado permite corregir inconsistencias y recuperar documentos archivados equivocadamente, garantizando la integridad del flujo documental en Archivo Físico.
Al deshacer la operación incorrecta, el sistema restablece la condición adecuada del documento, permitiendo que siga correctamente hacia la etapa de archivado prevista en la tabla de temporalidad.
Esta operación contribuye a la precisión del acervo físico y refuerza el control de las movimentaciones documentales, asegurando conformidad y trazabilidad en todo el proceso de gestión archivística.