Consultas de SoftExpert Archivo Físico
Este contenido se tradujo mediante inteligencia artificial. Para solicitar una revisión, envíe un correo electrónico a documentacao_se@softexpert.com.
Prerequisitos
- Acceso al menú Consulta > Documento (AR033).
- Acceso al menú Consulta > Registro de servicio (AR034).
- Acceso al menú Consulta > Tareas (AR035).
Presentación
Los menús de consulta están disponibles para facilitar el control de los registros y la visualización de las informaciones cargadas en el sistema.
A continuación, se muestran las consultas disponibles en SoftExpert Archivo Físico.
Consultar documento
Permite la consulta de documentos registrados en el sistema. La visualización y las operaciones disponibles dependen de los permisos concedidos en la Seguridad del documento.
1. Acceda al menú Consulta > Documento (AR033).
2. Haga clic en Buscar para visualizar todos los registros, o utilice los filtros disponibles para refinar la búsqueda.
3. Seleccione un documento en la pantalla principal y haga clic en 
para visualizar sus datos.
4. Con el documento seleccionado, haga clic en el botón 
para visualizar el archivo electrónico.
Filtros avanzados disponibles en la consulta
Favoritos
Marque la opción Solo favoritos para que la consulta muestre únicamente los documentos clasificados como favoritos.
Atributos
Haga clic en Agregar atributo, seleccione el atributo asociado a la categoría del documento, el operador y el valor deseado. Para incluir más atributos, repita el procedimiento y luego haga clic en Aplicar.
Documento
Utilice los campos para localizar el documento por identificador y/o título/resumen.
Documento – Avanzado
Situación del documento: seleccione en la lista la situación en la que el documento puede encontrarse. Si así se configuró, algunas situaciones vendrán marcadas por defecto, pero pueden desmarcarse.
- Autor: informe el autor del documento.
- Nombre del archivo: informe el nombre del archivo electrónico.
- Usuario de registro: seleccione el responsable por el registro del documento.
- Puesto: seleccione el puesto responsable por las copias del documento.
- Control de acceso: seleccione las permisiones de seguridad y el usuario, función, área o equipo correspondiente.
- Período del documento: informe los días anteriores a la última revisión o seleccione manualmente el intervalo de fechas.
- Período de registro: informe los días anteriores a la fecha actual o seleccione el intervalo de fechas del registro del documento.
- Validez: informe los días posteriores a la fecha actual o seleccione el intervalo correspondiente al período de validez del documento.
Palabra clave
Haga clic en el botón 
al lado del campo para seleccionar palabras clave relacionadas al documento. Marque Y para que todas las palabras sean consideradas o O para utilizar cualquiera delas como filtro.
Proyecto
Localice el documento por el proyecto (SoftExpert Proyecto) al cual está asociado informando identificador y/o nombre.
Actividad
Localice por la actividad de proyecto asociada.
Actividad aislada
Localice por la actividad aislada (SoftExpert Control de Actividades) asociada.
Workflow
Localice por el workflow asociado informando identificador y/o título.
Kanban
Localice por la actividad de kanban asociada.
Archivo Físico
- Situación del archivado: indique si el documento fue archivado o no.
- Fase de archivado: habilitada solo si se selecciona Archivado. Permite elegir: Corriente, Intermedio, Grabación en soporte o Destinación final.
-
Destinación final: habilitada solo si se selecciona Destinación final.
Seleccione si es guarda permanente o expurgo. - Situación: seleccione la situación del documento en relación a los servicios: Prestado, En trámite, Disponible o Eliminado.
- Camino físico: habilitado solo si se selecciona Archivado. Permite seleccionar el repositorio donde el documento está archivado. Se mostrarán solo repositorios de documentos.
- Archivado por: habilitado solo cuando el documento está archivado.
- Período de archivado: días anteriores o intervalo de fechas.
- Período de retención: días anteriores o intervalo de fechas (excepto cuando la fase es destinación final).
Consultar registro de servicio
Permite consultar los registros de servicios realizados en el sistema, independientemente de su tipo (consulta, copia o préstamo), del origen o de su situación.
1. Acceda al menú Consulta > Registro de servicio (AR034).
2. Haga clic en Buscar o utilice los filtros de consulta.
3. Seleccione un registro y haga clic en para visualizar los datos.
Filtros avanzados disponibles en la consulta
Repositorio
- Tipo de solicitud: Consulta, Préstamo o Copia.
- Identificador: informe un intervalo de números secuenciales.
- Motivo: seleccione el motivo relacionado.
- Situación: emisión, aprobación, aprobada, reprobada.
- Área: seleccione el área del solicitante.
- Descripción: informe la descripción/pregunta del solicitante.
- Justificación: informe la justificación del aprobador.
- Solicitante / Aprobador / Ejecutor: selecione los usuarios correspondientes.
- Fecha: informe días anteriores o seleccione un intervalo de fechas.
Documento
Permite localizar el registro por el documento relacionado, informando categoría, identificador y/o título/resumen. La opción Exhibir registros de subniveles permite incluir categorías subordinadas en la consulta.
Consultar tareas
Permite consultar las tareas pendientes de los usuarios de SoftExpert Archivo Físico.
1. Acceda al menú Consulta > Tareas (AR035).
2. En Tipo de tarea, haga clic en Seleccione un tipo de tarea.
3. Complete los filtros y haga clic en Buscar.
4. Marque o desmarque los tipos de tarea y haga clic en Aplicar.
5. Las tareas del tipo seleccionado serán mostradas en la lista.
6. Seleccione la tarea y expanda el botón para visualizar sus datos o los datos del proyecto.
Conclusión
De esta forma, los registros pueden ser consultados en SoftExpert Archivo Físico.