Registrar documento físico
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Prerequisitos
- Acceso al menú Registro > Documento (DC003) o Documento (DC004).
- Categoría con control de Archivo físico configurado.
Presentación
El registro de un documento físico es la etapa que da inicio al control archivístico definido en la categoría del documento.
Después de configurar la categoría con la tabla de temporalidad deseada, el registro del documento permite que este sea encaminado al flujo del componente Archivo físico de SoftExpert, siguiendo las etapas previamente establecidas, como Corriente, Intermedio, Grabación en dispositivo multimedia o Destino final.
Este procedimiento garantiza que cada documento físico sea identificado, clasificado y registrado de forma estandarizada, permitiendo el adecuado seguimiento de su ciclo de vida dentro del sistema.
Registrar documento físico
1. Acceda al menú Registro > Documento (DC003) o Documento (DC004).
2. Haga clic en el botón Incluir de la barra de herramientas.
3. Seleccione una categoría que tenga habilitado el control de Archivo físico y guarde.
4. Complete los datos generales del documento y cargue los archivos electrónicos deseados.
5. Haga clic en Guardar y salir.
Haga clic aquí para conocer en detalle cómo registrar un documento.
Conclusión
Después del registro, el documento es enviado automáticamente al componente Archivo físico, donde inicia el flujo de archivado configurado en la categoría.
El encaminamiento se realiza por medio de la tarea Emisión de guía de transferencia, de acuerdo con la primera etapa configurada en la tabla de temporalidad. Haga clic aquí para acceder a la siguiente etapa.
A partir de este momento, el sistema controla plazos, responsables y movimientos según la tabla de temporalidad aplicada.
Este proceso garantiza organización, trazabilidad y conformidad en la gestión de documentos físicos, asegurando que cada etapa del archivo se ejecute de manera estructurada y consistente.