Cadastrar revisão no modelo ISO9000
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Pré-requisitos
- Acesso ao menu Cadastro > Revisão.
- Acesso ao menu Gestão > Revisão.
- Controle de revisão devidamente configurado na categoria do documento.
- Controle "Revisar" permitido na segurança do documento.
- Última revisão do documento encerrada.
Apresentação
Após configurar a revisão do modelo ISO9000, torna-se possível aplicá-la no componente desejado.
O cadastro da revisão pode ser aplicado em múltiplos componentes dentro da organização, desde processos internos, projetos, serviços e produtos. Garantindo, deste modo, o alinhamento com as expectativas dos responsáveis em questão.
Para exemplificar esta funcionalidade, utilizaremos o SoftExpert Documento.
Cadastrar revisão de documento
1. Acesse o menu Cadastro > Documento e clique no botão 
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2. Na tela que será aberta, selecione a categoria configurada no artigo Configurar revisão ISO9000.
3. Preencha os campos Identificador e Título do documento. Neste exemplo, mantenha o identificador criado pelo sistema e o título “Política de Ética Empresarial”.
4. Clique no botão Salvar e aceite a solicitação do sistema para criar nova revisão.
5. Por fim, é possível ajustar algumas configurações na aba Revisão conforme desejado.
6. Feito isso, clique no botão 
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Recursos complementares
Veja maiores detalhes sobre cada um dos campos disponíveis para a revisão:
Geral
Nesta seção é possível informar o Motivo pelo qual a revisão foi criada. Os motivos disponíveis para seleção, foram cadastrados no menu Configuração > Revisão > Motivo. Caso você deseje incluir um novo, clique no botão incluir e, na tela que será aberta, informe um identificador e nome para o motivo de revisão. É possível, também, informar uma descrição.
O botão de incluir somente será apresentado se você tiver acesso ao menu citado.
Também exibe algumas informações sobre a revisão que está em andamento, tal como, identificador da revisão, situação ou etapa da revisão, data e ciclo da revisão.
O campo de identificação da revisão poderá ser alterado em qualquer etapa caso esteja configurado como "customizado".
Nesta seção Controle, é possível definir as datas programadas para início e término da revisão. As datas reais de início e término são preenchidas pelo sistema. Esta seção também apresenta o usuário responsável pela criação da revisão. O responsável pela liberação da revisão será automaticamente preenchido após o término da revisão.
Em seguida, utilize o campo Descrição para fazer observações adicionais sobre a revisão.
Utilize o campo Justificativa para evidenciar a necessidade da revisão. Caso tenha sido configurado, este campo poderá ter seu preenchimento obrigatório.
Participante
O preenchimento dependerá do tipo de roteiro selecionado na categoria:
Fixo único: a subseção não poderá ser editada.
Fixo: os participantes somente poderão ser incluídos por meio do botão Importar roteiro da parte inferior da subseção. Neste caso, clique no botão 
para importar o fluxo de participantes de outro roteiro de revisão já registrado. Na tela que será aberta, localize e selecione o roteiro e salve a seleção.
Variável: quando o roteiro de revisão estiver configurado como Variável e o usuário possuir o controle de revisar, é possível alterar os participantes das etapas de Consenso, Aprovação e Homologação. Ao criar um documento em emissão, o usuário que possuir a permissão Alterar também poderá modificar os participantes da revisão. Utilize os botões ao final da tela para editar os participantes.
Sem roteiro: caso não tenha sido informado um roteiro de revisão, clique no botão da parte inferior da tela e adicione os participantes do roteiro de revisão.
- O preenchimento do campo de justificativa será obrigatório se, na configuração do controle de revisão, for marcada a opção "Exigir preenchimento da justificativa ao iniciar revisão".
- Independentemente do tipo de roteiro, não será possível incluir, editar ou excluir participantes de etapas que já tiverem sido executadas.
Alteração
Utilize-a para informar as alterações que foram realizadas no documento. Estas podem ser inseridas tanto pelo usuário que está cadastrando a revisão, quanto pelos elaboradores, por meio da etapa de elaboração na tarefa "Revisão de documento".
Crítica
De acordo com a etapa na qual a revisão se encontra, será possível as seguintes edições:
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Consenso, Aprovação, Homologação ou Encerramento: o executor da revisão poderá incluir críticas referentes à revisão. Para isso, deve-se utilizar o botão e, na aba "Crítica" da tela que será aberta, descrever a crítica desejada.
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Elaboração: no segundo ciclo ou posterior, o elaborador deverá informar as soluções para cada crítica registrada. Para isso, deve-se clicar no botão
e, na aba "Solução" da tela que será aberta, informar a solução desejada.
Checklist
Esta seção somente será apresentada se o usuário que está acessando a tela for também o responsável pela execução da etapa na qual a revisão se encontra.
A lista de perguntas permite auxiliar o responsável na execução da etapa de revisão. Para respondê-las, selecione a opção desejada: Sim, Não ou N/A.
As respostas podem já estar selecionadas pelo sistema, de acordo com o padrão definido no cadastro do checklist. Além disso, o preenchimento dos campos Observação será obrigatório ou não, conforme as configurações estabelecidas, também, no cadastro do checklist.
Revisões
Esta seção apresenta uma listagem de todas as revisões pelas quais o documento já passou/está passando. Utilize o botão 
para visualizar os dados da revisão do documento selecionada na listagem.
Histórico
Permite visualizar o histórico de usuários que incluíram comentários no documento. Os comentários textuais inseridos podem ser visualizados também, por meio da seção Segurança > Comentários, da tela de dados do documento ao qual os arquivos eletrônicos comentados pertencem.
Regras de alteração de dados
Regras gerais | |
Em qualquer etapa da revisão, se o usuário possuir permissão de revisar, o sistema permitirá a alteração da lista de participantes, desde que a categoria esteja configurada com roteiro variável. | |
Regras por etapa da revisão | |
| Elaboração | Será permitido alterar os dados do documento se o usuário possuir a permissão Alterar. |
| Consenso | Será permitido alterar os dados do documento se o usuário possuir a permissão Alterar e se estiver habilitado ao menos um dos seguintes parâmetros gerais: “Permitir editar arquivo eletrônico no consenso”; ou “Permitir alterar documentos homologados”. |
| Aprovação | Será permitido alterar os dados do documento se o usuário possuir a permissão Alterar e se estiver habilitado ao menos um dos seguintes parâmetros gerais: “Permitir editar arquivo eletrônico na aprovação”; ou “Permitir alterar documentos homologados”. |
| Homologação | Será permitido alterar os dados do documento se o usuário possuir a permissão Alterar e se estiver habilitado ao menos um dos seguintes parâmetros gerais: “Permitir editar arquivo eletrônico na homologação”; ou “Permitir alterar documentos homologados.” |
Outros cenários | |
| Criação do documento em emissão | Ao criar um documento em emissão, o usuário que possuir a permissão Alterar poderá modificar os participantes da revisão. |
| Revisão por Workflow | Quando a revisão for realizada por Workflow e a situação estiver configurada com a opção Alterar metadados, o sistema permitirá a alteração dos dados do documento, desde que o usuário possua a permissão Alterar. |
Conclusão
Ao finalizar o cadastro da revisão ISO9000, a revisão passará para a etapa de execução, que pode conter o mesmo usuário que efetuou a etapa de cadastro ou demais usuários, conforme escolhido na aba Participante.