Cadastrar revisão no modelo ISO9000
Pré-requisitos
- Acesso ao menu Cadastro > Revisão.
- Acesso ao menu Gestão > Revisão.
- O controle de revisão deve estar devidamente configurado na categoria do documento. Veja mais detalhes no artigo Criar um documento com controle de revisão.
- O usuário conectado deve ter o controle "Revisar" permitido na segurança do documento. Veja mais detalhes no artigo Aplicar segurança do documento.
- A última revisão do documento deve estar encerrada.
Apresentação
Após configurar a revisão do modelo ISO9000, torna-se possível aplicá-la no componente desejado.
O cadastro da revisão pode ser aplicado em múltiplos componentes dentro da organização, desde processos internos, projetos, serviços e produtos. Garantindo, deste modo, o alinhamento com as expectativas dos responsáveis em questão.
Para exemplificar esta funcionalidade, utilizaremos o SoftExpert Documento.
Cadastrar revisão de documento
1. Acesse o menu Cadastro > Documento e clique no botão .
2. Na tela que será aberta, selecione a categoria configurada no artigo Configurar revisão ISO9000.
3. Preencha os campos Identificador e Título do documento. Neste exemplo, mantenha o identificador criado pelo sistema e o título “Política de Ética Empresarial”.
4. Clique no botão Salvar e aceite a solicitação do sistema para criar nova revisão.
5. Por fim, é possível ajustar algumas configurações na aba Revisão conforme desejado.
6. Feito isso, clique no botão .
Recursos complementares
Veja maiores detalhes sobre cada um dos campos disponíveis para a revisão
Geral
Nesta seção é possível informar o Motivo pelo qual a revisão foi criada. Os motivos apresentados estão cadastrados no menu "Configuração > Revisão > Motivo".
Também exibe algumas informações sobre a revisão que está em andamento, tal como, identificador da revisão, situação ou etapa da revisão, data e ciclo da revisão.
O campo de identificação da revisão poderá ser alterado em qualquer etapa caso esteja configurado como "customizado".
Nesta seção Controle, é possível definir as datas programadas para início e término da revisão. As datas reais de início e término são preenchidas pelo sistema. Esta seção também apresenta o usuário responsável pela criação da revisão. O responsável pela liberação da revisão será automaticamente preenchido após o término da revisão.
Em seguida, utilize o campo Descrição para fazer observações adicionais sobre a revisão.
Utilize o campo Justificativa para evidenciar a necessidade da revisão. Caso tenha sido configurado, este campo poderá ter seu preenchimento obrigatório.
Participante
O preenchimento dependerá do tipo de roteiro selecionado na categoria.
Se for um roteiro:
- Fixo único: Esta subseção não poderá ser editada.
- Fixo: Os participantes somente poderão ser selecionados através do botão "Importar roteiro" da parte inferior desta subseção.
- Variável: Os participantes poderão ser selecionados através de um roteiro ou através dos botões presentes na parte inferior desta subseção.
No caso de um roteiro fixo, na parte inferior da tela clique no botão para importar o fluxo de participantes de outro roteiro de revisão já registrado. Na tela que será aberta, localize, selecione o roteiro e salve a seleção.
Caso não tenha sido informado um roteiro de revisão, na parte inferior da tela adicione os participantes do roteiro de revisão. Basta clicar no botão para incluir um participante.
1. O preenchimento deste campo será obrigatório se, na configuração do controle de revisão, for marcada a opção "Exigir preenchimento da justificativa ao iniciar revisão".
2. Independentemente do tipo de roteiro, não será possível incluir, editar ou excluir participantes de etapas que já tiverem sido executadas.
Alteração
Utilize-a para informar as alterações que foram realizadas no documento. Estas podem ser inseridas tanto pelo usuário que está cadastrando a revisão, quanto pelos elaboradores, por meio da etapa de elaboração na tarefa "Revisão de documento".
Crítica
De acordo com a etapa na qual a revisão se encontra, será possível as seguintes edições:
- Consenso, Aprovação, Homologação ou Encerramento: O executor da revisão poderá incluir críticas referentes à revisão. Para isso, deve-se utilizar o botão e, na aba "Crítica" da tela que será aberta, descrever a crítica desejada.
- Elaboração: No segundo ciclo ou posterior, o elaborador deverá informar as soluções para cada crítica registrada. Para isso, deve-se clicar no botão e, na aba "Solução" da tela que será aberta, informar a solução desejada.
Checklist
Esta seção somente será apresentada se o usuário que está acessando a tela for também o responsável pela execução da etapa na qual a revisão se encontra.
A lista de perguntas permite auxiliar o responsável na execução da etapa de revisão. Para respondê-las, selecione a opção desejada: Sim, Não ou N/A.
As respostas podem já estar selecionadas pelo sistema, de acordo com o padrão definido no cadastro do checklist. Além disso, o preenchimento dos campos Observação será obrigatório ou não, conforme as configurações estabelecidas, também, no cadastro do checklist.
Revisões
Esta seção apresenta uma listagem de todas as revisões pelas quais o documento já passou/está passando. Utilize o botão para visualizar os dados da revisão do documento selecionada na listagem.
Histórico
Permite visualizar o histórico de usuários que incluíram comentários no documento. Os comentários textuais inseridos podem ser visualizados também, por meio da seção Segurança > Comentários, da tela de dados do documento ao qual os arquivos eletrônicos comentados pertencem.
Conclusão
Ao finalizar o cadastro da revisão ISO9000, a revisão passará para a etapa de execução que pode conter o mesmo usuário que efetuou a etapa de cadastro ou demais usuários conforme escolhido na aba Participante.