Utilizar docvariables
Docvariable é um recurso explorado pelo SoftExpert Suite para preencher automaticamente algumas informações do documento, tais como: identificador, categoria, título do documento, revisão, entre outras.
Uma vez configuradas, elas serão automaticamente preenchidas no arquivo eletrônico e atualizadas a cada revisão.
Neste tópico mostraremos como configurar docvariables. Para isso, siga os seguintes passos:
1º passo: Configurar exportação de metadados
Na exportação de metadados é onde determinamos o nome da docvariable que utilizaremos no arquivo eletrônico e seu tipo, que corresponde à qual propriedade exportaremos.
Neste exemplo, vamos configurar as seguintes docvariables: DOC para o identificador do documento; TITLE para o título; REV para a revisão; e CAT para categoria.
Para isso, realize os seguintes passos:
1. Acesse o menu Exportação de metadados (DC052).
2. Clique no botão da barra de ferramentas.
3. Na tela que será aberta, informe o identificador "006" e o nome "Docvariables".
4. Clique no botão .
5. Feito isso, clique no botão da barra de ferramentas da aba Geral.
6. Na tela que será aberta, preencha os campos com as seguintes informações:
- Nome: DOC;
- Tipo: Propriedade do objeto;
- Item: Identificador.
7. Em seguida, clique no botão .
8. Neste momento, a tela que será recarregada. Preencha novamente os campos com as seguintes informações:
- Nome: TITLE;
- Tipo: Propriedade do objeto;
- Item: Título.
9. Em seguida, clique no botão .
10. A tela que será recarregada novamente. Preencha os campos com as seguintes informações:
- Nome: CAT;
- Tipo: Propriedade do objeto;
- Item: Identificador da categoria.
11. Em seguida, clique no botão .
12. A tela que será recarregada novamente. Preencha os campos com as seguintes informações:
- Nome: REV;
- Tipo: Propriedade do objeto;
- Item: Revisão.
13. Em seguida, clique no botão .
14. Pronto! Cadastramos todas as docvariables que serão utilizadas! Clique no botão da tela de exportação de metadados.
2º passo: Configurar metadados na categoria
Para este passo, utilizaremos a categoria “Work instruction” criada no tópico Criar categoria com controle de revisão.
Vamos editá-la para associar a exportação de metadados que configuramos anteriormente, a ela.
Para isso, realize os seguintes passos:
1. Acesse o menu Documento > Categoria (DC043).
2. Preencha o campo pesquisa rápida com “Work instruction” e clique em Pesquisar.
3. Selecione a categoria na hierarquia e clique no botão .
4. Na tela de dados da categoria, vá na aba Detalhes e clique na seção Arquivo eletrônico > Geral.
5. Marque o campo Exportação de metadados e no campo Configuração, selecione o registro "006 - Docvariables".
6. Em seguida, clique no botão .
Pronto! A categoria está configurada!
3º passo: Abrir revisão do documento
A categoria que estamos usando neste tópico tem controle de revisão, e se você está seguindo a ordem dos tópicos apresentada neste guia rápido, nós já criamos um documento nela no tópico Criar um documento com controle de revisão e homologamos a revisão em Executar a revisão de um documento.
Vamos utilizar o mesmo documento e abrir uma nova revisão para fazermos as alterações desejadas.
1. Para isso, acesse o menu Cadastro > Documento.
2. No painel de filtros de pesquisa, clique no botão e selecione o filtro Documento.
3. Preencha o campo Título/Resumo com "Work instruction" e clique em Pesquisar.
4. Selecione o documento apresentado na lista de registros e clique no botão .
5. Neste momento, será aberta a tela de dados do documento. Clique na opção Incluir
nova revisão.
6. Confirme a solicitação realizada pelo sistema para abrir a nova revisão e espere a tela recarregar.
7. Agora, vamos conferir os participantes da revisão. Para isso, acesse a opção Revisão e clique na aba Participante.
Note que na listagem são apresentadas as etapas e participantes definidos no momento da inclusão do documento no tópico Criar um documento com controle de revisão.
Pronto! Agora podemos trabalhar com o arquivo eletrônico.
4º passo: Configurar docvariables no arquivo eletrônico
Por fim, vamos configurar as docvariables no arquivo eletrônico e observar seu preenchimento pelo sistema.
Para isso, mantenha a tela de dados do documento aberta e acesse a opção Arquivo eletrônico.
Se no momento da inclusão do documento, no tópico Criar um documento com controle de revisão você incluiu o arquivo .docx sugerido, ele será apresentado nesta seção.
Caso você não tenha, clique no botão da barra de ferramentas lateral e associe um arquivo no formato .docx.
Com o arquivo associado e selecionado na lista de registros, clique no botão da barra de ferramentas lateral.
Aguarde o arquivo ser aberto. Nele, realize os seguintes passos:
1. Digite o nome das propriedades do documento em cada linha, como mostrado a seguir:
2. Coloque o cursor após "Título:".
3. Vá na opção Inserir > Partes rápidas > Campo:
4. Localize e selecione a opção Docvariables na listagem "Nomes de campos".
5. No campo Novo nome digite: TITLE. Este é o nome da docvariable que configuramos na exportação de metadado para a propriedade "Título".
6. Clique em OK. A janela será fechada e o título do documento será apresentado onde o cursor está posicionado:
7. Agora, coloque o cursor após "Identificador:".
8. Vá novamente na opção Inserir > Partes rápidas > Campo.
9. Localize e selecione a opção Docvariables na listagem "Nomes de campos".
10. No campo Novo nome digite: DOC. Este é o nome da docvariable que configuramos na exportação de metadado para a propriedade "Identificador".
11. Clique em OK. A janela será fechada e o identificador do documento será apresentado onde o cursor está posicionado:
12. Coloque o cursor após "Revisão:".
13. Vá na opção Inserir > Partes rápidas > Campo.
14. Localize e selecione a opção Docvariables na listagem "Nomes de campos".
15. No campo Novo nome digite: REV. Este é o nome da docvariable que configuramos na exportação de metadado para a propriedade "Revisão".
16. Clique em OK. A janela será fechada e o número da revisão do documento será apresentado onde o cursor está posicionado.
17. Por fim, coloque o cursor após "Categoria:".
18. Vá na opção Inserir > Partes rápidas > Campo.
19. Localize e selecione a opção Docvariables na listagem "Nomes de campos".
20. No campo Novo nome digite: CAT. Este é o nome da docvariable que configuramos na exportação de metadado para a propriedade "Identificador da categoria".
21. Clique em OK. A janela será fechada e o identificador da categoria do documento será apresentado onde o cursor está posicionado.
Pronto! Todas as docvariables foram devidamente informadas e preenchidas pelo sistema:
Salve e feche o arquivo.
Feito isso, como seu usuário é o elaborador do documento, clique no botão Aceitar revisão para encerrar esta etapa. Confirme também, a solicitação realizada pelo sistema.
Neste momento, a revisão irá para a etapa de "Aprovação". Veja no tópico Executar a revisão de um documento como executá-la e liberar o documento.
Para consultar o documento com as docvariables preenchidas, depois da homologação, consulte o tópico Consultar versões vigentes e obsoletas de um documento.