Pré-requisitos

• Acesso ao menu Execução > Caixa de entrada (PT005) ou Minhas tarefas > Caixa de entrada.
• Protocolo despachado.
• Usuário definido como destinatário do protocolo.

Apresentação

O encerramento do protocolo é a etapa final do processo de tramitação no SoftExpert Protocolo. É importante compreender que encerrar a tramitação não é o mesmo que encerrar o protocolo.

• Quando um protocolo é despachado, ele é enviado aos destinatários definidos.
• Após o despacho, ele passa a estar em trâmite, ou seja, em uso.
• Cada destinatário que recebe o protocolo assume uma etapa da tramitação.

A diferença entre protocolos físicos e eletrônicos também influencia diretamente o processo de encerramento:

• O protocolo físico só pode ser despachado para um único destinatário por vez. Assim, ao receber, esse usuário sempre representará a etapa final e encerrará todo o protocolo.
• O protocolo eletrônico pode ser despachado para múltiplos destinatários em paralelo. Nesse caso, cada destinatário encerra apenas a sua etapa, até que o último envolvido conclua a tramitação, encerrando o protocolo como um todo.

Existe ainda uma possibilidade de exceção: se, nos parâmetros gerais do componente Documento, estiver marcada a opção “Permitir encerrar o protocolo antes do encerramento de todas as etapas”, o sistema permitirá alterar a forma de encerramento, mesmo que ainda haja etapas pendentes.

Para ilustrar o passo a passo deste artigo, será encerrado o protocolo de pedido de licença desenvolvido como exemplo durante o fluxo.

Encerrar protocolo

1. Acesse o menu Execução > Caixa de entrada (PT005) ou Minhas tarefas > Caixa de entrada.

2. Localize e selecione o protocolo desejado.

3. Clique no botão da barra de ferramentas.

4. No campo Encerrar, será apresentada uma das seguintes opções, sendo possível editá-las se o devido parâmetro estiver marcado:

• Etapa: esta opção é apresentada quando o protocolo eletrônico possui mais de um destinatário. Ao selecioná-la, o usuário encerra apenas a sua etapa da tramitação, não podendo mais despachar o protocolo para outro destinatário. Esse encerramento é individual e não interrompe o fluxo como um todo, permitindo que os demais destinatários que receberam o protocolo continuem suas próprias etapas até a conclusão final.
• Protocolo: esta opção é exibida quando o protocolo é físico ou quando o usuário representa a última etapa da tramitação de um protocolo eletrônico com múltiplos destinatários. Neste caso, o encerramento é aplicado ao protocolo como um todo. Ao selecionar essa opção, nenhum destinatário poderá mais despachar o protocolo. Após salvar o encerramento, o sistema gera automaticamente a tarefa Conhecimento de encerramento para todos os usuários que possuírem a devida permissão. Se necessário, o sistema também permite retramitar o protocolo já encerrado.

5. O campo Descrição será habilitado se a opção selecionada anteriormente for "Protocolo". Neste caso, informe o motivo do encerramento da tramitação do protocolo.

Conclusão

O encerramento do protocolo é uma etapa importante, pois define o término oficial de todo o ciclo de tramitação. É fundamental diferenciar corretamente os termos: despacho (envio), trâmite (uso do protocolo), etapa (responsabilidade de cada destinatário) e protocolo (processo completo).

Ao encerrar, o sistema registra todas as ações realizadas, garantindo rastreabilidade. Dessa forma, a organização mantém controle sobre os processos, assegurando que nenhuma movimentação seja perdida e que todas as responsabilidades fiquem devidamente registradas.

Encerrada a tramitação, é possível criar um novo protocolo, retramitar o protocolo encerrado ou registrar o arquivamento do documento no componente Arquivo físico.

Com isso, o fluxo de tramitação de protocolo chega ao fim!