Pré-requisitos

• Acesso ao menu Central de tarefas > Execução > Caixa de entrada.
• Acesso ao menu Central de tarefas > Acompanhamento > Caixa de saída.

Apresentação

Este artigo pretende orientar o usuário na utilização das tarefas de caixa de entrada e saída, responsáveis pelo controle da tramitação de protocolos.

Por meio das caixas de entrada e saída, é possível acompanhar o andamento das tramitações, validar protocolos recebidos, reenviar notificações e garantir a rastreabilidade das movimentações realizadas.

Gerenciar caixa de saída

A caixa de saída reúne todos os protocolos despachados pelo usuário que ainda não tiveram o recebimento confirmado pelos destinatários.

Enquanto o protocolo permanecer nessa situação, ele ficará disponível na lista da caixa de saída, permitindo que o usuário acompanhe o status de entrega e tome ações de controle.

Assim, a caixa de saída funciona como um painel de acompanhamento, garantindo que o usuário mantenha visibilidade sobre os protocolos emitidos e possa intervir sempre que houver atraso ou necessidade de reforço na comunicação.

Acessando o menu Central de tarefas > Acompanhamento > Caixa de saída, estão disponíveis os seguintes recursos para gerenciar os protocolos:

	Exibe a tela de dados do protocolo selecionado. Para utilizar esta opção, o usuário deve possuir o controle “Visualizar” permitido na segurança do protocolo.
	Exibe, em formato gráfico, as etapas já executadas e em execução do protocolo, os usuários responsáveis por cada uma delas e as datas em que ocorreram.
	Ao expandir a seta ao lado deste botão, estarão disponíveis as seguintes opções: Configuração de relatórios: permite configurar e emitir os relatórios de etiquetas ou o histórico do protocolo, criar novos relatórios ou associar relatórios existentes. Exportar para Excel: exporta a lista de resultados da consulta para um arquivo Excel. Legenda: exibe os parâmetros disponíveis para a configuração de novos relatórios.
	Envia novamente o protocolo selecionado para a caixa de entrada.
	Reenvia, por e-mail, as notificações do protocolo para os destinatários definidos no despacho.
	Permite visualizar os dados do envio do protocolo selecionado.
	Ajusta a tela principal para exibir três áreas. No terceiro quadrante, são apresentados os detalhes do protocolo selecionado no segundo quadrante.
	Ajusta a tela principal para exibir apenas dois quadrantes.

Gerenciar caixa de entrada

A caixa de entrada exibe todos os protocolos nos quais o usuário foi definido como destinatário durante o despacho.

O protocolo permanece listado na caixa de entrada até que o recebimento seja confirmado. Esse recebimento tem como objetivo validar se o protocolo foi aberto corretamente e, em caso afirmativo, registrar oficialmente sua entrada.

Dessa forma, a caixa de entrada funciona como o ponto inicial de responsabilidade do destinatário, garantindo que cada protocolo receba a devida validação antes de prosseguir no fluxo.

Utilize o menu Central de tarefas > Execução > Caixa de entrada para executar os protocolos pendentes. Clique aqui para mais detalhes da execução.

Conclusão

O gerenciamento das caixas de entrada e saída assegura que o usuário tenha total controle sobre os protocolos em tramitação. Enquanto a caixa de entrada centraliza os protocolos recebidos e pendentes de validação, a caixa de saída mantém visibilidade sobre os protocolos enviados que ainda aguardam confirmação.

Com esses recursos, é possível acompanhar o fluxo em tempo real, registrar recebimentos, realizar novos despachos, reenviar notificações e garantir a rastreabilidade completa de todas as movimentações no sistema.